檔案管理精細化 為企業改革發展服好務

郭佳

摘 要：檔案是企業不斷發展的真實歷史記錄，通過對檔案的精細化管理將這些歷史記錄有機集合，才能充分反映企業不斷創新和發展的軌跡，使檔案管理工作與企業管理達到同步，更好為企業改革發展提供服務。

關鍵詞：精細化管理；企業；借鑒；服務

中圖分類號：[G275.9] 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2013）-12-0248-01

檔案是企業不斷發展的真實歷史記錄，煤炭企業在生產經營活動中將產生大量的生產技術、工程設計、設備管理、施工管理、質量檢驗等科學技術檔案，會計檔案，人事檔案。管理作為一種藝術，從古至今被世人研磨。檔案資料的積累和利用，直接關系著企業的經營管理水平和經濟效益。

一、提高認識，強化檔案精細化管理的重要性。

（一）實行檔案精細化管理的根本在制度。企業要強化檔案管理意識，將檔案管理納入企業議事日程，使其與安全生產經營管理中心工作同計劃、同部署、同檢查；納入部門年度目標管理，同考核、同評價、同獎懲。實行精細化管理是一項長期、艱苦、細致的工作，要由淺入深、循序漸進，不能一蹴而就。只有將基礎管理進行長期地細化，使其根植于管理創新之中，滲透到日常管理之中，融匯于生產經營之中，才能營造出一種無形的約束力。制度不是一牢永逸的，它是一個動態的過程。管理必須在實踐中針對新情況、新要求不斷完善、補充各項制度和標準，真正建立起一套科學、規范、操作性強的制度體系，才能形成一種具有強大動力的管理方式和運行機制。使廣大職工在一種動態管理中不斷完善自我，使企業在動態管理中不斷得以創新，進而實現管理中的人本內涵，發揮精細化管理的作用。

實行檔案精細化管理的目的在利用。檔案管理在基本建設中起重要的基礎保證作用。金川煤礦結合檔案管理精細化、規范化的發展要求，積極探索和完善礦井檔案管理模式及標準。對資料的收集、整理、移交、歸檔、保管、借閱、銷毀等過程，制定出科學規范、安全集中、系統完整、簡便實用的管理流程。結合公司檔案管理工作，對資料的收集、審核、整理、歸檔按以下流程操作：收集資料→分析資料→確定歸檔范圍→分類→裝訂→排列→編號→裝盒→編目→上柜。科學按照永久、長期、短期三類檔案保管期限進行分類整理、歸檔保管。

（三）實行檔案精細化管理的關鍵在領導。精細化管理的發力點在于抓落實。領導是企業運營的核心組織者和指揮者，具有決策、組織、指揮、創新和人事管理等方面的職能。企業檔案實行精細化管理，需要領導者發揮組織職能，充分了解檔案管理工作在企業發展過程中的重要性，使企業檔案為企業的發展服務，為在激烈的市場競爭中更大的跨越與發展，以及取得更大的勝利保駕護航。同時，企業領導要把企業檔案管理納入企業管理體制，實行檔案集中統一管理，保證檔案管理工作在企業領導心中的特殊地位。這樣有利于企業檔案工作的統籌規劃和發展，有利于理順企業科室及上下級之間的關系，使檔案工作更好地為企業服務。配備專職的高素質的管理人員管理檔案，從而保證檔案管理水平的提高，更好地為企業服好務。因此，實行檔案精細化管理的關鍵在領導，在于領導發揮核心的組織和指揮職能。

金川煤礦在具體的檔案管理過程中起點高、基礎牢，強化精細化管理。成立了專門的檔案管理領導小組，配備專人從事檔案管理工作，對于檔案庫房的設備和設施和管理，檔案的裝具，文書檔案、科技檔案的組卷等根據國家、自治區、神華集團有關規定和標準進行具體的工作落實。

二、以精細化管理為目標，加快檔案的現代化管理進程。

檔案管理電子化是檔案管理工作實現信息資源共享，為經濟建設提供有效服務的主攻方向，是現代企業精細化管理的發展方向之一，也是檔案事業發展的必然趨勢和戰略選擇。企業現行文件和檔案管理應用計算機技術的歷程，不僅記錄著企業現行文件和檔案規范化、系統化管理的軌跡，而且反映著企業精細化管理和信息化的進程。

與紙質文件相比電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作，因傳統觀念，往往忽視了電子文件的歸檔。由于電子文件對計算機系統的依賴性，使其必須借助計算機編目歸檔。我認為，推動電子文件歸檔工作應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發，順應其規律，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

實現檔案管理電子化，可以解決目前紙質檔案管理中的標準不統一、內容不齊全，整理質量不高、規格不統一等問題；解決了紙質資料平時無法歸檔，必須等到年底才能整理歸檔的問題，保證了檔案的歸檔率和完整率；解決了多年來一直處于封閉式的傳統檔案管理局面，提高了檔案的利用價值。可以最大限度地實現檔案信息的共享，提高檔案的綜合利用效率。

三、緊緊圍繞實際，為企業改革和發展提供優良服務。

檔案在企業精細化管理中的作用主要表現。一是可為企業提供先進的科技信息和管理動態。現代社會是信息社會，科技發展步伐快，知識更新的周期短，檔案管理通過開發檔案信息資源，以圖書、雜志、情報資料、電子郵件等形式，為企業及時提供最新科技動態和先進的經營管理理念。二是圍繞企業資產和資金管理、質量管理、成本管理、技術創新、市場營銷、民主管理等方面，為企業經營管理提供積極服務。檔案作為企業的一面鏡子，代表著企業不同時期的經營管理水平，幫助企業不斷去粗取精，去偽存真。借助檔案，通過對企業經營管理各個方面和環節工作的不斷總結、反思，探索出符合企業實際的先進經營管理模式。

煤炭企業的檔案管理是一個集諸多事項為一體的管理過程，其最初形成的最原始的、最真實的記錄，是煤炭企業檔案管理工作中重要的組成部分，是維護煤炭企業的經濟利益、合法權益和維護歷史真實面貌的重要性、基礎性工作，用精細化的管理手段保存好這些檔案是所有企業檔案管理中的重中之重。檔案是企業的信息資源，是企業的寶貴財富，是企業改革和發展的軌跡，檔案管理在企業管理中具有不可替代的作用。“天下大事，必做于細。”因此，檔案管理工作的質量對企業的可持續發展產生著越來越重要的影響，加強精細化管理刻不容緩！