高校辦公室工作的初探

楊洪英

摘要：高校辦公室工作是真正做好參謀、協調、服務工作的關鍵。

關鍵詞： 高校辦公室工作 參謀 協調 服務

高校辦公室作為高等學校的綜合管理機構， 是承上啟下、聯系左右、協調內外的橋梁和樞紐。承擔著參謀助手、溝通協調、督辦檢查、服務等基本職能。隨著高等學校的發展，對辦公室工作提出了許多更高的要求，因此對辦公室工作也會產生一種危機感和責任感，也是辦公室工作人員的重要課題。

一、高校辦公室的工作職能

高校辦公室是校領導決策落實的重要部門，必須擔當好助手的作用。

（一）參謀作用

領導決策是一項難度很大的工作。首先， 要抓好信息調研，強化參謀助手職能。具體體現在一下五個方面：第一，為領導及時、準確、全面地提供信息；第二，圍繞學校中心工作組織調查研究；第三，就重大事件的處理提出對策性建議；第四，根據領導意圖做好重要文稿的起草工作；第五，協助領導實施管理、處理日常事務，做好反饋工作。參謀作用是辦公室的首要職責，但要做到出謀而不決策，參與而不干預。

（二）協調作用

辦公室處于高校的關鍵位置，一定要樹立全局意識，強化溝通協調作用。學校與外界之間、學校各部門之間、學校領導與下級單位之間，都需要進行信息的溝通，通過信息溝通來了解情況，辦公室則是這種溝通的橋梁，一是承擔著信息的收集、處理和發布傳送的任務， 并負有保證信息暢通的職責。二是工作的溝通與協調。對內，辦公室要協調部門之間、部門與個人之間、師生之間等等別人不好管、不愿管的復雜矛盾。辦公室要通過建立和完善內部的各種溝通渠道和協調機制，做到貫通上下、協調左右，促進內部的交流與合作，避免或減少內部的摩擦與沖突，增強學校的凝聚力；對外，辦公室承擔著繁重的接待任務，要熱情地迎來送往，積極地對外聯絡，要發揮好橋梁和中介作用，要為學校開拓關系，廣結人緣，創造和諧的社會環境。因此，綜合協調作用是辦公室的基本職責。通過辦公室這個運轉樞紐，能夠切實做好校領導統攬全局的協調作用，促使全校上下圍繞中心，共同協力推進學校建設。

二、高校辦公室人員工作中存在的問題

（一）定位不當

部分辦公室人員過多依賴傳統的經驗式管理，缺乏主動參政意識，平時忙于應付事務，沒有充分發揮傳遞信息、協調左右、輔助領導決策的參謀作用。也有部分辦公室人員參政熱情過高，參謀過頭，造成越位現象，影響校領導的正常工作。

（二）政治、思想素質需提高

辦公室人員平時忙于處理各類繁雜事務，難以進行系統的政治理論學習，影響政治素質的提高。在職稱評定、學歷進修、科研項目申報等各方面相對缺乏機會，使得辦公室人員思想有情緒，工作缺乏熱情，工作中存在不求有功，但求無過， 領導沒有批評就是表揚的消極思想。

（三）專業素質不高

辦公室人員多從各部門選調過來，多屬于半路出家，缺乏系統的專業培訓。因為辦公室工作任務重、隨機性大，所以很難組織安排時間進行系統的專業培訓，更不用說接受現代管理學、教育學、心理學等方面的培訓。

（四）服務不全面

許多辦公室人員認為辦公室就是為校領導服務，只要把領導交辦的各項任務按質、保量及時地完成就可以了，對基層和師生員工所反映的問題，采取能推就推， 能拖就拖的工作作風，造成對學校工作大局的不利影響。

三、改進辦公室工作的幾點建議

（一）校領導對辦公室工作的重視

校領導對辦公室工作的重視和關注是充分發揮辦公室積極作用的前提。領導能充分認識辦公室工作對學校發展的重要性， 能充分理解和體諒辦公室工作。首先領導重視辦公室人員的素質培養，盡可能安排時間讓辦公室人員分批接受專業培訓，并能創造條件， 讓他們走出校門到其他兄弟院校參觀、學習取經。其次加強辦公室崗位責任制建設，使辦公室人員的職稱評定、學歷進修等待遇與工作績效真正掛鉤。總之， 校領導對辦公室人員既要使用，又要關心， 更要培養，以充分激發和調動工作熱情，最大限度發揮每個人員的主觀能動性來提高工作效率。

（二）強化高校辦公室工作的制度管理

第一，要提高人員素質， 實現管理隊伍創新。首先，辦公室人員要樹立堅定正確的政治方向，具備較高的政策水平，系統掌握馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和三個代表以及科學發展觀的重要思想，學習和領會黨的各項方針、政策，加強黨性修養。了解和掌握學校的各種政策，深刻理解校領導的決策意圖和學校的重要工作部署，其次，強化服務意識，敢于突破陳規陋習，創造性地開展工作。工作中汲取過去好的經驗，不斷總結、完善、提高， 能做到超前思考，增強工作的計劃性和預見性，把被動工作改為主動工作。做到主動服務、優質服務，把工作做到實處。再次，系統學習管理學、教育學、心理學等方面的知識。

第二，要健全和完善各項規章制度，實現制度創新。如果不遵循一定的規律、不建立科學的規章制度，要實現辦公室工作的規范化運行就是一句空話。為此，高校辦公室要不斷健全和完善各項規章制度。要實現管理制度的創新，必須采取以下措施。首先，要抓好建章立制工作。要按照從嚴、從細、從實的原則，建立健全辦公室各項規章制度，規范辦文、辦事、辦會程序；規范檔案、印章管理；規范安全、保密、信息、接待工作。努力使各項工作有章可循、依章辦事。其次，要建立崗位目標管理體系。高校辦公室應從工作實際出發確定工作目標，細化分解任務，并逐項落實到各個科室和每個人的崗位上同，完善以崗位責任制為核心的目標管理體系。做到事事有人管、人人有事干，防止因職責不清而出現的推諉扯皮、工作脫節和撞車現象。再次，要抓好制度的檢查和落實。要逐步建立一套操作性強、便于監督和檢查的考評機制，把辦公室人員的年終考核與聘期考核相結合、群眾監督與組織考察相結合、考核結果與晉升聘任相結合，對于能夠出色完成崗位目標的給予晉級或提拔；對不認真履行崗位職責，不完成任期目標的，要提出警告，以觀后效；對不履行崗位職責且不思進取、不安心工作的要予以解聘。形成積極向上、有利于優秀人才脫穎而出的運行機制，激發隊伍的生機和活力，使辦公室朝著健康、高效規范、有序的方向發展。

參考文獻：

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