運用過程管理方法防范勞動用工風險——以上海鐵路房地產公司為例

◆李 慧 / 文

眾所周知，產品、服務的質量不論取決于多少種因素，但最終都需要通過每一個參與生產或提供服務的員工的工作過程得以實現。在勞動用工形式日益多樣化的今天，規范用工制度，確保有一支穩定的高素質的員工隊伍，是高質量產品和服務的保障。上海鐵路房地產開發經營有限公司（以下簡稱公司）作為上海鐵路局的鐵路非運輸企業，脫胎于鐵路原有的多元經營、房屋建設單位，近年來隨著整合重組，逐漸發展為具有二級資質的房地產開發企業。由于發展中的歷史原因，人力資源及勞動用工管理具有一定的特殊性。為此，如何加強勞動用工管理，營造和諧、穩定的勞動關系，構建良好的人力資源，成為公司持續發展的重要課題。

一、識別勞動用工過程管理存在風險

公司的用工形式較為復雜。一是無固定期限勞動合同工。當前與公司簽訂無固定期限勞動合同的員工，主要是原具有鐵路職工身份的“正式工”，在推行全員勞動合同制度時，為了緩解企業用工制度改革上的矛盾，而轉換為無固定期限的勞動合同工。二是固定期限勞動合同工。根據上海鐵路局人才引進、招收錄用等規定，公司目前固定期限勞動合同局限在鐵路局人才引進、新錄用的大學生首次簽訂勞動合同的范圍。三是勞務派遣工。公司使用的勞務派遣工主要集中在保安、保潔等后勤、服務性崗位。

用工形式的多樣帶來了管理的復雜，為了更好地提升用工管理的規范化水平，公司決定引入風險管理和過程管理的理念，對用工管理進行重新設計。

首先是按照對風險的識別、衡量、控制以及評價的過程，對目前公司的用工管理的風險進行識別，最終評估出最影響用工管理水平的五大風險。

1.勞動用工過程管理的意識不強

在日常管理中，各級管理者沒有意識到過程管理的作用，在合同管理、人事檔管理中更沒有運用過程管理的方法，往往是上級部門一個電話，下級部門才落實勞動用工管理相關要求。

2.內部規章制度制定程序欠規范

一是公司在制訂涉及勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律等員工切身利益的規章制度時，在履行與職工大會或者職工代表大會的協商程序等方面還不到位；二是履行涉及員工切身利益的重大規章制度和重大事項的告知程序方面，距離公示告知或直接告知員工的要求還有一定差距。

3.勞動合同簽訂、變更不及時

按照《勞動合同法》規定，用人單位與勞動者建立勞動關系時，應當及時訂立書面勞動合同；變更勞動合同的，應當采用書面形式。公司在實際用工管理中發現，企業重點關注人事命令的變化，而對于勞動合同則較少及時進行變更。此外，在接收應屆大學畢業生、路局引進人才的過程中，延遲簽訂固定期限勞動合同的情況也屢有發生。

4.勞務派遣過程管理認識不到位

《勞動合同法》對勞務派遣中用工單位、勞務派遣單位、被派遣勞動者三方構成完整勞動用工關系進行了規范。但從實際情況來看，對使用勞務派遣可能面臨的法律風險，具體管理人員顯然還沒有應有的認識。例如，有些管理人員對于勞務派遣單位是否符合法律規定的資格、是否符合勞務派遣的條件以及如何使用、管理勞務派遣工等，缺乏應有的認識，在臨時使用勞動力方面，存在不規范現象。

5.人事檔案管理存在漏洞

人事檔案既是記載勞動者個人經歷、業務能力、工作表現、工作實績等重要內容的載體，也是處理勞動爭議的重要證據。在人事檔案日常管理工作中，仍然存在諸如材料歸檔不及時或材料缺失、員工履歷填寫不規范、檔案轉移手續不規范，以及工作單位或崗位發生變動，個別勞動者的出生年月、參加工作時間在人事檔案中出現多個版本等問題。

這些問題都是勞動用工的風險因素，若不進行有效的防控，很容易引發勞動爭議。

二、運用過程管理方法規范勞動用工管理

針對上述風險，公司制定管理對策，確定采用過程方法對風險進行控制。所謂過程方法，ISO 9001給出了定義，為了產生期望的結果，組織內諸過程組成的系統的應用，連同這些過程的識別和相互作用，以及對這些過程的管理，可稱之為“過程方法”。運用過程方法，公司對三種用工形式進行了梳理，并分解細化，查找出其中的關鍵過程，對每個過程制定規范的管理文件，固化管理，嚴格執行，提升用工管理的水平，最終建立起系統的用工管理制度，為公司產品和服務質量水平的提升奠定基礎。由此，有效降低了勞動用工風險，提高公司人力資源管理水平。

