高職院校圖書館文獻資源的保護管理

周敏敏

（浙江東方職業技術學院 圖書館，浙江 溫州 325011）

高職院校圖書館文獻資源的保護管理

周敏敏

（浙江東方職業技術學院 圖書館，浙江 溫州 325011）

對圖書館文獻資源進行保護管理，可延緩文獻資源的變質歷程，延長其使用壽命。浙江東方職業技術學院運用全面質量管理的PDCA法，從計劃、執行、檢查和處理四個階段對圖書館文獻資源的保護管理進行了探索，實踐證明，基于PDCA法對圖書館文獻資源進行有效的保護管理起著十分重要的作用。

高職院校；圖書館；文獻資源；保護管理；PDCA

文獻資源的保護管理是指圖書館紙質文獻和電子資源的質量控制，是圖書館管理工作的重心。長期以來，高職院校圖書館只重視文獻資源的利用率，而對文獻資源的保護管理則較為忽略。浙江東方職業技術學院在圖書館文獻資源的保護管理過程中積極實踐，運用基于全面質量管理的PDCA循環，即PDCA是計劃、執行、檢查和處理四個階段，是一個動態循環，可在組織的各過程內展開，與質量管理體系過程的改進密切相關[1]。本文以浙江東方職業技術學院為例，通過總結經驗和教訓，以期為高職院校圖書館文獻資源的保護管理提供借鑒。

一、高職院校圖書館文獻資源保護管理的現狀

文獻資源是圖書館最重要的財產，是圖書館提供服務的基礎，對文獻資源進行保護管理是圖書館工作的永恒主題[2]。目前，高職院校圖書館文獻資源的保護管理相對薄弱。

1.管理制度不健全、管理人員素質偏低

雖然高職院校圖書館經歷了10多年的發展歷程，但仍處于研究、建立模型階段，在工作中存在著管理制度不健全、管理人員素質偏低的現象。管理制度上缺乏文獻資源的延緩性保護和再生性保護措施，對開展文獻資源保護工作重視不夠。高職院校普遍建校時間短，加之不重視圖書館工作，致使管理人員素質普遍偏低，不能擔當起對圖書館文獻資源保護管理的使命。

2.讀者保護文獻資源意識薄弱

高職院校與本科科研型高校相比，整體差距較大，不僅管理人員素質偏低，而且讀者群文化層次也相對偏低，讀者保護文獻資源意識薄弱，文獻資源破損、污損、被盜的現象嚴重，甚至于讀者主觀不端行為，相互間效仿，如讀者在圖書上直接做題、亂涂亂畫、撕書頁等直接影響了館藏文獻資源的使用質量[3]。

3.客觀經濟條件受限

高職院校建校時間短，而用于圖書館軟硬件建設投入少，導致館藏文獻資源短缺、館藏環境相對較差。

二、浙江東方職業技術學院圖書館文獻資源保護管理的實踐

浙江東方職業技術學院圖書館文獻資源保護管理過程中，運用PDCA法使文獻資源的保護管理在計劃、執行、檢查和處理四個階段得到落實。而各個階段的工作質量在過程中得到控制，從而可延緩文獻資源的變質歷程，延長其使用壽命。

1.計劃階段

在計劃階段，為使過程結果滿足要求，對造成文獻資源損壞的因素進行分析，找到損壞因素。文獻資源在流通、部分不流通和讀者服務電子化的情況下，出現損壞的因素分別為管理因素、人為因素和環境因素（見圖1），然后找出影響文獻資源損壞的真正原因，繼而采取相關措施對文獻資源進行全面質量控制。

2.執行階段

在執行階段，應重點做好二個方面的工作：一是制作質量控制統計表；二是制定保護管理流程。制作質量控制統計表和制定保護管理流程，可增強工作人員的責任意識，并可了解圖書館資源利用情況和過程質量控制[4]。

（1）制作質量控制統計表。學院分別制作紙質文獻質量控制統計表（見表1）和電子資源質量控制統計表（見表2）。紙質文獻質量控制統計表將書刊部圖書的藏書、借閱量及損壞數據統計其中。圖書館裝訂修復人員可依照此表格，將損壞圖書按時修復，盡量達到合理的復本和借閱量，確保館藏質量管理。電子資源質量控制統計表將對讀者當前使用電子資源類型、用途目的及利用人次統計其中。質量控制統計表可為更新電子資源結構提供參考作用，同時可了解讀者的需求，便于開展針對性的服務。

圖1 影響文獻資源的因素

（2）制定保護管理流程。學院分別制定紙質文獻保護管理流程（見圖2）和電子資源保護管理流程（見圖3）。在紙質文獻保護管理過程中，建立小組成員，設立專職人員及配置相關人員來查找污損圖書。對有污損圖書進行分析，做好記錄采取修復一新的保護管理，重歸書刊部借閱，適當剔除舊書，補充新書，調整館藏結構。這樣既能樹立工作人員圖書保護管理的意識，又能對館藏質量嚴格把關，使工作井然有序[5]。在電子資源保護管理過程中，成立管理小組，負責落實技術措施，控制電子資源數據庫工作平臺管理，并制定保護電子資源規章制度，做到責任到人，明確分工。這樣既可持久地保存電子資源，又能實現高效電子資源快捷服務。

