信息化會計系統控制對會計人員的挑戰及對策

孫麗麗

摘要：會計作為一個信息系統，對內能夠向管理層提供經營管理的諸多信息，對外可以向投資者、債權人等提供用于投資等決策的信息。會計系統控制主要是通過對會計主體所發生的各項能用貨幣計量的經濟業務進行記錄、歸集、分類、編報等進行的控制。而在信息化環境下，很多工作都可以通過計算機來完成。因此，信息化會計系統控制的特點及對會計人員的要求都較傳統內部控制有較大變化。

關鍵詞：信息化 會計系統控制 挑戰 對策

1 信息化會計系統控制的特點及發展趨勢

我國《企業內部控制基本規范》第三條將內部控制定義為：“是由企業董事會、監事會、經理層和全體員工實施的，旨在合理保證企業經營管理合法合規、資產安全、財務報告及相關信息真實可靠，提高經營效率和效果，促進企業實現發展戰略的過程?！痹跁嫻ぷ髦校捎谥T如客觀因素、主觀原因等可能會對會計信息系統產生影響，從而影響會計信息的真實性、可靠性，影響會計信息需求各方的決策。因此無論是在傳統手工環境下，還是在會計信息化環境下都必須通過行之有效的內部控制來加以預防以減輕其危害。世界上因內部控制失控導致倒閉的例子很多。如美國《財富》500強中排名前100位，美國第二大電信公司——世通公司就因為其內部控制長期處于失衡狀況而于2002年年末破產，成為美國歷史上最大的破產個案。由此可見一個恰當、制衡的內部控制系統的重要性和必要性。信息化會計系統是指將會計信息作為管理信息資源，全面應用計算機、網絡通信為主的信息技術對其進行獲取、加工、傳輸、應用等處理，為企業經營管理、控制決策和經濟運行提供充足、實時、全方位的信息。使用電子計算機進行會計核算，是電子計算機代替手工對會計信息進行加工、處理及對外報出會計報表的系列過程。會計信息化是會計領域的一場技術革命，它對會計理論、會計實踐等諸多方面都產生了深遠影響。由于計算機對數據的處理具有快速、準確、高效等特點，它的引入使得會計信息的產生更為及時，充分保證了會計信息的時效性，提高了會計信息的使用價值。但會計信息光有時效性是不夠的，一份高質量的會計信息必須是客觀真實的。只是信息化會計系統控制較傳統手工環境下有其自己的特點及要求：

1.1 內部控制的范圍有所擴大。在信息化環境下，各種會計數據均以記錄、文件形式存儲在磁性介質上，實現了“無紙化”存儲。內部控制的重點由傳統環境對人的控制變成對人和計算機的雙重控制，內部控制的范圍漸趨擴大。

1.2 內部控制的要求有所提高。在傳統會計環境下，會計信息以憑證、帳簿、會計報表等形式進行反映，這些數據若被修改，可以從會計人員的筆跡和印章上分清責任。數據載體的不易修改性使得內部控制較易實現。實現信息化后，“有形”變“無形”，對存儲在磁性介質上的會計數據進行不留痕跡修改在技術上是可以實現的。如果缺乏必要的內部控制，則會計數據受到非法操作的風險必然增大。因此信息化會計系統控制的要求大大提高。

1.3 數據的高度集中使得失誤蔓延快。手工會計系統的數據處理是分散于多個部門，由很多人一步步地完成審查、核算、監督的，所以一個失誤往往在下一個環節被發現并被告改正。但實施信息化后，數據實現共享，數據高度集中，處理速度也很快，所以當一個小小的錯誤出現后，會很快蔓延到其他的部門以及以后的處理程序，造成不可估計的損失。

1.4 內部控制成本加大。信息化會計系統的數據處理突破了原有的封閉式，呈現出開放性、共享性、分散性的特點。利用互聯網的優勢可實現內部控制的宏觀化，擴大內部控制的范圍。但網絡環境的開放性使信息的不安全性加大，增加了信息管理成本。

網絡化、可視化將成為信息化會計系統的發展趨勢。“可視化技術，即運用計算機圖形學和圖像處理技術，將數據轉換成圖形或圖像在屏幕上顯示出來并進行交互處理的理論、方法和技術，可使系統中不同的信息使用者可隨時點擊自己的角色，進入操作界面，分別查看決策指標的指標值和對應的交互圖表?！彪S著信息化會計系統的廣泛應用，學習如何幫助企業做出有效決策成為財務人員的發展方向。

