高校信息技術應用成本—效益評估模型建構與分析

辛蔚峰

【摘要】高校信息技術應用的成本一效益評估理論研究相對滯后于其實踐，一直沒有一個將成本與效益兩方面集成在一起的評估模型為高校提供決策依據。針對這一問題，文章建構了高校信息技術應用的成本一效益評估模型，并從務實角度提出具有操作性的應用步驟，期望幫助高校做出正確的投資決策，推動教育信息化進程的不斷深入。

【關鍵詞】高校；信息技術應用；成本；效益：評估

【中圖分類號】G40-057 【文獻標識碼】A 【論文編號】1009—8097（2013）04—0016—05

十幾年來，我國高校持續大力度投資于信息技術來支持教學、科研和管理。高校的管理者以及相關政府投資部門非常希望獲得有關信息技術應用的成本效益方面的系統信息，以便做出正確的投資決策。與此同時，這個問題也受到相關研究者的高度關注，持續成為科學研究的熱點。但是由于教育系統成本和效益問題的復雜性及多領域的交疊特征，幾乎沒有研究文獻將成本和效益整合在一個框架或模型中，以便用來比較不同投資決策的優缺點。

高等教育中關于信息技術成本和效益的研究幾乎總是分別進行的。或許我們可以從兩個方面加以解釋。一方面，成本和效益領域都有各自獨特的研究方法。成本評估通常依賴于直接的數據收集，進行定量分析；而效益評估則依賴于間接的和主觀的數據收集，進行定性分析。定量研究和定性研究的性質差別使研究者很難構建一個單獨的模型將兩者整合到一起。另一方面，在高校內，負責財務成本分析的人通常很少關注效益評估，而那些關注效益評估的專業人員又很少具備成本分析經驗，并且一般情況下，這兩方面的人員很少有交集。

為解決這一問題，本文建構了高校信息技術應用成本—效益評估模型，同時提出了相應的操作步驟。目的是為高校管理者和決策部門提供一種決策支持工具，幫助其做出正確的信息技術投資決策。

一 成本—效益評估的研究困境

開發信息技術教育應用的成本—效益評估模型，首先要確定與特定的信息技術應用相關的所有成本，以及此項應用中獲得的所有效益。然而在現實的研究中，即便是跨越這一步，也面臨很多的障礙。表現為以下四點：

1 成本信息很難獲取

高校信息技術應用成本信息之所以難以獲取，有以下四個原因：

首先，高校的財務系統缺乏對信息技術應用成本數據的系統化收集。高校的財務系統與其他營利性組織不同，它們通常只發揮兩個作用：記錄財務交易和提供預算控制。在高校的財務系統中很少能找到系統化的與信息技術應用相關的成本信息。

其次，成本信息本身具有的機密性也使其獲取存在巨大的阻力。當然這是可以理解的，沒有哪一個研究者可以隨隨便便地獲取某個高校的財務數據。即便是獲取這些成本數據，成本本身具有的不穩定性和不斷演變的特點，也會導致其所攜帶信息有用性被削弱。

再次，成本信息類型多種多樣，研究者對于哪些成本信息應當被納入研究范疇，不能達成共識。研究者大都是從所熟悉的研究領域出發，選擇自己容易獲得并且容易取得成果的數據信息。

最后，高校組織文化成為信息技術應用系統化成本核算的最大障礙。系統化成本核算要求高校制定新的規章制度，改變原有的財會工作模式，這和高校已有的組織文化不兼容。

2效益評估的定義過于狹隘

研究者往往樂于從一個比較狹隘的教學視角，來評估高校中信息技術的應用效益，很少從更高的組織視角來進行效益評估研究。譬如，信息技術的應用是否提高了學校的公共形象，是否改善了學校的組織流程和信息交流方式等。所以我們需要超越原有的僅僅考慮教學效益的傾向，重新建構一個全景式的和過程式的評估模型，從而使其他層面的“隱藏效益”得以鑒別和顯現。

