加強高校采購檔案規范化管理的探索

尹立蘋，李彥啟，，楊美榮

(天津科技大學a.實驗室與設備管理處，b.機械工程學院，天津300222)

0 引 言

隨著國家投入的不斷加大，高校的采購規模越來越大，采購程序及具體實施辦法也相對比較完善，但相應采購資料的檔案管理制度及實施辦法卻相對滯后，高校采購檔案的規范化管理是亟待解決的問題。

1 加強采購檔案規范化管理的重要性

采購檔案是指在采購活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像、紙質、磁盤、光盤等不同載體的記錄，是反映采購活動過程及各項決策原始、真實的記錄。采購檔案客觀、真實、完整地記載了采購活動全過程，可以為采購統計分析、采購記錄查閱、經驗總結、采購監督檢查、采購糾紛處理等提供客觀真實的依據［1］，也是采購機構為提高自身綜合素質，分析、總結、評價采購活動的重要依據［2］。可以說，采購檔案是采購工作的濃縮和精華，是采購工作最全面最真實的記錄。

《中華人民共和國政府采購法》第四章第四十二條明確規定，“采購人、采購代理機構對政府采購項目每項采購活動的采購文件應當妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結束之日起至少保存15 年”［3］。從法律規定上我們可以看出采購檔案在整個采購活動中的極其重要地位，而且對采購檔案的管理已經上升到了法律高度，管理不當屬于違法行為。

2 采購檔案管理中存在的問題

當前廣為關注的是采購制度、采購程序規范與否，采購人員是否專業，采購效率的高低等問題，而在采購過程中形成的各種資料，如采購計劃、招投標資料、評標標準等，未給與充分的關注。而目前高校的采購金額和規模比以往大大提高，采購項目動輒幾十萬元或上百萬元，如果采購檔案管理工作不夠規范、嚴謹，就會導致手續缺失或者不規范的操作程序等，進而引起連鎖反應，給國家和學校帶來嚴重的經濟損失。諸如有些學校沒有專門的檔案室，采購資料隨意堆放;缺乏專業人員，管理質量差;管理方式陳舊，借閱制度混亂;檔案管理缺乏保密性;管理與使用脫節等問題日益暴露［4］。如何采取有效措施，加強高校儀器設備采購檔案的規范化管理已經成為當務之急。同時，規范采購檔案工作，可以進一步增強內部約束機制，防止少數人利用漏洞，進行違規才做，以達到其舞弊的目的［5］。

3 采購檔案規范化管理的有效措施

3.1 增強檔案意識和法制觀念

采購人員應加強對《中華人民共和國政府采購法》、《檔案法》及相關法律法規的學習，進一步加深對采購檔案重要性的認識，對采購檔案工作的重視程度也是衡量采購工作質量和管理水平的重要標志［6］;轉變觀念，逐步提高其檔案意識和法制觀念，增強做好檔案管理工作的自覺性和責任感，依據檔案法做好采購資料的存檔工作，并接受相關部門的監督檢查。

3.2 建立切實可行的規章制度

俗話說“綱舉目張”，只有制度健全，才有管理規范。要提高高校采購檔案管理水平，必須建章立制，依法治檔。建立健全檔案管理規章制度，實現管理規范化。參照國家檔案法，學校綜合檔案管理規定、實驗室管理規定、儀器設備管理辦法等，對學校采購檔案的管理機構、管理職責、使用辦法、相關責任等進行詳細的規定，建立系統有序的管理體制，做到有法可依［7］。采購檔案管理的最終目的是為了更好地提供利用，只有增強檔案管理職能部門的責任意識，在工作中堅持照章辦事，努力做到堅持原則不動搖，執行標準不走樣，履行程序不變通，遵守紀律不放松，把好部門自身關，才能確保檔案的質量［8］。

3.3 促進檔案管理規范化、信息化

檔案信息資源信息化是實現檔案信息利用效益最大化的有效途徑。利用計算機管理系統，實現檔案的著錄與標引、編目、檢索、統計自動化替代所有手工抄寫工作，實現檔案的自動化處理和網上查詢。要充分地利用計算機和網絡，探索檔案的現代化管理。通過構建網上檔案服務平臺，把已有的檔案目錄數字化，建成目錄查詢系統為更多的用戶提供服務。把部分紙質檔案轉化為數字檔案信息，建成各類全文數據庫和多媒體數據庫［8］。

