論交通運(yùn)輸行業(yè)辦公室管理方法與藝術(shù)

李輝平

【摘 要】 就辦公室管理方法來言，近年來各行各業(yè)也相繼出臺(tái)了很多措施，并且通過嘗試也藝術(shù)性地、巧妙地運(yùn)用在辦公室管理實(shí)踐上來，并取得了一些可喜的成效。然而，在交通運(yùn)輸領(lǐng)域，辦公室管理目前仍舊需要深化和改進(jìn)其策略。本文將就交通運(yùn)輸行業(yè)辦公室管理方法與藝術(shù)有關(guān)問題及其對(duì)策進(jìn)行分析與探討。

【關(guān)鍵詞】 交通運(yùn)輸；辦公室；管理方法；保障機(jī)制

在當(dāng)今社會(huì)中，面對(duì)全面建設(shè)小康社會(huì)的新形勢和貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的新要求之下，交通運(yùn)輸?shù)倪M(jìn)一步發(fā)展走以提升系統(tǒng)協(xié)調(diào)能力為主的內(nèi)涵式發(fā)展道路的改革勢在必行。究其原因，

（1） 這是滿足國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展總體需要，特別是滿足經(jīng)濟(jì)社會(huì)向循環(huán)經(jīng)濟(jì)、綠色經(jīng)濟(jì)、生態(tài)經(jīng)濟(jì)、知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基本需要；

（2） 這是符合經(jīng)濟(jì)社會(huì)可持續(xù)發(fā)展對(duì)交通運(yùn)輸?shù)目傮w要求，建立安全、高效、經(jīng)濟(jì)、協(xié)調(diào)、綠色的交通運(yùn)輸體系；

（3） 交通對(duì)資源的占用、對(duì)環(huán)境的破壞及交通傷亡等要控制在國家允許范圍內(nèi)，實(shí)現(xiàn)資源、環(huán)境、交通的和諧統(tǒng)一。

在這種局勢下，交通運(yùn)輸行業(yè)的辦公室管理尤為重要。一方面，辦公室工作不應(yīng)與室外交通運(yùn)輸工作脫節(jié)；另一方面，辦公室工作還要推動(dòng)交通運(yùn)輸工作正常發(fā)展，并給與其以指導(dǎo)。為了規(guī)范辦公室管理，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)利益最大化，達(dá)到責(zé)任到人的目的，作為交通運(yùn)輸行業(yè)的“中樞機(jī)構(gòu)”，辦公室的管理尤為重要。

因此，交通運(yùn)輸行業(yè)需要以下管理方法。

1） 實(shí)現(xiàn)責(zé)任到人的辦公理念，交通運(yùn)輸業(yè)包括陸路運(yùn)輸、水路運(yùn)輸、航空運(yùn)輸、管道運(yùn)輸和裝卸搬運(yùn)5大類。所以，在辦公中，分門別類責(zé)任到人是實(shí)現(xiàn)管理的重要方式，從而推動(dòng)各種運(yùn)輸方式在發(fā)展過程中按照比較優(yōu)勢進(jìn)行分工與協(xié)作，使運(yùn)輸結(jié)構(gòu)和運(yùn)輸布局不斷趨于優(yōu)化。在每一個(gè)運(yùn)輸機(jī)制下進(jìn)行管理，既可以責(zé)任逐級(jí)有序下放，也不會(huì)出現(xiàn)無人問津的現(xiàn)象。

2） 二是從各部門制定的年度工作計(jì)劃與要點(diǎn)及一些專項(xiàng)工作文件中提煉需要各部門負(fù)責(zé)的具體工作及進(jìn)度要求；

