高校院系對教學檔案資料管理的探討

周世好，李 瑩

(1瓊州學院體育學院，海南三亞572022;2瓊州學院人事處，海南三亞572022)

1 實施教學檔案管理的重要性

1.1教學檔案的基本內容教師教學檔案資料包括:教學工作檔案資料:教學任務書、教學大綱、學期授課教學進度計劃、教師教學日志、試卷庫、教學影像資料、教學工作總結、

教學科研工作檔案資料:教材(主編)、著作(主編)、發表論文、參編書籍、精品課程、教案資料、內部書刊資料。

學生學習檔案的記錄，包括:畢業論文、專題綜述、設計實驗報告、社會實踐、調查報告、發表論文

報告完整準確的反映了學科建立、建設和發展的歷史過程，是查考辦學歷史工作的標準依據。畢業生參加工作后，用人單位來函了解該生的在校表現、學習情況、家庭情況;畢業生丟失畢業證，檔案提供學習成績等相關資料，通過查閱學生學籍檔案予以證明并補辦。

1.2教學檔案是專業建設水平的重要依據教學檔案直接為教學活動服務，是評估學校教學工作質量、考核教師和其它專業技術人員、衡量學校教學管理水平的重要依據［1］。教學檔案反映了教學管理的全過程，是學校檔案工作的主體、核心和重點，它包括學校綜合管理、學科和實驗室建設、招生、學籍管理、課堂教學與課堂實踐、畢業生工作、教材、教學研究等方面的文字材料和聲像載體。在2010年海南省高校新辦本科專業合格評估中，我校的教學檔案為教學評估材料提供了系統、翔實的資料，為學校順利通過新辦本科專業合格評估發揮了重要作用。

1.3教學文書檔案是院系領導決策的參考依據教學文書檔案包括上級教育部門和學校各機關下發的需要院系貫徹執行的各項教育教學工作的決定、條例、指示、批復、會議文件［2］，在各項教育管理工作中形成的決定、制度和辦公會議記錄等。院系領導在研究某項工作時，通常必須考慮到工作的連續性，這就要求教學檔案工作人員查閱相關文件以供參考。如在研究如何教學事故處理問題時，檔案工作人員就必須找出學校有關教學事故處理的條例文件檔案，供院系領導討論時參考。

2 當前院系教學檔案管理工作存在的問題

2.1教學檔案資料收集沒有形成制度教學資料收集不夠完整，這主要表現在兩個方面.一是外出參加教育教學會議的教師不會主動把會議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對學校外派人員參加會議的情況不了解造成了會議文件未能及時歸檔。二是某些教師對教學檔案的歸檔持抵觸態度，認為教案、自編講義等材料是自己在教學過程中取得的成果，屬于私有財產，若經資料室歸檔后就會成為公有財產，容易抹殺個人的成績，并且再利用時借用手續繁瑣，還是自己保管放心方便。

2.2檔案工作人員對教學文件材料是否歸檔的鑒別能力不夠

2.2.1 平時工作中沒有及時收集產生的文件材料，如體育學院海南東方市函授站2006年掛牌，在平時工作中沒有及時收集產生的文件材料，到了2009年，函授站整理函授學生學籍，有許多的資料從檔案中調閱，仍然有缺少部分，工作人員也只好亡羊補牢。

2.2.2 對申請入黨學生的材料歸檔不夠完整。學校是培養人才的搖籃，是國家培養共產主義接班人基地。院系管理資料檔案人員只會把已經被確定為教工、學生建黨積極分子的建黨材料加以歸檔，而忽略了對廣大師生、尤其是學生入黨申請書的歸檔。

2.2.3 院系對教學檔案工作缺乏關注，院系領導與教學資料管理人員缺乏協調、溝通，難以形成有效的教學檔案管理網絡。

2.2.4 院系資金緊張，對教學檔案資料管理工作投入少，在一定程度上制約了教學檔案宣傳工作和教學檔案現代化管理工作的開展。

3 做好院系教學檔案管理工作措施

3.1建立管理網絡，強化管理機制確定院系主管教學領導分管教學檔案管理工作，由院系圖書資料室專兼職人員負責二級學院教學檔案的綜合管理，各科室明確一名兼職人員負責教學檔案的收集、整理和移交工作，形成一個以教學檔案為模塊的教學資料管理網絡。

3.2配合學校教學中心工作，提高教師建全教學檔案意識在校慶、重大節日或運動會、藝術節等大型活動期間，充分利用照片檔案的生動而富有活力的宣傳效果，積極配合學校中心工作開展照片檔案展覽。

3.3教學檔案建設工作應與領導、各部門溝通，樹立良好的服務意識由于教學檔案管理工作繁瑣、量大，院系教學秘書往往呆在資料室里忙著做日常資料整理、登記、分類、保管等常規性工作，忽視了與校領導、各部門的溝通，久而久之，就會形成教學檔案收集困難、檔案管理網絡薄弱的局面。因此院系教學秘書在做好教學檔案整理工作的同時，應潛移默化的影響領導對教學檔案工作的理解和重視;教學秘書還應該主動深入到各部門，尤其是教學一線，宣傳教學檔案歸檔范圍和要求，了解各部門工作開展的情況，探討各部門在收集教學檔案過程中遇到的問題。

教學檔案管理的最終目的在于服務教學管理工作［3］。教學秘書只有通過熱情、及時、準確的查找教學檔案、為院系領導、教師和學生服務，才能充分體現教學檔案工作的價值。

3.4提高教學秘書的素質是做好教學檔案工作的關鍵

3.4.1教學秘書要不斷提高政治素質高校院系教學秘書對政治素質有高度要求。只有具備政治上的堅定性、敏銳性，具有求真務實、嚴守機密的品格，才能保證教學檔案的可靠性、安全性［4］。教學秘書只有堅持學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論，學習新時期黨的方針、政策，才能不斷提高自身的政治素質。

3.4.2教學秘書要不斷提高文化素質高校院系教學秘書更應該在“工作中學習，在學習中工作”，樹立終身教育、終身學習的理念，成為一名學習型的檔案工作者，以適應事業發展教育對檔案工作與時俱進的要求。

3.4.3教學秘書要不斷提高業務素質教學檔案工作是一項專業性很強的工作，從事這項工作，必須熟悉與檔案工作相關的政策和法律法規，掌握教學檔案工作的方法和規律，精通教學檔案管理業務。教學秘書要認真鉆研業務，不斷提高教學文件歸檔的鑒別能力，積極參加教學檔案繼續教育，與同類學校交流教學檔案管理經驗，學習先進教學檔案管理經驗，促進本校教學檔案工作的開展。

［1］潘連根..數字檔案館與數字圖書館的比較研究［J］.浙江檔案，2006(03):60－63.

［2］蔡德民..圖書與檔案信息資源共建共享探析［J］.河南圖書館學刊，2009(10):78－79.

［3］顏海.檔案信息資源開發利用［M］.武漢:武漢大學出版社，2011.03.

［4］吳建中..戰略思考:圖書館發展十大熱門話題［M］.上海:上海科技文獻出版社，2010.9