3 效益評估忽視了與高校戰略目標的結合

當我們分析信息技術應用的效益時，幾乎很少考慮到它和高校總體戰略目標的關系。事實是，一項能夠推進高校戰略目標實現的信息技術的應用價值要遠高于那些沒能推動戰略目標實現的信息技術應用。譬如，“在學校圖書館布設無線網絡熱點，以便學生更自由地獲取學習資源”。如果學校戰略中包含建設無線校園之類的目標，那么這項信息技術應用的效益評估成績在此校中將會高于那些沒有設置此類戰略目標的高校。

4 效益的比較研究困難重重

信息技術應用項目之間的效益比較結果，對于高校的決策部門做出正確的投資決策是非常重要的。但是，真正有用的效益比較研究面臨重重困難。

首先，大多數信息技術應用效益的評價研究，為了適應各自特定的情境，甚至為了得到一個好的評價結果，研究人員往往會對評價指標進行改編。這導致不同信息技術應用項目之間的效益評估不具有可比性。

其次，即便是同一類型的項目，不同的參與者所得出的評估結論也可能大不相同。因為不同的參與者感興趣的效益價值指標各不相同。譬如，教師會更加關注教學過程，管理者則會更加關注管理過程。

即使我們意識到上述問題的存在，也沒有簡單的解決方案。高校的管理者以及相關研究者必須認識并接受這樣一個現實：不可能獲取精確的有關成本—效益的測量數據，在成本一效益的評估中總是存在大量的主觀性。通常的情況是，成本方面是高度客觀的，數據足夠精確，但是效益方面卻是高度主觀的，這樣的成本—效益評估意義不大。

本文提出的評估模型（圖1所示），試圖以務實的態度，尋找成本評估和效益評估之間的一種平衡狀態。在成本評估方面，本模型提供的方法更加契合高校的財務系統；在效益評估方面，本模型提供將主觀判斷客觀化的方法，使評價標準更加清晰，并根據高校戰略目標來設置加權，使標準更加精確。

二 成本—效益評估模型分析

1 成本評估

成本評估包含兩個部分：成本識別與成本分攤。

（1）成本識別

信息技術應用成本核算的首要困難是識別與其相關的所有成本。以一個網絡課程項目建設為例，不僅與課程有關的人力資源和設備資源屬于成本核算范疇，那些超越課程本身的支持部門的支出同樣也應被包含于成本之列。比如網絡硬件建設，軟件購置，信息技術支持服務等都應是成本的組成部分。

在工業領域，作業成本法（Activity Based Costing，簡稱ABC法）是一種被廣泛采用的用于識別一個組織中不同活動的所有成本的常用方法。ABC法為組織中不同類別的活動識別成本，這些活動經常超越組織中的部門邊界。ABC法將一個組織機構的財務總賬重新分析，來提取出精確的成本信息，因此它的數據來源于較低層次的文檔。本模型在借鑒ABC法的同時，充分考慮高校財務系統的特點，主張成本信息來自更高層次的文檔，例如，部門概算，年度預算，規劃文件，支出摘要。這種方法的優勢在于數據的獲取更加快捷，支持快速分析。

本模型使用這種簡化的ABC法進行成本核算，或許有人會質疑造成精確度的降低。對此，我們認為降低精確度是合理的。原因有二：一是它減少了成本核算的成本；二是后期的效益評估是主觀為主的評估，因此對成本分析花了大力氣進行的高精度的數據分析和后期的主觀分析進行綜合時，前期的努力就顯得不是那么必要了。

（2）成本分攤

在有效成本識別的基礎上，我們要進一步地進行成本分攤，目的是細化和合理分配高校信息技術應用的成本構成。信息技術應用成本根據使用性質可劃分為三類：基礎設施成本、支持成本和增值活動成本。成本分攤就是把基礎設施成本和支持成本分攤到相應的增值活動中，我們同樣采用簡化的ABC方法進行。

