關(guān)于高校圖書館圖書剔舊工作的幾點(diǎn)建議

李敬花

(南京審計(jì)學(xué)院圖書館，江蘇 南京 211815)

高校圖書館尤其是中小型圖書館的剔舊工作往往難以擺脫缺乏全局性、主觀隨意性強(qiáng)等問題。筆者就如何改進(jìn)高校圖書館紙質(zhì)圖書的剔舊工作提出幾點(diǎn)意見，歡迎同行指正。需要說明的是，筆者所指的剔舊是將利用率低的紙質(zhì)圖書移入密集書庫，將損毀嚴(yán)重的圖書淘汰，同時(shí)通過置換、補(bǔ)充高利用率的圖書以優(yōu)化館藏的過程，符合刁勇所論述的“復(fù)選”的概念［1］，但為遵從習(xí)慣提法，仍稱之為剔舊。

1 應(yīng)建立科學(xué)的剔舊標(biāo)準(zhǔn)

1.1 計(jì)算文獻(xiàn)半衰期

文獻(xiàn)半衰期是指某專業(yè)利用的全部文獻(xiàn)中較新的一半是在多長一段時(shí)間內(nèi)發(fā)表的，可以用來測(cè)度專業(yè)文獻(xiàn)老化的深度和速度。不同學(xué)科的文獻(xiàn)半衰期不一樣，同一門學(xué)科不同時(shí)間統(tǒng)計(jì)的文獻(xiàn)半衰期也有區(qū)別。可以利用文獻(xiàn)半衰期來確定保留圖書的年代上限，在此年代之前的圖書一律剔除。如：蔡璐根據(jù)館內(nèi)隨機(jī)抽取的101種環(huán)境類圖書所引用的1，040種文獻(xiàn)，計(jì)算出環(huán)境類圖書的文獻(xiàn)半衰期為10.3年，因而將環(huán)境類圖書的剔舊界限定為當(dāng)前時(shí)間之前11 年［2］。

從文獻(xiàn)半衰期的計(jì)算原理可知，這種劃定保留圖書年代上限的方法適用于專業(yè)圖書，對(duì)于文學(xué)、藝術(shù)、科普等門類的圖書則不適用。

1.2 利用讀者借閱數(shù)據(jù)，結(jié)合引文數(shù)據(jù)

圖書館管理系統(tǒng)中的讀者借閱數(shù)據(jù)也應(yīng)當(dāng)成為確立剔舊書目的重要依據(jù)。可根據(jù)計(jì)劃剔除圖書的數(shù)量，將最近若干年借閱量為零或者借閱次數(shù)低于某個(gè)數(shù)值的圖書從開放書架上剔除，對(duì)未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)但借閱量較低的圖書可減少復(fù)本量。

在初步確定剔除書目后，還可以參考近3年來以本校名義發(fā)表的論文引文，凡是被引用過的圖書，暫不列入剔除書目。

1.3 結(jié)合館藏電子資源

文獻(xiàn)資源的電子化、網(wǎng)絡(luò)化是近年來深刻影響高校圖書館館藏結(jié)構(gòu)的重大趨勢(shì)。這在期刊方面表現(xiàn)得尤為明顯。以羅德島大學(xué)圖書館(University of Rhode Island Libraries，URIL)為例，到2011 年，該館所訂購的紙質(zhì)期刊僅余大約六百種［3］，已經(jīng)大大低于國內(nèi)絕大多數(shù)高校圖書館所訂購的紙質(zhì)期刊數(shù)量。在羅德島大學(xué)圖書館，多數(shù)期刊已經(jīng)只提供電子版。

在紙質(zhì)圖書的剔舊過程中，也應(yīng)有意識(shí)地順應(yīng)這一趨勢(shì)。對(duì)于館里已經(jīng)訂購電子版圖書的書籍，應(yīng)在讀者中進(jìn)行廣泛宣傳，同時(shí)適當(dāng)減少紙質(zhì)書的復(fù)本數(shù)，將其移入密集書庫。