在經濟全球化、社會信息化的時代背景下，研究信息技術在采購檔案管理中運用，確保檔案的質量，提高檔案的保存、檢索和使用效率，更好地為高校采購工作服務，實現采購檔案管理的規范化、科學化和信息化。

3.4 努力加強檔案管理人員自身建設

人員的素質成為檔案管理水平的決定因素。近年來，檔案管理的手段、方法、管理對象及載體發生了前所未有的變化，對檔案管理人員的專業素質和職業道德提出了新的要求［9］。因此，要兩手抓，一要抓職業道德建設:①檔案管理人員要愛崗敬業、忠于職守，根據檔案工作的有關要求，腳踏實地，一絲不茍地做好本職工作;②還要具備強烈的事業心和高度的責任感，才能產生強大的動力，踏踏實實地做好檔案工作，這是做好檔案工作的保證。二要抓業務素質提高，檔案管理人員在加強職業道德修養的同時，還要強化業務能力。不僅要具備系統的檔案管理知識，還要學習采購知識及有關法律法規、計算機外語等基礎知識［10］，必要時組織到先進地區參觀學習或者參加有關部門組織的培訓，經驗交流、開闊視野、拓寬思路［11］。

3.5 建立統一標準，規范要求

①要求做到采購過程中形成的文件和資料齊全;文件和資料中的簽名齊全;無其他不符合項目檔案完整性、真實性的情況存在。②要做到整理有序，便于保管和利用。在開展每項采購活動期間，要按照采購法規定的采購文件及記錄要求，注意及時收集、編寫采購文件或者記錄。每完成一個采購項目，根據采購項目實際情況及時將采購文件進行整理，交內部有關機構保存。不能等到年終統一整理，否則，容易丟失資料，難以保證采購文件的完整、真實、有效［12-14］。

3.6 加強監管，嚴密手續

明確職責與分工，嚴格管理借閱制度，明確歸檔要求、時限和手續。在具體工作中做到嚴格執行采購檔案的移交工作，嚴格遵守檔案的借閱和利用制度、保密制度及鑒定和銷毀制度。采購文件中的供應商招標文件，因涉及供應商的商業機密，沒有得到有關方面的許可，不得對外提供［15］。

4 采購檔案管理中應注意的問題

一些采購部門，在被供應商質疑和投訴時，常因為找不到檔案資料，或者即使找到，卻因資料不詳細、不完整，拿不上“臺面”，以至于有理變成了無理。因此，在采購檔案管理工作中要注意以下幾點:①采購文件資料不能等同于一堆文書資料;②采購檔案不能簡單化，即在范圍上不全面，在內容上不完整;③采購檔案不能年終突擊整理;④采購檔案不能隨便對外提供或外借;⑤不能忽視對采購檔案的監督檢查［16］。

5 采購檔案規范化管理，成效顯著

學校非常重視采購檔案管理工作，把采購檔案管理工作當作日常采購中的重點環節來抓，抓重點、抓落實。組織專家和采購人員制定了詳細的采購檔案管理制度，而且配備了專職人員負責采購檔案管理工作，狠抓采購檔案室的硬件升級，確保了采購檔案的安全，采購人員的業務素質和職業道德顯著提升，規范了采購檔案管理的流程，并統一標準、規范要求、嚴密手續。因此，多次在市審計局、市紀委、市政府采購中心組織的相關采購檢查中，采購檔案完好率、正確率高。并接待高校代表團和相關部門的多次參觀和經驗交流。

6 結 語

采購文件檔案管理工作是高校采購工作的有機組成部分，是做好儀器設備管理工作的基礎。我們應當有強烈的歷史使命感和高度的責任感，采取有效措施，加強檔案規范化、標準化建設，做好采購文件檔案的管理工作，并隨時接受有關部門的監督檢查。

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