表1 紙質文獻質量控制統計表

表2 電子資源質量控制統計表

圖2 紙質文獻保護管理流程

圖3 電子資源保護管理流程

3.檢查階段

在檢查階段，檢查的目的是檢查當前館藏資源狀態和找到潛在館藏文獻資源的質量問題。對文獻資源的檢查應遵循二個原則：一是按類別仔細檢查，針對問題分析原因并提出建議；二是實事求是，嚴格把關。從館藏的海量文獻資源中，檢查到有異常的文獻資源質量問題時，應及時記錄，這樣才能便于進行保護管理。對于保護過程受控而言，檢查階段是關鍵。

4.處理階段

在處理階段，著重針對發現的問題在因果分析基礎上提出對策并加以解決，同時將對策標準化、制度化[1]。學院分別制作紙質問題圖書與對策表（見表3）和電子資源問題與對策表（見表4），由館藏資源管理小組成員采取集思廣益和請教專家等方法，并結合影響文獻資源的因素（見圖1）進行復核確認，提出解決對策，可實現對館藏資源出現問題過程和環節的控制。

三、對高職院校圖書館文獻資源保護管理的建議

傳統紙質文獻資源已經不再是圖書館唯一的信息資源，現代化的電子文獻資源在圖書館館藏中占有的比重日益增加，而紙質文獻和電子資源一體化保護管理是高職院校圖書館面臨的難題之一。高職院校圖書館文獻資源一體化保護管理需要在以下三個方面作出努力：

1.完善管理制度

完善的文獻資源保護管理制度，可作為圖書館的管理技術標準，也可供工作參照執行。將圖書館文獻資源的保護管理標準化、制度化，在計劃、執行、檢查和處理四個階段均要求分析問題、提出對策，可逐步完善管理制度。如在處理階段，針對各種問題，組織專業人員及請專家指導來解決相關性問題，把解決問題的方法、建議、規則等詳細記錄，有利于完善管理制度。

2.提高管理人員素質

一是強化館員的保護意識。增強館員的責任心，應將工作計劃落實到計劃、執行、檢查和處理每一個階段。館員應擔任起保護館藏文獻資源的任務，組織探討保護管理措施。如在執行階段，把藏書損壞冊數和讀者使用數字資源類型、目的、頻率都統計在質量控制表中，既能達到預防藏書損壞或降低藏書損壞率，又能關注到讀者對數字資源的使用狀況或數字資源的運行狀態。二是加強培訓專業人員。為改變現有專業人員素質低下及技術落后的狀況，應對專業人員進行繼續教育培訓，定期對專業人員進行文獻資源修復、預防性保存措施和保護技術等基本知識的培訓。同時，讀者是利用文獻資源的主體，還必須加強對讀者愛書惜書的宣傳教育，讓讀者參與保護管理，增強讀者的保護意識。

表3 紙質問題圖書與對策表

表4 電子資源問題與對策表

3.注重過程管理

靈活運用PDCA法對文獻資源進行保護管理，有利于明確各階段任務，注重過程管理，最終實現文獻資源保護管理的目標。在文獻資源具體保護管理工作中，應考慮各種載體文獻的特殊需要，警惕在數字保存與傳統文獻保存之間形成人力、物力資源配置的沖突；應制定文獻資源保護管理流程，在實踐中不斷探索；對質量問題嚴格把關，使電子資源的保護管理工作得以貫徹落實，按計劃實現總目標責任制。只有這樣，文獻資源保護管理工作才能體現出明顯效果，既能揭示館藏資源的脆弱性，深化館藏資源的長期耐久性和耐用性，又能使文獻資源保護管理運作走向規范化軌道[6]。

[1]周敏敏.基于PDCA法對紙質圖書和數字資源保護管理的研究[J].大學圖書情報學刊，2012(6):46-50.

[2]劉秀娥.圖書館防災與危機管理[M].北京:海洋出版社，2007:29.

[3]王利敏.圖書資料破損的原因及解決方法[J].河南圖書館學刊，2010(1):123-124.

[4]楊凌云，鄒晴楓.圖書館清產核資質量在過程文件中的受控研究[J].圖書館論壇，2008(2):15-19.

[5]吳鳳仙.圖書館藏書剔舊工作在過程文件中的受控研究[J].圖書館工作與研究，2008(8):56-61.

[6]劉雯.IFLA/PAC計劃述略[J].新世紀圖書館，2011(3):69-72.

[責任編輯：朱咫渝]

Protection and Management of Literature of Vocational College Libraries

ZHOU Minmin
(Library, Zhejiang Dongfang Vocational and Technical Institute, Wenzhou, 325011, China)

Literature protection in libraries can delay the deterioration of literature and prolong their usage. Applying the comprehensive quality management PDCA method, Zhejiang Dongfang Vocational and Technical Institute makes an exploration on the protection of literature from the perspectives of plan, implementation, test and disposal. It is proved that PDCA method plays an important role in the protection of literature.

Vocational colleges; Library; Literature; Protection and management; PDCA

G253.6

A

1671-4326(2013)02-0093-04

2013-01-14

周敏敏（1963—），女，浙江溫州人，浙江東方職業技術學院圖書館館員.