辦公自動化在文書檔案管理中的應用

孫奇

新世紀的到來，隨著工作需求的日益增大，文書檔案也跨入了高自動化時代。該文主要分析了文書檔案在辦公中的應用管理，并針對時下文書檔案在當代發展中所遇到的瓶頸提出了解決措施。

時下，網絡技術和計算機技術正在迅猛發展，文書檔案管理在各種各樣的數字化辦公設備中顯得越來越重要，其應用也得到了廣泛普及，拉開了文書檔案管理的新篇章。由于文書檔案管理技術的進一步提高，辦公自動化也相應地得到了提升，大大提高了工作效率和工作質量，解決了檔案儲存的空間難題。

辦公自動化促進了文書檔案的管理應用

工作效率和工作質量的突破。傳統的檔案管理，需要手工操作，完全依賴人工完成對檔案資料的各方面的收集、儲存以及搜索，這種傳統模式需要消耗大量的人力物力，效率低下，其利用程度遠遠無法滿足當前人們迅速膨脹的需求。然而，辦公自動化就應運而生了，它的最大特點就是簡化辦公程序，將檔案資料的信息由數字化處理之后儲存到計算機中，兼以計算機強大的運算速度，處理檔案信息在一瞬間就可以完成。除此以外，該過程還使得文件檔案的采集、儲存以及搜索變得特別方便簡捷，從而極大地提高了工作質量和工作效率。

檔案儲存空間難題的解決。隨著計算機的普及，辦公自動化設備需求也日益增大，相應地，數字化電子文件和文書檔案的擁有量也急劇上升。我們需要具體問題具體分析，根據具體情況將電子文件文書檔案印刷成紙質文書檔案進行保存。此外，隨著新形勢下檔案管理和信息服務的需求量的加大，還需要逐步將原來的紙質文書檔案進行數字化處理，以增加電子文書檔案的擁有量，提高辦公自動化檔案信息搜索服務的技術水平。

檔案信息共享和在線服務。傳統的檔案管理實質上是一種“死”檔案管理模式，檔案信息查找困難，信息不能共享，利用率及其低下。但是，利用計算機對檔案進行數字化處理，文書檔案轉換成電子文本，并建立統一的電子文書數據庫，這樣一來，檔案管理由案卷級擴展到文件級，由單一渠道擴展為體系化，檔案目錄的外部特征轉換為內部特征，綜合管理，極大的提升了檔案運作水平，提高了工作效率。此外，有效利用網絡技術和計算機技術將檔案信息與載體分離管理利用，達到信息系統共聯，從而得出信息的縱向和橫向、歷史與現實之間的多方位、多層次的記錄，有效地實現了檔案信息的在線服務和共享資源。

文書檔案管理辦公自動化中所面臨的問題

電子文件固有的特性使得文件的保密性被削弱。電子文件的屬性不同于紙質文件，沒有固定的形式，它更易于修改，滿足內容多變的需求，而且改動不留痕跡。不像紙質版文件有其特定的字體，電子版文件的字體、字號等文字格式的修改都有固定模板，修改十分便利，而且操作簡單。紙質版文件需要蓋印章或者親自簽名，電子版則不能。綜上所述，電子版的固有屬性使得人們無法單單依靠文件上印章、字跡或者簽署筆跡等主觀特性來判斷一份電子文件是否為原件，這就決定了電子文件的原始性的不確定性，文件內容的原貌把握變得尤其困難。以上這些因素造成了電子文件作為保密管理工作的瓶頸，這是電子文件進一步發展所要面臨的困境。

檔案管理人員需要高端的綜合素質。只有檔案管理人員具備高端的綜合素質，才能做好這項工作，因為電子文件以及電子文件歸檔和電子檔案管理都是十分專業且技術含量高的工作。提高檔案管理人員的知識水平，進一步發挖掘掌握相關技術的復合型人才，這樣的人才，不僅要求熟悉檔案信息處理相關操作，還要具有較高的綜合業務素質。也就是說，能夠管理好信息檔案的人才，既要精通傳統檔案管理的理論、方法、原則和技術，還要了解相關的計算機技術和數據通信技術。

解決辦法

實現人員專業化和現代化的有機結合。現代化的人力資源是文書檔案實現辦公自動化的有力保證。由于傳統模式實行時間較長，短時間內難以迅速轉換為現代辦公自動化模式。結果就是長期接收傳統檔案管理思想的人員素質偏低，綜合實力不強，現代化設備無法得到充分的利用，更不可能實現檔案信息數字化。要轉變這一局勢，就必須讓文書檔案管理人員認清形勢，加強自身的責任意識和憂患意識，與時俱進，既要牢牢掌握傳統模式中有效的檔案文書管理方法、理論、和原則等精華內容，又要緊跟時代的步伐，掌握好計算機或數據通信技術，真正實現文書檔案管理人員的專業化和現代化的有機結合。

有效地提高文書檔案管理的安全性。利用一些專業軟件對電子文件文書檔案進行加密處理；利用計算機技術中的路由器和防火墻等措施實現辦公自動化，使得內外網得到妥善隔離，保證辦公自動化網絡的安全性和保密性；利用計算機技術中的備份和驗證措施，以免電子文件丟失和失真，對于永久性保存的電子文件要制成紙質版文件或微縮品；利用微縮技術，將帶有手跡、蓋有印章或者自己模糊的文書檔案轉變為圖像性質的電子文件，有效地防止電子文件文書檔案被任意篡改，從而保證了電子文書文件的原始性和文件內容的原貌，此外，還能夠極大地減少文書檔案的存儲空間，有效的提高了文書檔案的保存期。

總之，本文通過對當代文書檔案的管理分析，總結出了辦公自動化進入當代社會的必要性以及所遇到的瓶頸，并針對各項具體問題作出了相應的分析，提出了相應的解決措施。實現辦公自動化，不僅將大大地提高工作效率，更能有效解決檔案儲存在空間占用方面的難題，這也揭開了文書檔案管理的新篇章，構建文檔管理新局面。