高校圖書館捐贈(zèng)文獻(xiàn)編目工作探析

關(guān)葵葵

(漳州師范學(xué)院圖書館，福建 漳州 363000)

現(xiàn)代高校圖書館普遍都接受外界的文獻(xiàn)捐贈(zèng)。接受文獻(xiàn)捐贈(zèng)，可以大大豐富圖書館的館藏、節(jié)約文獻(xiàn)購(gòu)置經(jīng)費(fèi)，還有利于圖書館宣傳自我、擴(kuò)大社會(huì)影響。接受捐贈(zèng)文獻(xiàn)越來(lái)越成為圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。作為圖書館，爭(zhēng)取捐贈(zèng)文獻(xiàn)是一個(gè)很重要的課題;同樣重要的是，對(duì)此類文獻(xiàn)進(jìn)行有效地管理，特別是對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行編目著錄，體現(xiàn)這些文獻(xiàn)的特性。

1 捐贈(zèng)文獻(xiàn)的特點(diǎn)

1.1 能夠豐富館藏資源，彌補(bǔ)購(gòu)置經(jīng)費(fèi)的不足

在很大程度上，捐贈(zèng)的大量文獻(xiàn)資源緩解了圖書館購(gòu)置經(jīng)費(fèi)緊張的狀況，而且在圖書館受贈(zèng)的文獻(xiàn)中，有許多是通過正常訂購(gòu)渠道買不到的具有較高學(xué)術(shù)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值的精品文獻(xiàn)，這些文獻(xiàn)有效地改善了館藏文獻(xiàn)的結(jié)構(gòu)。

1.2 有助于館藏資源的深度建設(shè)

捐贈(zèng)文獻(xiàn)中有部分是專家學(xué)者針對(duì)自己從事的專業(yè)購(gòu)買的研究資料，甚至是他們自己的專業(yè)著作。這些贈(zèng)書反映了某一學(xué)科領(lǐng)域的最新發(fā)展水平，非常有助于館藏資源深度建設(shè)。

1.3 有助于館藏資源的廣度建設(shè)

捐贈(zèng)文獻(xiàn)的形式多種多樣，有圖書、期刊、報(bào)紙、光盤等;從捐贈(zèng)文獻(xiàn)的出版情況來(lái)看，有正式出版物，也有內(nèi)部資料、宣傳手冊(cè)、廣告、作者手稿等，這在很大程度上增加了圖書館館藏的品種，拓展了館藏資源建設(shè)。

1.4 有助于特色館藏建設(shè)

如果一個(gè)圖書館沒有自己的館藏特色，它就很難生存和發(fā)展。圖書館在接受捐贈(zèng)文獻(xiàn)的過程中，可以根據(jù)收藏特點(diǎn)和收藏對(duì)象及圖書館的類型，有針對(duì)性地建設(shè)自己的特色館藏。

2 規(guī)范捐贈(zèng)文獻(xiàn)的著錄

對(duì)于捐贈(zèng)文獻(xiàn)的著錄，許多高校圖書館都不太重視。有的圖書館把捐贈(zèng)文獻(xiàn)按照正常購(gòu)置的文獻(xiàn)一樣加工著錄;有的圖書館是只在捐贈(zèng)文獻(xiàn)的版權(quán)頁(yè)或題名頁(yè)加蓋“捐贈(zèng)”圖章，而在文獻(xiàn)資源數(shù)據(jù)庫(kù)中沒有描述;有的圖書館只是在捐贈(zèng)文獻(xiàn)機(jī)讀目錄的某個(gè)字段進(jìn)行了一些簡(jiǎn)單的著錄。這都無(wú)法準(zhǔn)確、完全、詳盡、規(guī)范地揭示該類文獻(xiàn)的特性。

捐贈(zèng)圖書不同于一般的普通圖書，捐贈(zèng)圖書含有捐贈(zèng)者和捐贈(zèng)方式信息，需要揭示出來(lái)。這就要求在對(duì)捐贈(zèng)圖書進(jìn)行編目之前，圖書館采編部門先制定相應(yīng)的規(guī)則與著錄章程，以保證隨時(shí)間推移與編目人員變動(dòng)后的有效操作。對(duì)于捐贈(zèng)文獻(xiàn)著錄信息必須做到精煉、詳盡，文字表達(dá)意思要準(zhǔn)確、規(guī)范，做到前后一致，具有連續(xù)性，且著錄內(nèi)容必須表達(dá)出捐贈(zèng)者和贈(zèng)送方式。

對(duì)于捐贈(zèng)文獻(xiàn)的著錄，具體應(yīng)達(dá)到以下三點(diǎn)要求：一是捐贈(zèng)文獻(xiàn)的編目既要符合編目規(guī)則的要求，又要遵循機(jī)讀目錄格式原則，在適當(dāng)?shù)臋C(jī)讀目錄字段添加，而不是隨意添加捐贈(zèng)信息;二是讀者能夠通過某一檢索點(diǎn)實(shí)現(xiàn)對(duì)該類文獻(xiàn)的直接檢索，得到該類文獻(xiàn)的具體內(nèi)容;三是要方便圖書館工作人員對(duì)捐贈(zèng)文獻(xiàn)的入藏、分布情況和借閱情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)［1］。