2 應(yīng)規(guī)范剔舊流程

2.1 確定剔舊書目

上文已經(jīng)談到了對(duì)科學(xué)確定紙質(zhì)圖書的剔舊標(biāo)準(zhǔn)的看法。在按照確定的剔舊標(biāo)準(zhǔn)初步確定剔舊書目之后，應(yīng)該將該書目公之于眾，在規(guī)定期限內(nèi)，征求讀者的意見。因?yàn)轲^員看待圖書的視角和教師、學(xué)生是不一樣的，難免會(huì)有考慮不周之處，將對(duì)某些讀者有相當(dāng)價(jià)值的圖書列入剔除名單中。當(dāng)讀者意見反饋完成，館方根據(jù)此意見將少量圖書從剔舊書目中刪除，確定最終的剔舊名單。

2.2 了解擬剔舊圖書的位置

在確定剔舊書目后，可持該書目到各書庫進(jìn)行實(shí)地考察，大致了解擬剔舊圖書所在位置，做到心中有數(shù)。根據(jù)擬剔舊圖書的分布，確定前往各書庫參與剔舊的館員人數(shù)。

2.3 將擬剔舊圖書下架并分別處理

接下來就正式開始將擬剔舊圖書下架的工作。在下架的過程中，應(yīng)仔細(xì)對(duì)照剔舊書目清單和實(shí)際在架的圖書，對(duì)不在架的圖書進(jìn)行記錄。在剔舊過程中發(fā)現(xiàn)損毀嚴(yán)重而不在剔舊名單上的圖書也應(yīng)剔下，并進(jìn)行記錄。

對(duì)于已經(jīng)下架的圖書一般有淘汰(適用于損毀嚴(yán)重的圖書)和移入密集庫(適用于低利用圖書)兩種處理方式。針對(duì)各館自身的特殊館情，還可以開拓捐贈(zèng)、交換等不同處理途徑。

2.4 總結(jié)并反饋給有關(guān)部門

對(duì)剔舊工作的總結(jié)主要包含擬剔舊圖書數(shù)量、實(shí)際剔舊數(shù)量等數(shù)據(jù)和對(duì)剔舊過程經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié)及改進(jìn)建議，后面應(yīng)附上實(shí)際剔舊書目和遺失圖書列表。

剔舊總結(jié)應(yīng)在上報(bào)館領(lǐng)導(dǎo)的同時(shí)提交給采編部門，以便及時(shí)將遺失和損毀淘汰圖書的書目數(shù)據(jù)從OPAC中清除掉，移庫圖書則更改其館藏地?cái)?shù)據(jù)。同時(shí)，采編部門也可從剔舊書目中獲得以后工作的指導(dǎo)，對(duì)于遺失或淘汰圖書及時(shí)采購補(bǔ)充，對(duì)于低利用率圖書則可避免重復(fù)采購。

以上所談的是一年最多舉行一次的大規(guī)模的剔舊工作。但是，紙質(zhì)圖書入館時(shí)間不一，不可能集中某一個(gè)時(shí)段出現(xiàn)損毀現(xiàn)象。所以，日常針對(duì)損毀圖書的零星的剔舊工作也應(yīng)引起重視。此項(xiàng)工作可由書庫當(dāng)班館員完成，剔舊館員進(jìn)行記錄，圖書下架后同樣須知會(huì)采編部門更改記錄和補(bǔ)充新書。

3 可設(shè)立剔舊館員

剔舊館員的工作職責(zé)是組織統(tǒng)籌剔舊工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)，可有如下幾點(diǎn)：①在其認(rèn)為必要的時(shí)候向領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)發(fā)起剔舊工作。②剔舊工作正式啟動(dòng)后，組織相關(guān)館員擬定剔舊書目，在書目引起爭(zhēng)議時(shí)有決定權(quán)。③組織館員或?qū)W生志愿者將擬剔舊圖書下架，決定分別移庫和淘汰的書目，確認(rèn)遺失書目，核定參與人員的工作量。④組織人員清點(diǎn)下架圖書，完成移庫、淘汰和遺失書目清單。⑤撰寫剔舊工作總結(jié)，并上報(bào)館領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)提交給采編部門。⑥剔舊書目的擬定難免有錯(cuò)誤。剔舊館員在剔舊工作完成后還應(yīng)根據(jù)讀者的意見，將個(gè)別已移入密集庫的圖書移回原書庫。⑦對(duì)日常零星的剔舊書目進(jìn)行記錄，并在年終進(jìn)行總結(jié)匯總。