2 信息化會計系統控制對會計人員的挑戰及會計人員的對策

綜上所述，信息化會計系統控制有其自身獨到的特點，而對會計人員則提出了新的挑戰。作為新時代的財務工作者，我們唯有接受挑戰，扮演好信息化會計系統控制中會計的角色。

2.1 從事會計工作的人員，必須取得從業資格證書外，還應取得計算機等級證，能取得英語等級證就更好了。計算機與英語密不可分，學會英語，可以幫助會計更好地操作、駕馭軟件，使它真正成為會計的得力助手。同時時常閱讀網絡、反黑客等書籍都是必不可少的，它們可以幫我們時刻識別系統風險，可以自行處理的自行處理，不能處理的報告計算機網絡管理維護員，使風險及時修復，避免造成更大損失。如果領導給力，能夠經常組織各種培訓，那會計就享福了，一定要抓住機會好好充實自己。要記住在信息化環境下，會計不僅僅是一個財務工作者，而是一個復合性人才，任何知識對我們會計而言都是有用的。

2.2 會計系統是為確認、匯總、分析、分類、記錄和報告企業發生的經濟業務，并保持相關資產和負債的受托責任而建立的各種會計記錄手段、會計政策、會計核算程序、會計報告制度和會計檔案管理制度等的總稱。信息化環境下無疑使這一切變得更加高效、快捷。原來需要人為控制的環節，可以更多依賴軟件、網絡。因此設計選擇一套功能齊全、性能良好、便于操作的軟件是內部會計控制的一個重要環節。至于是自行設計、還是外購，那就要根據成本效益原則衡量。軟件在內部會計控制中的重要作用可通過它的功能來說明。一套會計核算軟件至少要有以下幾方面功能。

①原始憑證甄別功能。②根據審核無誤的原始憑證，編制記帳憑證并據此復式記帳。確保帳證、帳帳相符。③按月結帳功能。防止提前或延后結帳。如要提前結賬，系統可溫馨提示：主人，還未到月底，請恕不能結賬。如月底仍不結帳，系統可提示：主人，該結賬了，否則后面操作無法完成。④年底結賬以后編制年度財務報表。⑤根據財務報表數據計算各個財務分析指標，并據此評價企業業績。

上述有些功能要實現還必須有外圍設施和相應程序支持。如原始憑證甄別功能，我們可借鑒銀行大額結算把客戶身份證掃描入電腦以確認其身份的方法，把本企業相關業務完善的原始憑證掃入電腦建立圖片庫，當具體業務發生時可與之比較，不完善的項目給予提示。同時應把本企業相關業務涉及金額通過市場調查以數據區間的形式建立數據庫，當具體業務發生時，通過搜索引擎看原始憑證金額是否在合理區間內。數據庫中還應體現特殊業務的比率，如招待費等占全年收入的比重。該項業務累計支出已超額，系統應予提示：已超過法定數額無法辦理。數據庫中的相關數據，還應根據市場變化及時予以調整。第5項根據財務分析指標分析企業業績，系統的分析有其固有的局限性，僅限于具體數據而缺乏對宏觀經濟形勢、同行業發展態勢、行業景氣度等因素的考慮，因此需要我們對其分析結果加以補充完善。

2.3 保密意識更要提高，以前信息都是紙質的，只要妥善保管一般情況下不會發生差錯。而信息化則是無紙化，稍有疏忽就可能造成數據丟失。因此時刻不忘備份很重要，當然軟件也可設計此類提醒。如在關閉系統時可提醒：要備份嗎？此外，設置且時常更換密碼是必須的，這點還要企業提供支持，設置一名計算機管理維護員，防止各種病毒入侵盜取密碼及重要會計信息，這名維護員必須有良好的職業操守，較高的業務能力。同時企業還應采取限制接近措施。即無關人員不得使用專職會計人員電腦，會計人員自己也要提高警惕，一旦要離開電腦必須關閉系統。

2.4 通過網絡這個平臺了解更多的財經資訊，掌握行業動態，使財務分析報告更真實反映企業實際，更好地滿足各方面對信息的需求。同時對企業中存在的問題特別是內部控制方面，提出積極有效的改進措施，真正成為管理層的得力助手。

信息化是動態發展的，科學技術日新月異，一定會有更多、性能更加完善的軟件為我們內部會計系統控制設卡、把關。而科學技術的進步，必然促使會計人員不斷提高自身素質、修養，使自己永遠立于不敗之地。

參考文獻：

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