3 捐贈(zèng)文獻(xiàn)的編目描述

捐贈(zèng)文獻(xiàn)與正常采購(gòu)文獻(xiàn)的不同，在于獲得方式的不同，所以，可以在機(jī)讀目錄的獲得方式相關(guān)字段加以區(qū)分。在中國(guó)機(jī)讀目錄格式中，010字段記錄國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)書號(hào)以及出版物的獲得方式，011字段記錄由ISSN中心根據(jù)ISO3297分配的、具有唯一性的連續(xù)出版物標(biāo)識(shí)號(hào)以及說(shuō)明獲得方式［2］，依據(jù)贈(zèng)送形式，可錄入“贈(zèng)送、捐贈(zèng)、捐資”等文字予以揭示。在《中國(guó)文獻(xiàn)編目規(guī)則》(第二版)第一章總則附注項(xiàng)中規(guī)定“凡對(duì)其余七個(gè)著錄項(xiàng)目有必要進(jìn)一步補(bǔ)充說(shuō)明的內(nèi)容，均可著錄于本項(xiàng)。包括在有關(guān)項(xiàng)目中無(wú)法全部著錄的信息;取自在編文獻(xiàn)，而不是取自規(guī)定信息源的信息;取自在編文獻(xiàn)以外的信息;編目員自擬信息;重要的文獻(xiàn)內(nèi)容提示。”［3］據(jù)此，文獻(xiàn)的來(lái)源形式、捐贈(zèng)者情況、捐贈(zèng)目標(biāo)等信息可在附注項(xiàng)中加以說(shuō)明。與捐贈(zèng)圖書著錄有關(guān)聯(lián)的主要字段是300字段和310字段。300字段是一般性附注，可對(duì)捐贈(zèng)者情況和相關(guān)捐贈(zèng)形式加以描述。310字段是裝訂及獲得方式附注，可描述諸如“某某(或組織)捐贈(zèng)”、“某某(或組織)捐資購(gòu)置”等內(nèi)容。通過對(duì)捐贈(zèng)文獻(xiàn)在附注項(xiàng)的著錄，可以規(guī)范捐贈(zèng)文獻(xiàn)的編目，準(zhǔn)確、完全、詳盡、規(guī)范地描述和展示捐贈(zèng)文獻(xiàn)的特性，對(duì)于不斷增加的捐贈(zèng)文獻(xiàn)情況有客觀反映。

4 捐贈(zèng)文獻(xiàn)的直接檢索

圖書館的文獻(xiàn)檢索系統(tǒng)常用的檢索點(diǎn)為：ISBN/ISSN、題名、責(zé)任者、主題詞、分類號(hào)、索取號(hào)、叢書名、出版者、訂購(gòu)號(hào)以及題名拼音和責(zé)任者拼音等，而附注項(xiàng)的信息內(nèi)容，不作為檢索途徑排檢點(diǎn)輸出，所以，捐贈(zèng)文獻(xiàn)信息僅在附注項(xiàng)的描述，無(wú)法實(shí)現(xiàn)捐贈(zèng)文獻(xiàn)在計(jì)算機(jī)上的直接檢索，得到此類文獻(xiàn)的全面展示。因此，當(dāng)捐贈(zèng)文獻(xiàn)經(jīng)規(guī)范編目、分類典藏入各具體書庫(kù)后，如何對(duì)該類文獻(xiàn)進(jìn)行直接檢索，得到包括收藏點(diǎn)的直接顯示等具體信息內(nèi)容，還應(yīng)從檢索系統(tǒng)常用的檢索點(diǎn)入手，尋找可以添加捐贈(zèng)信息的字段。按照中國(guó)機(jī)讀目錄格式的著錄要求，適合添加捐贈(zèng)信息的檢索點(diǎn)也只有“主題詞”一項(xiàng)。具體措施是對(duì)每一種捐贈(zèng)文獻(xiàn)按照常規(guī)文獻(xiàn)編目，先進(jìn)行常規(guī)的主題標(biāo)引著錄，再根據(jù)本館實(shí)際，制定出相應(yīng)的規(guī)范的能夠反映捐贈(zèng)文獻(xiàn)性質(zhì)的特定主題詞，然后將特定主題詞標(biāo)引著錄到相應(yīng)文獻(xiàn)上。具體在“610非控主題詞”字段予以標(biāo)引著錄，它用于記錄受控主題詞表之外的自選關(guān)鍵詞或自由詞［4］。例如，可以用“捐贈(zèng)饋贈(zèng)文獻(xiàn)”、“基金提供文獻(xiàn)”作為特定的主題詞表達(dá)某一類捐贈(zèng)文獻(xiàn)，當(dāng)以該特指主題詞為檢索點(diǎn)時(shí)，就能夠檢索出相應(yīng)的文獻(xiàn)，使讀者更好地利用捐贈(zèng)文獻(xiàn)。