剔舊館員在大規(guī)模剔舊工作開展時(shí)，可不承擔(dān)其他工作，以保證該項(xiàng)工作順利進(jìn)行。平時(shí)則在本職工作之外承擔(dān)相應(yīng)工作，如定期關(guān)注紙質(zhì)圖書的利用和損毀情況等。

4 多渠道處理剔舊下架圖書

目前，大多數(shù)高校圖書館將下架的低利用率和年代久遠(yuǎn)的圖書存放于密集書庫，甚至將損毀圖書也堆放于此。出于迎合高校圖書館評(píng)估的需要以及學(xué)校財(cái)產(chǎn)管理的規(guī)章制度的限制，很少有高校館采用其他方式處理剔舊圖書。

但是，密集庫的書籍存放密度雖然遠(yuǎn)大于開架書庫，其空間也不是無限的，即使紙質(zhì)資源的經(jīng)費(fèi)比例逐年降低，按大多數(shù)高校館的紙質(zhì)圖書采購力度，在不遠(yuǎn)的將來，很多高校館將面臨“書滿為患”的問題。這就需要更新理念，開動(dòng)腦筋，認(rèn)真思考下架圖書的處理方式。筆者對(duì)此有下列幾點(diǎn)看法：①只要不是損毀圖書，一定要將下架圖書按索書號(hào)的順序排列在密集庫的書架上，絕不能隨意堆放。因?yàn)橐坏╇S意堆放，這些下架圖書就無法再被利用，而與廢紙無異了。②應(yīng)當(dāng)開拓多種處理方法，如捐贈(zèng)、交換、出售等。捐贈(zèng)圖書可以成為高校圖書館履行社會(huì)責(zé)任的重要方式，捐贈(zèng)的對(duì)象可以是本校家庭困難學(xué)生、高校所在地中小學(xué)等。在某高校利用率低的圖書在另一個(gè)高校可能是重要的參考書，所以，高校圖書館之間開展圖書交換是很有意義的。高校圖書館應(yīng)解放思想，改變圖書館只能藏書不能售書的舊觀念，只要流程嚴(yán)格規(guī)范并且所得款項(xiàng)全部用于學(xué)校的文獻(xiàn)資源建設(shè)，一些對(duì)圖書館來說已無價(jià)值的圖書為什么不能被出售呢?這些措施一旦付諸實(shí)施，不但可以有效緩解高校圖書館空間的緊張，高校圖書館在此過程中更可以履行社會(huì)責(zé)任，加強(qiáng)與兄弟館的聯(lián)系，可謂一舉多得。

5 結(jié)語

通過圖書下架的過程可以具體了解館藏圖書的實(shí)際狀況，對(duì)于哪些圖書損毀嚴(yán)重，哪些圖書遺失較多形成直觀的認(rèn)識(shí)。一次大規(guī)模剔舊工作完成后，不但優(yōu)化了館藏結(jié)構(gòu)，而且從中得到的數(shù)據(jù)可以為館領(lǐng)導(dǎo)和采編部門進(jìn)行館藏建設(shè)提供極有價(jià)值的參考意見。用趙元章的話說，圖書剔舊可實(shí)現(xiàn)對(duì)藏書的反饋、檢測(cè)、純潔、控制等諸多功能［4］。既然如此，紙質(zhì)圖書剔舊工作理應(yīng)成為高校圖書館館藏管理的一個(gè)中心環(huán)節(jié)。

［1］刁勇.剔舊、剔除、復(fù)選辨析［J］.圖書館建設(shè)，2012(6)：24-25，30.

［2］蔡璐.論圖書剔舊的標(biāo)準(zhǔn)——以環(huán)境科學(xué)類圖書為例［J］.圖書情報(bào)工作，2010(3)：15-18.

［3］Gallagher B T，Rathemacher A J.Need Exceeds Space：A Serials Withdrawal Project at the University of Rhode Island University［J］.Library Resources ＆ Technical Services，2012(2)：94-103.

［4］趙元章.藏書剔舊中幾個(gè)重要問題的探討［J］.現(xiàn)代情報(bào)，2005(7)：133-134，102.