論提高閱覽室報紙時效的技巧——以東莞職業技術學院圖書館為例

曾錦華

(東莞職業技術學院，廣東 東莞 523808)

1 整理報紙

在整理報紙環節要眼明手快，科學安排。對報紙進行裝訂時，先理清版面，按正版副版順序疊放，或者按照英文字母順序水平疊放在工作臺上;但如果沒有版疊區別的報紙，工作人員按照阿拉伯數字順序標注的版面進行疊放整理。在整理報紙過程中，需要工作人員熟練而迅速地進行一系列基礎工作來確保報紙整齊有序。這項工作需要業務熟悉、操作方法到位、眼心手協調一致，如果眼神不準，方法不當，那么工作起來既費時，又容易出錯。

2 裝訂報紙

2.1 需注意的問題

2.1.1 版次未齊報紙應注意的細節。一份報紙可能出現版次未齊的情況，對于這種情況，不應急于定論缺版，可先放置一邊，留意后面的報紙是否會出現未齊的那些版面，湊齊之后再裝訂;如實在不能補齊，可留到最后做催缺。以保證裝訂工作的流暢、緊湊。

2.1.2 幾期報紙同時到的情況。對于同一批次收到同種報紙幾期的情況，更要細心。應注意它們的日期，以免相互雜亂。對此，要眼細心細，一步到位。如果弄錯，等裝訂好再返工，則耗時耗力，影響報紙上架閱讀。

2.1.3 其他情況。館內其他部門的報紙、郵局多送的報紙以及放置在其他閱覽區的報紙都要一一挑出來，等記到完成后，再處理。這樣做的目的是保證主體工作完成之后，再處理細枝末節的部分，優先保證閱覽室的閱讀。

3 報紙記到

3.1 首選郵發代碼輸入記到

東莞職業技術學院圖書館現在采用的是廣州圖創計算機軟件開發有限公司開發的圖書館集群管理系統。在登錄頁面、輸入賬號和密碼之后，選擇期刊記到管理，轉“期刊記到處理”再點擊，進入記到頁面后，有isbn/issn、題名、著者等選項。實際上，報紙不像期刊有統一的issn編碼，可以進行掃描輸入;“著者”輸入法更談不上，報紙不存在“著者”之說。所以issn等輸入記到方式對于期刊記到來說操作迅速快捷，但對于報紙不太適用。

報紙最明顯的地方，莫過于標題。標題輸入法相對其他來說，確實是個比較不錯的選擇。但當進行記到時，一般需要兩手配合，而且操作鍵盤面較大。且當報紙題名過長或題名接近時，會給輸入帶來許多麻煩。

在實際操作過程中，筆者用小鍵盤輸入郵發號碼進入記到面進行記到：一只手拿報紙，一只手記到，而右手記到只要在小鍵盤這個小范圍內進行數字和短橫杠的敲擊，這樣操控面不大，兩手相協調，速度快。報紙以郵發代碼輸入記到時，能夠準確無誤直接進到報紙的記到頁面，而且郵發號碼固定是3到4個數字加一短橫桿，這就避免了過多輸入字母、需要從鼠標切換到主鍵盤上的情況，相對來說，記到的速度要比題名輸入提高30%左右。

3.2 巧記強記郵發代碼，提高記到速度

當記到的工作人員拿過報紙，如果沒有記住郵發代碼，就需要在報紙版面上尋找郵發代碼，所需時間較長，而且比較費神。要避免這個問題，最好的辦法就是工作人員花一定的時間記住郵發。要記一百到幾百條郵發，容易混淆，這里也存在巧記的問題。郵發報刊代號用二組號碼組成，中間連以橫線。橫線前第一組號碼一般代表報刊出版地，報紙為單號。如：北京出版的報紙的郵發全以“1”開頭，如：《人民日報》1-1，《北京日報》1-13;《北京晚報》1-14。出版地為上海的則是“3”開頭，如：《上海日報(英文版)》3-96;《上海東方體育日報》3-77等。一般來說，國內大城市報紙比較具有代表性，尤其在經濟政治方面。所以原則上，筆者所在院校一是采購本地區本省的報紙，二是采購北京出版的全國性的報紙，上海出版的報紙也占相當大的一部分。這樣，在記這些報紙郵發的時候，就不用費時去記“-”前面的地區碼了。而橫線后第二組號碼是各省、市、區郵政部門自編的報刊流水號，每種郵發代號代表唯一的報刊，這就需要花一些時間去記了。但我們可以巧記，比如：采取聯想記憶法，1-68《經濟日報》，就聯系“經濟”的好的彩頭就是“發”即“8”，加上“6”即“路”或者“順”就是“一路發”、“順發”，這樣就把《經濟日報》的郵發記住了;再比如：《北京日報》和《北京晚報》可以結合起來記，記住《北京日報》是1-13，那么《北京晚報》就是接著的數字1-14。

