高職院校教師業務檔案管理中的問題及對策

吳勤敏，王 奕

（蘇州市職業大學 a.組織人事部；b.教務處，江蘇 蘇州 215104）

高職院校教師業務檔案管理中的問題及對策

吳勤敏a，王 奕b

（蘇州市職業大學 a.組織人事部；b.教務處，江蘇 蘇州 215104）

教師業務檔案在高職院校教育事業的發展過程中，凸顯出越來越重要的作用。對教師業務檔案進行科學、高效地管理，可以充分發揮教師業務檔案在學校各類評估工作、教師師資隊伍建設、教師職稱評審、績效分配和展現學校辦學成果等方面的支撐作用。

高職院校；教師業務檔案；問題；對策

高職院校師資隊伍的建設，各級各類的評估、檢查，學校績效分配制度的制定、管理，教師專業技術職稱的評審，越來越離不開教師業務檔案。但目前，教師業務檔案管理存在諸多問題，不能滿足學校教育事業的發展。若要保持學校可持續發展，必須將教師業務檔案與學校的文書檔案和人事檔案放在同一平臺上，予以充分重視并采取相應措施加強對它的管理。

一、管理中存在的問題

對蘇州市高職院校教師業務檔案管理進行的調研表明，多數高職院校存在教師業務檔案管理部門職責不明，責任不清，相關制度、規范缺失，管理人員均為兼職，且90%以上管理人員沒有檔案上崗證書等情況。[1]具體表現如下：

（一）管理基礎薄弱

教師業務檔案是對人事檔案的補充和完善，它不僅包括人事檔案的一部分內容，還包括教師的教學情況、科研業績、繼續教育、社會實踐等方面的內容，是學校一名教師業績的完整體現，教師業務檔案管理工作的好壞直接影響到學校和個人的工作效率和質量。[2]但目前各高職院校的教師業務檔案管理工作基礎比較薄弱：如重視程度不夠、組織機構不健全、標準不統一、歸檔內容不完整、歸檔要求不夠明確、無專職管理人員、收集不及時等等，都極大地影響了教師業務檔案管理的有效性和規范性。

（二）管理組織不夠健全

教師業務檔案來源于多處，收集范圍不可能歸屬某一個部門。目前高職院校教師業務檔案管理組織現狀為：人事處負責管理教師的基本情況，如學歷學位、職稱資格及聘用、繼續教育、外語計算機等級、獎勵證書等，根據材料整理分類，每人一卷；教務處負責管理教師的教學情況，如任教學科、教學能力考核、教學成果等；科研處負責管理教師的科研成果，如論文論著、科研項目、專利等。沒有一個 頂層 職能部門統一負責教師業務檔案的管理與協調，而是各自為政、分散管理，標準不一，缺乏連續性、時效性和完整性。

（三）管理手段老化

每學年結束時，相關職能部門會要求各院（系）秘書將本院（系）教師在本學年度的教學實踐情況、科研情況、學歷學位變動及進修等材料進行歸檔。由于沒有統一的歸檔要求，各院（系）歸檔材料的收集質量和范圍差異很大，常常是有多少歸多少，且主要以紙質材料為主，少有對應的電子文檔；在輸出、整理、存儲、傳遞過程中大多采用手工檢索、人工統計，費時耗力、差錯較多。有時要查找一名教師完整的業務檔案，即使經過了多個部門查詢，還不能完全保證教師業務檔案的完整性和準確性，效率比較低下。[3]

（四）管理人員素質較低

高職院校的教師業務檔案，大多數是由行政部門的人員兼職保管的，各院（系）收集檔案材料的人員也大多由院（系）秘書兼職。這些人大多缺乏檔案專業知識，沒有經過系統的業務培訓，檔案意識較薄弱，業務能力也較低，且由于是兼職的原因，工作重心通常放在其他事務工作上，直接影響了教師業務檔案的質量、收集效率和參考憑證價值。由于信息技術的迅猛發展，計算機管理系統得以廣泛應用，兼職檔案員計算機應用能力的缺失也在一定程度上影響了教師業務檔案管理的高效性和準確性。[4]

二、加強教師業務檔案管理的對策

鑒于教師業務檔案管理方面存在的問題，必須從以下幾個方面，采取相應對策，保證教師業務檔案管理工作的順利進行。

（一）思想認識上，全校上下要高度重視

隨著國家對高職院校評估制度體系的建立和完善，高校信息公開制度的實施，以及國家對各類院校人才培養工作狀態數據采集報送的制度化，學校師資隊伍狀況成為衡量學校辦學條件和水平的重要信息內容。因此，無論領導還是普通教職員工，都要更新觀念，充分認識教師業務檔案管理工作對教師隊伍建設的重要性，深化檔案管理改革，扎實做好教師業務檔案資料收集、組卷、編目及歸檔驗收和管理等各項工作。按照國家相關信息數據采集平臺對師資隊伍狀況的要求內容和格式，對教師業務檔案進行科學組檔和編目，實時統計全校師資隊伍的結構狀態。[2]這樣，不僅便于快捷高效地報送上級部門，也促進了教師檔案資源的開發利用，有利于學校各級部門對教師業務信息的實時掌握和管理，可以充分發揮教師業務檔案的作用。

