淺談如何做好企業辦公室管理工作

張永強

摘 要：企業辦公室是溝通上下、協調左右的橋梁紐帶，是傳遞信息的中樞，又是協助領導決策的“外腦”和處理日常事務的手足。有效的辦公室行政管理，能使企業運行順利。 本文就辦公室管理進行了探討與分析。

關鍵詞：辦公室 管理

在企業的不斷崛起并發展壯大的過程中，企業辦公室已經成為企業綜合性的管理服務機構，擔負著為企業發展謀劃決策以及監察決策順利實施服務的重要職責，作為企業的經營運作中樞，辦公室在企業管理發展中，具有承上啟下、聯系左右、協調內外、溝通四方的特殊地位和作用；同時，也是協助企業領導進行重大決策的參謀。結合多年工作實際，筆者就做好企業辦公室管理工作進行了一些思考。

一、企業辦公室的重要地位和行政管理職能

辦公室是企業對外的“窗口”，起著保持企業正常運轉的“橋梁紐帶”作用，擔負著對外交往、上情下達、下情上報和后勤服務等繁重工作，處于協調單位各部門、連接領導和基層的樞紐地位，是企業的信息中心、服務中心、參謀中心和指揮中心，起著參謀助手、督促檢查、綜合協調等作用。辦公室的行政管理職能主要有四個方面：

（一）是助手作用。按照公司的部署，辦公室要結合領導的意見，貫徹執行、組織實施和檢查落實執行結果，對加強企業管理、維護正常工作秩序、保證工作質量等發揮著重要的作用。

（二）是參謀作用。辦公室人員要經常深入一線，了解基層情況，聽取意見、總結經驗、提出改革建議，并及時向領導匯報、提出建設性的參考意見，做好領導的參謀。

（三）是協調作用。辦公室在行政管理工作中要負責協調，以維持正常的工作秩序，及時傳達上級部門和本單位領導的指示精神，主動協調好各部門的關系，起著承上啟下、聯系內外的樞紐作用。

（四）是保障作用。既要保證上級部門和本單位布置的各項具體事務工作及時有效地完成，保證領導集中精力思考和處理工作中的重大問題，又要同單位內各部門建立良好的工作關系，傾聽他們的意見，充分調動員工的積極性，齊心協力完成各項任務。

二、做好辦公室管理工作要正確處理四個方面的關系

（一）要處理好服務中心與日常事務的關系。辦公室工作千頭萬緒，既要協助領導研究制定方針政策，認真組織好實施，又要運轉好日常工作。這就要求辦公室妥善處理好兩者關系，既保證重點，又統籌兼顧。要切實把中心工作擺在首要位置。中心工作是辦公室工作的重心，在總體工作安排上，必須圍繞中心工作、重點工作和全局工作來開展。在實施過程中，日常事務工作要為中心工作讓路，不能讓一般性工作沖淡中心。要增強工作計劃性和預見性。辦公室工作要善于在被動中爭取主動。要領會領導的工作意圖，及時把握工作動態，增強工作的預見性，努力提高工作效率。

（二）要處理好參與決策與抓好落實的關系。辦公室主任必須具有敏銳的洞察力，及時分析研究改革和建設中出現的新情況、新問題，抓住牽制單位發展的全局性問題和主要矛盾。能謀和善謀是首要職責。但如何在當好參謀的同時，抓好各項決策和工作部署的貫徹落實，實行有力督導，往往是一個薄弱環節。為此辦公室工作要協助領導抓好落實工作，要按照工作內容和分工，協調有關部門抓好督促檢查，對工作落實提出要求，制定標準，明確時限，消除梗阻。

（三）要處理好政務服務與事務服務的關系。政務服務和事務服務都是為領導工作服務的、不可缺少的有機組成部分。政務是核心，事務是保證，但二者不能平均用力，必須堅持以政務服務為主線。辦公室工作必須向政務傾斜，將綜合、信息、調研、督查等方面工作擺在突出位置來抓，不斷提高工作質量。當然，對日常接待、后勤服務等方面工作也不能疏忽和松懈，辦公室工作只有分工不同，無大小事之分，必須認真對待。

（四）要協調好行政工作與單位各級組織的關系。一級組織的戰斗力來自于凝聚力。在市場經濟的新形勢下，需要辦公室協調的關系越來越多，領導成員之間、上下左右之間、本地和駐地之間等關系都需要協調。辦公室行政管理工作應遵循兩條原則：要在經營管理工作中，維護好行政領導的核心地位；要發揮好單位各級組織的作用，在中心工作上形成合力。

三、辦公室人員應該做到以下五點

作為辦公室人員，必須充分認識辦公室的重要地位和職能作用，站在全局的角度，用發展的眼光看問題。有高度的政治敏感性，想問題、辦事情與決策保持一致。站在群眾的立場，分析思考解決問題。辦公室人員應該做到以下幾點：

（一）要加強學習教育，不斷提高素質。辦公室工作涉及面廣，特別是擔負著為領導輔助決策的任務，如果平時不注意加強學習，不斷更新知識，就難以勝任工作。因此要不斷提高辦公室人員的政治水平和理論素質，不斷提高“辦文、辦事、辦會”的水平和能力，加強心理素質鍛煉和能力培養，不斷滿足新形勢下對辦公室工作的高標準和高要求的需要。

（二）要做好調查研究，為決策提供準確依據。辦公室工作要為領導決策提供服務，當好參謀助手，這就要求我們把調研工作作為一項重要任務來抓。要在充分調研的基礎上，認真撰寫報告，提出可行性建議和意見，為領導決策提供最準確、最真實的依據，發揮調查研究對單位綜合性、全局性決策的組織、指導、服務、協調作用。在制訂工作目標時，要將預期目標與奮斗目標相結合，提高辦事效率。

（三）要提升服務質量，扎實開展各項工作。辦公室工作要做到走一步想三步，有通盤考慮的意識，有很強的計劃性和件件事情到位、項項工作落實的負責精神。要走一步三回頭，辦完回頭看看，多檢查幾遍，重要的活動模擬一遍，辦事辦會才能滴水不漏。還要走一步是一步，干好份內事，凡事重質量，求效率，謀創新，努力做到讓領導滿意、同級滿意、群眾滿意。

（四）要提高溝通能力，抓好綜合協調。各個職能部門是一個相互聯系、各有分工的工作體系。為保證這個體系運轉正常，辦公室發揮著重要的協調作用。綜合協調包括對上對下、同級之間、局部與整體之間、領導人之間、單位與外界之間等多個方面。促進各部門團結協作，提高服務質量。溝通上要講究方式方法，面對復雜問題時，既講求原則，也講求人文關懷。

（五）要加強勤政廉政建設，樹立良好形象。辦公室人員經常在領導身邊工作，個人形象的好壞直接影響單位領導的形象。因此，辦公室人員要樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，勤政上必須做到忠于職守、善于思考、勇于創新、樂于奉獻，廉政上必須做到不濫用權力、廉潔自律、遠離官氣、一身正氣。

總之，我們只有圍繞企業的中心工作做好辦公室管理工作，才能更好地提升企業的品牌，提高企業的經濟效益。