公路工程建設領域電子歸檔的實踐與思考

陳龍民

（青萊高速公路臨沂管理處，山東 臨沂 276400）

0 引言

現代信息產業的高速發展，使各行各業的辦公方式都發生了重大變革。辦公自動化已經成為企業展示自身實力，實現無紙化高效辦公的普遍潮流。在公路工程建設領域，自動化辦公方式已經非常普及，由于公路工程的特殊性，在整個建設過程中，會產生大量的工程設計文件、工程建設資料及其他的公文性電子文件。此類電子文件和電子檔案由于數量較多，且容易重復使用，所以，需要對此類電子文件和檔案進行有效的歸檔管理。公路工程建設領域電子文件的有效歸案，不僅可以縮小檔案保存的空間，還可實現信息的快速傳遞和交流，實現信息服務的高效性和信息資源的共享性，為以后公路工程建設和管理帶來極大方便。

1 公路工程建設領域電子歸檔滯后的原因

1.1 電子歸檔管理未得到重視

當前，公路檔案館（室）都在推行數字化管理，一方面對館（室）檔案進行掃描，建立信息管理系統；另一方面，對新進館（室）檔案實行電子報送，然后錄入到信息管理系統。在公路工程的建設過程中，許多工程管理人員沒能充分考慮到電子文件的最后歸檔問題。比如在項目的設計階段對設計不斷的修改，使電子文件始終處于變動的狀態，設計的版本較多，且標識不清，最終導致后期歸檔時搞不清哪個才是最終的版本，從而影響了電子文件的準確性。另外，由于公路工程建設項目多且復雜，文檔管理者的任務也非常繁重，電子文件往往分散在多位不同工程建設人員的手中，歸檔工作很難及時進行，如果分散的文件在保存期間出現丟失或者損壞現象，就會使電子文件的全面性和真實性受到干擾。

1.2 檔案管理者電子檔案管理熟練程度不一

建設工程檔案工作從初期的手工操作、查詢、保管提升到目前的電腦查詢、信息下載、智能監控保管，把人們從繁重的、單調的勞作中解放出來，但是原來的公路建設領域檔案管理都是采用手工管理的模式，這種管理模式已經讓檔案管理者形成了一種固定的管理思維。電子文檔從草稿階段到其開發利用的階段，中間包括了很多環節。哪一個環節的職責不明，或者考慮不全，電子文件的原始性和真實性都會受到影響。而目前部分電子檔案管理制度不健全，檔案管理者對使用計算機進行編目歸檔不熟練，不像從事紙質文件歸檔工作那樣駕輕就熟，容易對電子文件歸檔工作產生畏難的心理，甚至抵觸電子文件歸檔工作。這種管理思維很難適應現代信息技術、電子文檔等高科技歸檔工作的要求，必然會阻礙電子文件歸檔工作的正常進行。

1.3 電子文件的原始性易被忽視

檔案的原始性和真實性是法律層面的重要憑證和依據，電子文件在不同計算機之間進行傳遞、修改和復制，很難像紙質文件那樣對原件進行明確，致使原始的電子文件被忽視。在公路建設過程中產生的原始文件繁多，采用計算機起草的文件，經過反復修改和審閱之后，一些草稿性文件往往不能被有效保存下來，其中一些重要的修改過程信息和審閱信息往往具有很高的查考價值，應該進行電子文件歸檔保證，但是在實際工作中這些原始文件的修改和審閱過程往往被刪除或者覆蓋，很難對原始文件和修改文件進行完整的保存，這顯然有悖于檔案管理的基本原則。

1.4 電子文件存儲的安全性亟待提高

目前公路建設領域基本實現了網絡化管理，大部分的電子文件被存儲在局域網的服務器硬盤中，也有一些電子文件保存在個人所使用的電腦中，還沒能形成統一且科學的歸檔管理模式。在網絡化的環境下，計算機病毒層出不窮，個人電腦和局域網服務器很容易受到病毒干擾，導致數據丟失或者文件損壞，且電子文件改動非常容易，在保存和傳輸過程中很容易被改動，其安全性亟待提高。