基礎設施成本是指信息技術資產的總擁有成本。例如一個網絡服務器的總擁有成本，其中不僅包括購置成本，還包括許可成本，以及外部支持成本等。增值活動指的是一個學校組織中能產生外部價值和效益的任何活動。當然這種活動的目的和組織的總目標應該是一致的。高等教育的增值活動包括教學、研究和社會服務等。高校中的其他活動被定義為支持活動。包括行政管理支持活動和學術支持活動等。

每一類成本都包括三個組成部分：資本性成本、員工成本以及日常開支成本。資本性成本指的是非經常性開支項目，譬如批量設備的購入。員工成本是高校支付給相關員工的工資報酬。除去上述成本，所有的其他成本皆可歸類于日常成本。例如公用事業成本、辦公耗材成本等等。

2 效益評估

效益評估包含效益分類與效益加權兩個部分。

（1）效益分類

結合已有研究，我們提出效益可以分為三個大類：教育效益、組織效益和外部效益。高校都希望能為社會提供最好的教育（教育效益），最好的管理（組織效益）和良好正面的社會形象（外部效益）。雖然這些效益類別有重疊，并且會以多種方式相互聯系交織。但是，至少給出了一種客觀的分類標準。例如教學中的信息技術應用不僅為學生帶來教育效益，也會改善學校組織中的信息流，或提高學校在特定環境中的外部形象。表1舉例說明了三種類型的效益。

（2）效益加權

在應用這個模型的時候，高校可以根據自己的戰略目標，以系統化的方式對不同的效益類別進行加權。例如，如果一個高校的戰略目標是強調社會服務，那么“戰略伙伴”的權值就可能高于“學生滿意度”的權值。高校必須首先確定哪些指標是重要的，以及如何對它們進行評分，用加權的方法來反映它們的相對重要性。當然評估結果只是對決策提供幫助，不能做精確化的測量。它是一種主觀的結論，但是它可以幫助高校更好地解釋他們的決策。

三 成本—效益評估模型操作步驟

為了完成信息技術應用的成本—效益評估工作，成本—效益評估模型將分六個步驟來實施操作。（模型操作以某大學信息技術課程整合項目評估為例）：

1 選擇評估項目

某大學需要評估三門信息技術整合課程的成本與效益情況，這三門課程分別利用了不同的信息技術。我們需要確定哪一種信息技術應用模式應當得到進一步的推廣應用。作為比較基準，我們將應用傳統教學方法的課程作為對照組也包含到評價對象當中。

所有的課程都是為經濟管理學院的大學三年級學生開設的，學生數量相似。課程A：筆記本電腦項目，這門課程利用大學所購買的電腦，推動小組學習與交流。課程B：虛擬學習環境項目，這門課程利用虛擬學習環境相關設備開展教學。課程c：個人反應系統項目，這個項目為學生提供了課堂學習情況的即時反饋，并且幫助教師管理大型的課堂討論。課程D：傳統教學方法。

2 確定項目總成本

應用簡化的ABC法，將每門課程的運行總成本計算出來，包括教學部分的直接成本以及分攤的基礎設施和支持服務成本。結果如表2所示：

3 效益評估指標加權

在這個簡化的比較評估中使用了一個有限的指標集，來評價上述的課程。這個大學的其中一個戰略目標是要形成一個良好的信息技術應用的公眾形象，并且強調應用信息技術提升學生的滿意度，鼓勵發展學生的創新能力。因此，我們對學生滿意度、學生創新能力和社會公眾形象指標給出了較高的權重。如表3所示：

4 應用加權效益指標評估

對于所選擇的每一個評價指標，模型的使用者都應選定一種適合的評價方法。本模型并沒有給出哪種指標使用哪種方法更為適宜的建議。但是，我們建議，為了使評估具有可比性，在一項評估中對同一個指標項應當應用同一種方法，使其具有相同的標準。