3） 三是根據(jù)歷年工作經(jīng)驗(yàn)以及政府上級(jí)或者現(xiàn)實(shí)需要總結(jié)出何時(shí)需要完成什么工作。

當(dāng)然，管理藝術(shù)也尤為重要，在交通運(yùn)輸行業(yè)中，我們依舊要學(xué)習(xí)其他企業(yè)的管理精神，主要體現(xiàn)在創(chuàng)新與獎(jiǎng)勵(lì)兩方面，其中工作創(chuàng)新是核心。用發(fā)展的眼光來看，工作中面臨的任務(wù)問題都能通過硬件投入或軟件改進(jìn)得到解決。辦公室工作人員要敢于面對(duì)困難，深入分析問題存在的原因，探討解決問題的途徑。“創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國家興旺發(fā)達(dá)不竭的動(dòng)力”。創(chuàng)新運(yùn)用于交通運(yùn)輸行業(yè)辦公室工作，能極大地提高辦公室工作效率。具體體現(xiàn)在：

（1） 工作設(shè)備創(chuàng)新。打造信息化、自動(dòng)化的工作平臺(tái)能明顯提高辦公室工作效率，如配置較為先進(jìn)的電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、照相機(jī)、錄像機(jī)、投影儀、錄音筆、移動(dòng)硬盤等。

（2） 工作技能創(chuàng)新。辦公室系統(tǒng)要不斷提高網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用水平，大力推進(jìn)無紙化辦公，充分運(yùn)用QQ、E-mail等公共網(wǎng)絡(luò)資源及自主開發(fā)的校園政務(wù)系統(tǒng)、手機(jī)短信平臺(tái)、專業(yè)管理軟件等專用資源，達(dá)到“無紙勝有紙，無聲勝有聲”的境界。

（3） 工作思路創(chuàng)新。辦公室工作人員要解放思想，實(shí)事求是，開拓進(jìn)取，敢于突破“只防出錯(cuò)、不求出新，只求保險(xiǎn)、不擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，只循陳規(guī)、不探新路”的思維定式，敢于克服唯書唯上、照搬照套的行為慣性，不斷尋求工作新思路，不斷探索工作新方法，不斷總結(jié)工作新經(jīng)驗(yàn)，努力開創(chuàng)工作新局面。

（4） 工作知識(shí)創(chuàng)新。當(dāng)今社會(huì)，科技發(fā)展日新月異，辦公室的設(shè)施設(shè)備必然會(huì)隨之更新?lián)Q代，工作手段也必然會(huì)推陳出新，這就要求辦公室工作人員與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)。辦公室工作人員要多學(xué)習(xí)其他部門及行業(yè)的優(yōu)秀管理行為，積極組織參加行業(yè)的專業(yè)培訓(xùn)與交流，要建立集中學(xué)習(xí)與研討的制度，從而不斷提高辦公室工作人員的整體水平。

（5） 工作方法創(chuàng)新。處理好對(duì)上與對(duì)下的關(guān)系，既服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)，又服務(wù)好基層；處理好被動(dòng)與主動(dòng)的關(guān)系，準(zhǔn)確把握辦公室工作的規(guī)律性、靈活性、前瞻性；處理好繼承與創(chuàng)新的關(guān)系，在繼承好傳統(tǒng)、好做法的同時(shí)，不斷在實(shí)際中探索新方法、新途徑；處理好大事與小事的關(guān)系，大事不含糊、小事不輕為、抓大不放小；處理好做人與做事的關(guān)系，老老實(shí)實(shí)做人、踏踏實(shí)實(shí)做事。

激勵(lì)機(jī)制是保障，具體體現(xiàn)在：

（1） 物質(zhì)激勵(lì)。根據(jù)調(diào)查研究，交通運(yùn)輸行業(yè)辦公室工作人員年齡偏輕，有些甚至是剛剛參加工作的大學(xué)畢業(yè)生，沒有積蓄，而結(jié)婚生子、人情往來、贍養(yǎng)父母、買房買車等一些實(shí)際問題都將接踵而來，這些都需要員工的工作收入來支撐。對(duì)員工的物質(zhì)回報(bào)是對(duì)員工最基本的，也是最直接的激勵(lì)。客觀地講，交通運(yùn)輸辦公室工作人員在交通運(yùn)輸行業(yè)中是屬于素質(zhì)較高、任務(wù)較重、貢獻(xiàn)較大的群體，其收入整體上應(yīng)處于中上水平。在辦公室內(nèi)部，收入的多少又應(yīng)與具體崗位和工作質(zhì)量掛鉤，引導(dǎo)辦公室工作人員勇挑重?fù)?dān)，力創(chuàng)佳績。