（二）制度建設上，必須建立健全各種規章

首先，要健全制度，規范操作。推行教師業務檔案現代化、管理教師業務檔案有它的特殊性檔案材料的收集對象主要是教師本人。由于教師活動的多樣性和教師本人對檔案保管可靠性的懷疑，給檔案收集和管理增添了一定的難度。為了使教師業務檔案規范化、系統化、科學化，保證材料收集及時完整，管理安全可靠，必須規范集中管理機構，明確責任和收集范圍，嚴格管理措施，健全檔案管理工作規范和相關制度。實行標準化、規范化的工作程序與方法，使檔案管理的收集、組檔、編目、歸檔和管理等各個環節按照統一的程序和科學的方法進行。其次，建立實用性比較強的電子檔案管理系統，采用現代化網絡化管理和服務方式，逐步運用計算機貯存、傳遞、檢索檔案信息。將不屬于保密和個人隱私的重要信息資源或文獻內容輸入電腦，采用計算機網絡管理，便于查找、統計，使教師業務檔案與外界信息交流更便捷，可以大大提高檔案管理的質量和使用效率。[2]

（三）人才建設上，配備相關專業人員

學校應引進檔案專業人員。除了在校級管理層面，還需要對各系的檔案人員進行數量上的充實和業務能力的培訓，使檔案人才成為學校建設過程中不可忽視的一支重要力量。有了這一支專業隊伍，可以將很多工作在日常的教學管理工作中就把它落實了。在平時可以積極主動地督促或配合廣大教職工整理上交自己的業務材料，這樣就能及時把各項業務活動中產生的材料收集起來。[3]如果有的教師業務檔案材料不齊全或不系統，還能馬上勸其補充或完善。這樣做的結果是三方 受益 教師有了較為完整的教學檔案，有助于其職稱的評審、教學評優等；教務方面也能起到有效促進教育教學的作用；學校在轉型升級、爭先創優等評估工作中也會因此受益。

（四）普及教師業務檔案管理的基本方法

教師業務檔案的建立由學校檔案室采取按人立檔的方法，一人一卷，每卷分教學和科研兩部分，按學年歸檔。[5]具體做法是：1.由教學管理部門教務處負責收集、整理、記錄有關教師在教學方面的一些材料，如課時量、科研成果等相關資料的建檔、考核匯總等等。2.每學期結束后，由學校科研主管部門制訂統一表格，對每一位任課教師的科研成果及獲獎情況進行逐項登記，然后裝訂成冊，移交校檔案室，按人立檔。3.對科研成果事務的存檔，需要廣大教學研究人員與科研主管部門的通力合作，科研成果實物是教學研究人員科研活動的最終產物和有效憑證，這些科研成果不僅反映了學校科研學術發展的現狀和歷史，而且具有一定的成果性，有一定的保存價值。[6]

高職教師業務檔案是學校檔案中不可缺少的組成部分，是學校學術水平的真實記錄和學校實力的憑證[7]，加強教師業務檔案的管理迫在眉睫、勢在必行。只有科學、高效、規范地管理教師業務檔案，才能真實、充分發揮教師業務檔案在學校各類評估工作、教師師資隊伍建設、教師職稱評審、績效分配和展現學校辦學成果等方面的支撐、佐證和參考的作用，體現教師業務檔案的真正價值和強大生命力。[8]

[1] 童云.淺論高校合并后的檔案管理[J].鎮江高專學報，2011，24 （3）：72-74.

[2] 蘇春紅.教師業務檔案管理中的不足與對策[J].山西煤炭管理干部學院學報，2011,24（1）：215-217.

[3] 劉昊瑜.關于高校教師檔案管理的思考[J].科技信息，2011 （12）：482-483.

[4] 胡翠華.論高校檔案管理人員應具備的素質[J].城建檔案，2012（2）：59-60.

[5] 王從容，王志華.淺析高職院校科研課題檔案管理[J].無錫商業職業技術學院學報，2011,11（6）：103-105.

[6] 劉夢云.加強教師業務檔案管理之我見[J].煙臺教育學院學報，2003，9（4）：93-94.

[7] 陳紅珍.論高校教師業務檔案的內容與價值[J].陜西檔案，2011（2）：30-32.

[8] 黃濤.教師業務檔案系統的基本內容和價值[J].中國現代教育備，2011（4）：82-83.

（責任編輯：施建平）

Higher Vocational College Teachers Professional Files Management Necessity

WU Qin-mina, WANG Yib

(a.Human Resources Department；b.Teaching Affairs Office,Suzhou Vocational University, Suzhou 215104, China)

Teachers professional files play an increasingly important role in vocational colleges education development. Scientific and efficient management of teachers professional files will give full play to teachers professional files in various school assessments, teachers team constructions, teachers evaluation of professional titles, teachers salary ratings based on performance and the display of the school achievements.

vocational colleges；teachers professional files；problems；countermeasures

G271

A

1008-7931（2013）01-0083-03

2012-11-10

吳勤敏（1961 ），女，江蘇蘇州人，工程師，研究方向：檔案管理；王 奕（1962 ），女，江蘇蘇州人，助理館員，研究方向：教務檔案管理。