1.加強勞動合同過程管理

勞動合同是維護雙方權利義務的根本依據，公司通過平等自愿、協商一致的原則訂立勞動合同。在依法合規的前提下，通過識別、確定勞動合同管理訂立、變更的相關過程，以過程的方法規范勞動合同管理。重點是抓好現崗位職工的勞動合同變更和職工調動、錄用應屆大學生、接收人才引進人員的勞動合同訂立等過程控制。

一是實施勞動合同變更的流程化管理。首先從識別勞動合同變更過程入手，進一步理順勞動合同變更的相關環節，完善合同相關條款，規定流程節點時間，確定勞動合同變更程序。同時規定勞動合同變更工作在職工崗位、身份變動后一個月內辦結。

二是加強新員工勞動合同的全過程管理。鐵路非運輸企業的新員工主要為路內調動職工、鐵路局統一招聘的應屆大學生和鐵路局統一辦理的人才引進人員。因此，新員工的勞動合同訂立需要根據當前鐵路企業的體制現實和公司實際情況建立相關流程，重點把握訂立合同時間、補充合同內容、落實歸檔管理等幾個關鍵過程。實踐中，公司還建立勞動合同管理臺賬，動態掌握職工勞動合同管理狀況。

2.加強勞動用工規章文件過程管理

一是規范勞動用工政策法規等外來文件過程管理。確定外來文件的專人管理，定期收集相關政策法規文件。

二是確定內部規章制度合法性、合理性審查流程。公司在制訂新的規章制度時，組織工會、法律事務管理人員，共同做好事先的合法性審查；對法律沒有明確規定的事項，盡量結合工作實際作出規范和量化標準，設定具體實施標準；對可能產生爭議的事項，明確具體的界定方法。在對既有規章制度修訂時，公司以合法性、可操作性和實效性為標準，采用修改與廢止相結合的方式，提高規章制度的完整性和系統性。

三是建立內部規章制度的訂立、修改、告知等相關流程。在制定涉及勞動者切身利益的事項時，均經職工代表大會或者全體職工集體討論，并在與工會或者職工代表平等協商后確定。對經民主程序制定的規章制度，及時進行公示或者告知員工。同時，公司將規章制度制訂、修改、執行過程中的證據及時歸檔，避免雙方發生分歧時，使公司陷入被動。

3.實施人事檔案歸檔、審核過程管理

勞動用工管理實踐證明，發生勞動爭議后，人事檔案是用工單位舉證的重要證據來源。公司按照上級和本單位關于人事檔案目標管理的有關規定和要求，完善基本管理制度，抓好檔案管理基礎建設，立足人事檔案材料的收集和整理，實現人事檔案的制度化、規范化和信息化。公司建立人事檔案目標管理制度及日常轉遞、查閱、借閱及歸檔材料收集臺賬，防控人事檔案丟失風險，及時、準確、完整地將應歸檔的各類材料收集、整理后歸入人事擋案，確保用工過程中證據鏈的完整、有效。

4.嚴格勞務工使用過程監控

公司在使用勞務派遣人員時，注意選用有資質、有信譽、有實力、且與鐵路長期合作的勞務派遣單位，避免因勞務派遣單位不具備必要的資質，致使勞務派遣協議被認定為無效，而導致公司與被派遣勞動者建立了直接的勞動關系的嚴重后果；確保勞務派遣單位具備較強的承擔法律責任的能力，避免因勞務派遣單位無力承擔責任而導致由用工單位實際承擔責任的后果。日常管理過程中，公司做好被派遣勞動者的接收、培訓、考核、退回等日常動態管理工作，建立接收記錄、培訓記錄、考核記錄、資料簽收記錄，并辦理登記、造冊手續，整個過程的書證材料均應及時歸檔。加強被派遣勞動者的合同期限管理，及時向派遣單位明確續用或退回的處理措施。同時要求勞務派遣單位按月提供證明其已經為被派遣勞動者足額繳納社會保險費以及支付工資的憑證。

5.完善公司內部勞調工作過程管理

公司積極做好內部溝通，充分發揮公司勞動爭議調解委員會的作用，在公司與勞動者之間構建有效的溝通平臺，通過第三方調解、疏導，緩解勞資糾紛，徹底改變勞動爭議是公司人力資源管理部門與勞動者個人之間管理矛盾的錯誤理解。公司勞動爭議調解委員會著重加強勞動法律法規、公司規章制度的定期宣講，著力建立勞資雙方平等協商機制及爭議預防預警機制，參與企業規章制度制訂、修改、執行的過程管理，及時組織勞動爭議事項的調解，加強疏導、化解矛盾。

三、結束語

通過對勞動用工實施過程管理，確保了公司經營發展所需的人力資源。公司自2004年第一次上海地區重組整合成立至今，先后經歷了3次重組整合，沒有發生任何勞動爭議訴訟、仲裁案件，沒有發生任何勞動用工爭議上訪事件，勞動關系日趨和諧，為公司持續發展、路局安局工程建設奠定了良好的人力資源基礎。