例如，我們用問卷調查來進行學生滿意度、學習質量和創新能力評價；對于員工滿意度的調查不僅參考問卷調查數據，也參考了平時觀察的結果；對于公眾形象的評價，由于沒有可用的定量數據，因此借助了相關專家的判斷。

我們把每門課程的評價結果轉換成1～10的評級，每個評價指標的評級再乘以權重得到一個加權分數，這些加權分數的總和代表了每門課程的效益評估測量結果。如表4所示：

5 確定成本-收益率

在確定每門課程的成本和效益的基礎上，我們就可以對它們進行比較，得出一個相對評估結果。一個最簡單的方法是將效益得分除以課程總成本，得到成本一收益率，如表5：

6 繪制圖形得出結論

如圖2所示，將表5的數據用圖形表示出來。“期望效益率”這條線表示人們對投資期望能獲得效益的平均水平，線的左上方表示其效益高于平均期望水平，右下方則低于平均值。如果能夠積累現有信息技術應用成本—效益的足夠數據，期望效益率可以用來判斷任何一個信息技術項目的價值。圖2的數據顯示，高校可能會進一步推廣C項目，因為它的投資回報率最高；如果高校資金充足，沒有財務限制，A課程也可能獲得推廣考慮，因為它獲得的效益更大一些：D課程顯然是效益最小的，但是同時也是投資最少的，它的投資回報率達到了平均期望水平。B課程的效益不高，但是投資不少，不考慮推廣使用。當然，這些結論只是提供了決策判斷的依據，真正的決策需要管理者和決策者考慮更多其他因素。另外要注意的是，本研究并未將時間變量納入研究范疇，而信息技術應用的效益可能會隨著時間的推移發生變化。

四 需要進一步解決的問題

本模型在實際的評估中既顯示了它的可操作性和實用性，同時也出現了一些需要進一步深思的問題。

1 效益的深度和廣度

本文選擇的評估案例是基于參加不同課程項目的學生數量大體相等的前提的。但是，如果學生數差異很大，就有可能會出現很大的問題。信息技術應用項目在一個小群體上得到一個大的效益與在一個大群體上得到一個小的效益，到底哪一個更有現實意義，這樣的問題就有可能無法得到明確答案。因此，具體的項目評估要非常重視對高校具體情境進行對話和討論，并且要根據高校戰略優先等級來確定不同指標的權重。

2 成本效益評估的時機

本文所涉及的評估案例都是在這些項目實施之后進行評價的。這種回顧性評價的優點是可以收集有關成本—效益的具有可信度的數據。但是如果需要在一個新項目實施之前進行評估，例如我們要去申請某項資金。那么模型中的成本—效益數據則必然是臨時性的和更加主觀的。而且，從新項目的實驗期所得到的成本和效益數據可能會隨著項目逐步深化而發生變化，有可能評估得出的結論與這些信息技術應用之后再評估的結論有很大不同。

3 跨項目數據的可比性

每個信息技術項目都能得到各自的成本—效益數據，但是能進行跨項目比較研究的成本—效益數據是很少的，對這一問題沒有簡單的解決方案。特別是效益指標有較大差異的項目之間更無法進行比較。

在現實操作中，使用與戰略目標相一致的少量指標作為通用指標，應用于較大范圍的信息技術應用項目，也可以進行項目間比較研究。這樣，成本—效益數據就可以基本做到系統化和具有可比性，當然實現的難度較高。

本文描述的成本—效益模型是以幫助高校管理者和相關決策者做出正確的信息技術投資決策為目標。它從組織機構層面出發，關注較大范疇的成本效益關系，可以根據高校的不同情況靈活運用。希望此模型能夠對高校的發展提供有價值的評估與決策建議，推動教育信息化進程的不斷深入。

編輯：小西