3.3 非日報的報紙記到：復制粘貼，節省時間

在處理非日報的報紙時，謹慎一點的做法，就是對日期進行說明：或直接選擇應到日期，或在備注格里寫好日期。如果是后者，手必須在鍵盤和鼠標之間來回換，耗費不少工夫;而如果采取復制粘貼的辦法，將當天絕大多數報紙的日期復制粘貼到備注格進行日期說明，僅僅對少數不同日期報紙稍改一下備注即可。這樣只需用鼠標即可完成，不僅能提高速度，也能讓報紙早點上架，保證了報紙的時效性。

4 報紙上架

4.1 合理排序，助推速度

目前筆者所在圖書館的報紙是按題名字母順序上架的。筆者注意到，如果一次性排序，不僅需要的工作臺面大，而且耗時耗神，反而不如先粗分類，再細致排列兩次分類排序報紙的做法快。因此，我們基本上采取粗分和細分兩次分類排序的操作方法進行報紙上架前的準備工作。

具體的粗分方法是：把題名為“中國”開頭的不進行細分，在第一次分類中全歸類到一起;把那些首字母緊鄰的/訂的份數較少的放到一起，如l/m/n/開頭的放到一塊。以題名聲母為“j”類較多，又單獨放成一疊。這樣分類之后，再把每疊的報紙細分排序。首字母下按題目的第二字音序進行再排列。這樣做既節約了工作人員的時間，又能使讀者在第一時間看到報紙。

4.2 音序排序，異常快捷

在報紙的排序上，采取讀者熟悉的題名拼音排序法(郵發排序對于一般讀者來說，不容易接受，不容易發現郵發號碼)。

4.3 架標制作，醒目原則

筆者所在圖書館采用的是框體報架。為了提高上架效率，工作人員采用以下做法：在報架的切面兩端，一邊貼順序，一邊貼題名郵發;報夾架于報架里面，在報夾的中間位置，貼上醒目的序號、郵發、題名，這樣上架、整架，一目了然。

5 查缺工作

5.1 缺期巧處理

在遇到有缺期時，可以先把該份報紙暫時擱置一邊，待其他報紙都完成記到后，再來核實該報紙是否缺期。在需要核實時，采取的方法是：直接到架上去查看報紙。這樣做一是可以核對這兩期是否有停刊、休刊的說明或者有合刊的情況，尤其是重大節日之后來的報紙，需聯系前后期報紙，進行仔細核對。二是核實一下是不是架上的報紙就是缺到期數(可能前面工作人員操作失誤未記到)。三是兩期在手，可以結合它的出版規律，明確缺到的期數和日期，尤其是期號不相連的情況下，需要仔細算清楚。最后，為了記到方便醒目，往往在題名后備注它的出版規律，這樣一進入該份報紙登記界面，就能很清楚地知道它出版的規律。這些方法和技巧的利用，給工作帶來一些便利和快捷，也能提高記到催缺的準確性。

5.2 催缺妙設計

以前筆者采用excel進行當日的數據統計。這樣，不僅每天都要做表格，容易混淆，而且郵局方面也需要匯總。所以，筆者改變這種做法，采用每年一表的方法：表內當日的催缺信息標紅，以此起說明和醒目作用，提醒郵局注意當日所缺，也能注意到以往缺到未補和已補到的報紙情況，圖書館和郵局都不需要額外匯總;在當日收到補缺的報紙，會在此條催缺信息后，注明“已補”。這樣不僅簡化了工作流程，而且提高了催缺的針對性，也使催缺信息更加準確明了。

6 使用工具，提高效率

在整理報紙的過程中，如果能配合使用工具，則會提高工作效率。比如：手套的使用能夠幫助館員快速裝訂、記到報紙;在清理版面的時候，使用貼膚的薄膠手套，既能夠增加摩擦力，又便于翻報紙;在用電腦記到時使用麻布手套，拿報紙的時候就不用擔心衛生和鉛污染問題。

總之，在報紙記到過程中，除了掌握閱覽室報紙管理效率的方法技巧之外，圖書管理員還必須有心、用心，熟悉業務，熟練計算機的使用。只有這樣，才能做到細致快捷，提高報紙的利用率，保證報紙的時效性。

［1］張桂花.公共圖書館報紙服務工作的實踐與思考——以東莞圖書館為例［J］.黑龍江科技信息，2010(10)：127-128.

［2］陳茹.不規則期刊的記到方法［J］.科技情報開發與經濟，2005(22)：59-60.

［3］李娜華.國家圖書館館藏中文報紙記到特殊狀態的處理［J］.圖書情報論壇，2011(3)：23-25.