加強企業科技檔案管理

李鐵軍

隨著企業現代化發展，特別是網絡技術的普及，當前傳統的科技檔案管理模式已經難以滿足現代化、信息化企業的發展要求。所有這些都對科技檔案事業的發展提出了更高的要求，需要迫切實現科技檔案的現代化管理。做好現代化科技檔案管理，要解決好以下幾個關鍵問題。

轉變觀念。解決好思想認識問題

科技檔案是生產、科研、基建等活動的原始記錄，它是第一手材料。是企業全體員工從事生產經營實踐活動的勞動結晶和智慧積累，是企業發展歷程的真實記錄和客觀評價。科技檔案是一種非常重要的資產，它除了具有企業無形資產的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。企業管理者認識到科技檔案是一種非常重要的資產以后，就會千方百計去管理、保護、利用好這些資產。加強科技檔案的開發和運用，有利于提高企業核心競爭力，有利于企業以最小的資源消耗去換取較大的經濟效益：有利于企業開發新產品、新工藝、提高產品在市場上的競爭力。同時，強化科技檔案的開發和運用，也是一種潛在的經濟效益。為此，要解放思想，更新觀念，進一步統一企業管理者及廣大職工群眾的思想認識，把科技檔案管理工作列入企業管理的議事日程，并入財力、物力和人力，使其發揮出應有的作用，推動企業管理，推動企業的快速發展。

加強科技檔案的管理

企業要設置專門的科技檔案室，配備專職檔案工作人員建立健全檔案工作規章制度，要將科技檔案管理作為一項重要內容抓好。在科技檔案人員隊伍建設上，要大力引進檔案、計算機應用等相關專業管理人才。

企業科技檔案管理部門要負責對各職能部門的監督、檢查和指導，避免科技檔案由部門或個人分散保存，要確保科技檔案的完整、準確和齊全。要實行總經理負責、檔案部門和技術部門齊抓共管的機制。

要做好科技檔案規范化、標準化、科學化管理，大力加強科技檔案信息化建設，應用現代化計算機網絡信息技術，對科技檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務，使科技檔案管理模式由傳統的檔案管理模式，逐步轉變為現代化的管理。

嚴格執行檔案管理規程，做好科技檔案收集、整理、保管工作

國務院科學技術檔案工作條例？明確了科技檔案人員的職責、職權和工作規程，為科技檔案管理提供了法定的依據。在當今瞬息萬變的知識經濟大潮中，企業各自的檔案是獨有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請專利的知識和技術。如果企業的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業造成無法挽回的損失。及時收集、整理科技檔案是檔案人員的重要工作，所以，企業領導應支持科技檔案人員依法履行職責，企業各職能部門應積極支持和配合科技檔案部門工作。科技檔案管理人員要本著對事業認真負責的精神，根據各單位工作情況，把握時機，不斷調整，既保證科技檔案的正常使用，又能及時、完整、準確的把需要歸檔的科技檔案集中到檔案部門，實現科技檔案的集中統一管理。

做好科技電子文檔資料的收集、整理和保管

目前，計算機技術越發展、應用越普及，許多產品研發、工程技術、基建工程資料的設計、制作都是通過計算機進行的，產生的電子文檔就越來越多。目前電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤等，對于它的完整性、真實性、版本等從外觀上看不出來，它的信息內容“出錯”的概率和機會遠高于紙質檔案，如果保存的電子檔案有誤，將來在工作中可能要造成失誤。因此，在產品、工程設計資料交接時，除了要注重紙質文件資料的交接，還要注重電子文檔的交接，而且檔案部門要有專門的設備、專門的人員負責收集電子文件。

搞好科技檔案信息化及網絡綜合應用系統

企業要建立科技檔案數字化、網絡化信息管理中心，一要正確選用企業科技檔案管理軟件，其體系結構、系統功能、適用網絡結構、后臺數據庫、與辦公自動化系統數據接口、以及科技檔案管理模塊等要符合檔案信息化建設的要求。二要做好科技檔案案卷級、文件級目錄數據庫的錄入、查詢和維護工作，通過查找目錄、原文傳輸及掃描等方式，實現科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢，使科技檔案管理模式由傳統的檔案實體保管，逐步建成科技檔案數字化、網絡化信息管理平臺。

加強學習培訓，提高管理人員的素質，調動檔案管理人員工作積極性

知識經濟，信息時代為科技檔案管理工作提供了發展的空間，同時也帶來了嚴峻的挑戰。隨著現代化科學技術的發展，特別是電腦、數據庫等技術以及辦公自動化設備等應用于科技檔案工作，科技檔案管理工作的方法和手段也發生了深刻的變革，正在從傳統的手工管理模式向現代化管理模式轉變。首先企業領導者要做好科技檔案管理工作的宣傳和教育工作，使檔案人員明白科技檔案工作的重要性，對工作有積極的認識。其次科技檔案工作應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現象，對現有人員實行公平競爭、擇優上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，從而使科技檔案工作者清楚的認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，從而激發每個人的工作活力，最大限度的發揮個人潛力，使科技檔案工作出現充滿競爭活力、開拓創新的新局面。

另外，科技檔案管理隊伍素質的高低，決定著科技檔案事業的成效。因此，提高科技檔案工作者素質，是加速科技檔案進步，推動科技檔案事業發展的關鍵。首先要把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實科技檔案隊伍。同時，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。當前社會和經濟生活處于快速發展時期，新的行業和領域不斷形成，這些對科技檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰。企業應有計劃、有重點的加強科技檔案管理工作人員的學習與掌握現代科學技術知識，特別是計算機應用能力培訓，使科技檔案人員熟練掌握計算機基本知識、網絡知識和操作技術。不斷提高科技檔案人員知識水平和業務素質，是科技檔案工作現代化的前提，也是實施以人為本，科教興檔的關鍵，是推動企業科技檔案現代化管理的動力和源泉。

總之，科技檔案管理是一門很深的學問。在當今瞬息萬變的知識經濟大潮中，企業要確立科技檔案是企業獨有的信息和知識觀念，企業必須加強自身基礎，大力開發利用科技檔案信息資源，提高整體管理水平，以便更好為企業的生產和發展服務。