（2） 榮譽(yù)激勵(lì)。交通運(yùn)輸行業(yè)辦公室工作人員學(xué)歷較高，絕大多數(shù)都具有本科學(xué)歷，近年來，碩士、博士也大有人在，屬于典型的知識(shí)分子。知識(shí)分子的身份使得他們非常看重單位、領(lǐng)導(dǎo)、同事對(duì)他們的理解、信任、表揚(yáng)與肯定。如果在分配評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)指標(biāo)時(shí)應(yīng)對(duì)辦公室有所傾斜，有條件的還可設(shè)立一些單項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)；在設(shè)立兼職組織時(shí)，如服務(wù)質(zhì)量考核小組，應(yīng)將辦公室相關(guān)工作人員作為主要成員納入，肯定其在業(yè)務(wù)上的權(quán)威和核心地位；在員工開展具體業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)給予相關(guān)工作人員足夠的空間，鼓勵(lì)獨(dú)擋一面地開展工作，鼓勵(lì)創(chuàng)新，允許在可控范圍內(nèi)出現(xiàn)失誤。

（3） 教育激勵(lì)。交通運(yùn)輸行業(yè)辦公室工作人員屬于知識(shí)型員工，非常看重自身知識(shí)的不斷更新與綜合素質(zhì)的不斷提升。集團(tuán)應(yīng)根據(jù)需要選派相關(guān)工作人員參加職業(yè)資格證書方面的培訓(xùn) ，提升辦公室工作人員的業(yè)務(wù)能力；應(yīng)提供機(jī)會(huì)讓辦公室工作人員外出參觀學(xué)習(xí)或經(jīng)驗(yàn)交流，開闊辦公室工作人員的工作視野；應(yīng)鼓勵(lì)辦公室工作人員申報(bào)各級(jí)各類科研課題，甚至在集團(tuán)內(nèi)部建立科研基金，增強(qiáng)辦公室工作人員的研究能力；應(yīng)鼓勵(lì)辦公室工作人員在職攻讀學(xué)位，予以報(bào)銷部分費(fèi)用，提高辦公室工作人員的理論水平。

（4） 成就激勵(lì)。交通運(yùn)輸行業(yè)辦公室工作人員綜合素質(zhì)較高，他們不僅僅將工作作為謀生的手段，而且當(dāng)作事業(yè)來追求。馬斯洛需要層次理論指出，人的最高層次的需要就是“自我實(shí)現(xiàn)”的需要。就辦公室工作人員而言，成就感主要來自兩個(gè)方面，一是職位晉升，二是工作成績。對(duì)于表現(xiàn)出色，工作突出的，集團(tuán)應(yīng)及時(shí)予以提拔；對(duì)員工負(fù)責(zé)的工作，集團(tuán)應(yīng)極力予以支持，創(chuàng)造良好的條件，幫助員工得心應(yīng)手地開展工作。

結(jié)束語：

在交通運(yùn)輸行業(yè)發(fā)展的今天，辦公室管理也必須樹立科學(xué)的發(fā)展觀，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的發(fā)展方式，從而在整體上使交通運(yùn)輸行業(yè)從單一的數(shù)量、規(guī)模、速度型變?yōu)樗俣取⒁?guī)模、效益相統(tǒng)一；從單純重視交通經(jīng)濟(jì)效益轉(zhuǎn)向經(jīng)濟(jì)社會(huì)效益和環(huán)境效益相統(tǒng)一；從資源粗放消耗型變?yōu)橘Y源集約使用型；由各方式各自發(fā)展向協(xié)調(diào)發(fā)展轉(zhuǎn)變；向生態(tài)、環(huán)保、安全型轉(zhuǎn)變。

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