2 公路工程建設領域電子歸檔的實踐對策

2.1 提高電子文件管理意識

電子文件與傳統的紙質文件一樣，也會涉及到歸檔、保密、利用和安全性等問題，其作用與紙質文件同等重要。對電子文件進行歸檔管理時，無論是公路工程相關部門的管理者，還是文件歸檔管理人員，都應該意識到電子文件歸檔管理的重要性。尤其是文件歸檔管理人員要細心、認真和熟練地操作應用軟件，仔細核對相關信息，確保輸入信息的完整性、合法性，要在實踐中不斷探索規律、總結經驗，努力學習有效的歸檔管理對策，積極引進和研發科學的管理軟件，從而提高電子文件歸檔工作的效率。

2.2 建立電子文件歸檔全過程管理制度

公路工程建設領域的相關部門，應該盡快地建立起電子文件歸檔的全過程管理制度，對各方面的職責和要求進行明確，形成一套統一的收集、整理和歸檔制度，對電子文件的歸檔范圍、歸檔時間和歸檔內容等進行明確要求和嚴格規定。同時，在公路工程尤其是高等級公路建設伊始，公路檔案管理部門要統一為建設、施工、監理、勘察設計單位提供工程電子檔案制作軟件，做好各單位檔案管理人員（兼職檔案管理人員）電子歸檔的崗位培訓，提高管理者的電子歸檔管理技能，提高報送錄入工作效率，保障電子文件的原始性和真實性。電子文件的形成者對電子文件要進行詳細的整理、編制和歸檔說明，及時進行電子文件的登記，在經過相關人員審閱后將電子檔案報送到公路檔案館（室）后，公路檔案館（室）將對電子檔案進行全面的檢查，檢查合格的電子檔案導入數據庫，對不符合要求的內容采取有效措施進行及時處理。

2.3 合理配置相關資源

電子文件與紙質的文件相比，其歸檔標準要求高，在公路建設進程中，需要根據軟件數據庫對電子文件的設置要求，結合公路工程的特點，合理配置相關資源。公路工程建設領域的檔案管理部門要對人力資源進行合理的配置，不斷充實和加強既懂公路工程檔案管理，又能夠操作計算機的復合型人才。并且每個建設項目都應該設置兼職的檔案管理人員，在工程進度當中，進行同步的電子文件收集、整理和歸檔工作。電子文件歸檔管理的軟硬件資源配置也同樣重要，公路工程建設領域的檔案管理部門應該合理的配備一些儲存量大，且運行狀態良好的計算機、儲存介質等電子設備，同時還應該保證各建設部門與檔案部門之間的信息暢通性和安全性，從而保障電子文件的快速傳輸和安全存儲。

2.4 加強電子文件的安全性管理

對公路建設工程電子歸檔來說，構筑電子檔案安全保障體系，防止人為或意外的破壞、丟失和修改非常重要。作為公路工程領域的電子歸檔管理，要做好軟硬件環境的安全管理。根據國家保密工作要求，對涉及國家秘密的計算機系統，要杜絕直接或間接與互聯網等公共信息網進行連接。加強電子文件操作過程的安全管理，安裝有效的殺毒軟件及防黑客掃瞄工具。做好電子文件的備份工作，并對電子文件采取動態口令、數字證書、加密手段，對檔案信息、數據的來源設置跟蹤機制，確保電子歸檔過程中的安全準確性。

2.5 完善電子文件一體化管理系統

公路工程建設的相關部門，進一步完善公路工程的電子文件一體化管理的文件歸檔系統，并保證該系統與局域網的高度共融。保證檔案工作能夠提前介入到每個電子文件的生成過程中，并保證文件從生成到歸檔的每個環節，都能夠按照檔案管理的原則和要求進行。電子文件的一體化系統，一定要能夠保留文件的完整度和清晰度，提高檔案的查考效率。為了保證公路工程建設領域的電子文件一體化管理系統能夠符合公路工程的特點和要求，在完善公路工程領域的電子文件一體化管理系統過程中，應該由檔案管理人員共同參與，從而使新開發的系統能夠具有較強的實用性。

3 結語

公路工程建設項目是一項系統工程，具有投資大、周期長、環節多以及關系復雜的特點。因而，公路工程建設領域所形成的檔案載體也多種多樣，數量繁多。公路工程建設檔案是公路工程建設的真實記錄，是工程質量的鑒定依據，是解決各種合同糾紛的法律依據，對后期的事故原因也有重要的參考價值。因此，在電子文件進行歸檔管理的過程中，應該采取積極的措施，克服各種影響因素，全力保證歸檔文件的有效性和真實性。

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