5 捐贈(zèng)文獻(xiàn)編目實(shí)例解析

以筆者所在圖書館為例，在編目著錄捐贈(zèng)文獻(xiàn)時(shí)，首先在驗(yàn)收庫(kù)中進(jìn)行設(shè)置，以區(qū)別正常采購(gòu)的文獻(xiàn)。在驗(yàn)收庫(kù)中，對(duì)以下信息進(jìn)行限定，經(jīng)費(fèi)來(lái)源：贈(zèng)送;發(fā)行商：捐贈(zèng);總括號(hào)：加上字母前綴 ZS(贈(zèng)送)以示區(qū)別。同時(shí)設(shè)置捐贈(zèng)文獻(xiàn)專用的條碼號(hào)。條碼號(hào)是圖書館入藏文獻(xiàn)的唯一標(biāo)識(shí)，不論其館藏地點(diǎn)、書刊狀態(tài)等如何改變，條碼號(hào)一般是不會(huì)改變的。所以，對(duì)捐贈(zèng)文獻(xiàn)使用專門的條碼號(hào)，以區(qū)別于其他正常采購(gòu)的文獻(xiàn)很有必要。我館正常采購(gòu)的文獻(xiàn)以A開頭，設(shè)置捐贈(zèng)文獻(xiàn)的條碼號(hào)AZ開頭，以示區(qū)別。部分字段實(shí)例如下：

010##@a978-7-03-032609-6@dCNY59.00(贈(zèng)送)

200 1#@a代數(shù)廣義逆引論@ADai Shu Guang Yi Ni Yin Lun@f莊瓦金著

210##@a北京@c科學(xué)出版社@d2011

215##@aXII，415頁(yè)@d24cm

300##@a本書作者與贈(zèng)送者為本校老師

310##@a本書由莊瓦金老師捐贈(zèng)

320##@a有書目(第384-410頁(yè))和索引

606 0#@a廣義逆@AGuang Yi Ni@x概論

610 0#@a捐贈(zèng)饋贈(zèng)文獻(xiàn)

本例是新增捐贈(zèng)文獻(xiàn)的著錄方法。如果出現(xiàn)系統(tǒng)查重，某捐贈(zèng)文獻(xiàn)屬于館藏已有文獻(xiàn)，或者是捐贈(zèng)文獻(xiàn)作為新增種類著錄后，應(yīng)讀者需求，圖書館又購(gòu)進(jìn)一定數(shù)量的復(fù)本，這兩種情況的著錄就應(yīng)該注意。在圖書館文獻(xiàn)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中，一種館藏文獻(xiàn)只能有一條書目數(shù)據(jù)，這條數(shù)據(jù)既要能體現(xiàn)出捐贈(zèng)文獻(xiàn)信息，又要能反映正常采購(gòu)文獻(xiàn)的信息。部分字段實(shí)例如下：

010##@a978-7-80597-930-4@dCNY298.00(全套十冊(cè))

200 1#@a海拔3658@AHai Ba 3658@f方達(dá)明著

210##@a福州@c海風(fēng)出版社@d2010

215##@a344頁(yè)@d21cm

225 2#@a黎明街文叢@ALi Ming Jie Wen Cong

300##@a本書作者為本校校友

310##@a本書部分復(fù)本由方達(dá)明先生捐贈(zèng)

410#0@12001@a黎明街文叢

606 0#@a短篇小說(shuō)@ADuan Pian Xiao Shuo@y中國(guó)@z現(xiàn)代@j選集

606 0#@a中篇小說(shuō)@AZhong Pian Xiao Shuo@y中國(guó)@z現(xiàn)代@j選集

610 0#@a捐贈(zèng)饋贈(zèng)文獻(xiàn)：AZ004456

本例在310字段指出部分復(fù)本捐贈(zèng)，同時(shí)在610字段指出捐贈(zèng)文獻(xiàn)的條碼號(hào)，讓讀者能很清楚地區(qū)分捐贈(zèng)文獻(xiàn)與正常采購(gòu)的文獻(xiàn)。

總之，高校圖書館應(yīng)做好捐贈(zèng)文獻(xiàn)的編目工作，科學(xué)、系統(tǒng)地管理捐贈(zèng)文獻(xiàn)，使捐贈(zèng)文獻(xiàn)在人們的學(xué)習(xí)和科研中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

［1］李學(xué)聚.關(guān)于捐贈(zèng)文獻(xiàn)編目著錄的探討［J］.蘭臺(tái)世界，2010(18)：75-76.

［2］［4］謝琴芳.CALIS聯(lián)機(jī)合作編目手冊(cè)(上冊(cè))［M］.北京：北京大學(xué)出版社，2000：79，82，431.

［3］國(guó)家圖書館《中國(guó)文獻(xiàn)編目規(guī)則》修訂組.中國(guó)文獻(xiàn)編目規(guī)則(第二版)［M］.北京：北京圖書館出版社，2005：21.