標準化在檔案信息化建設中的地位

王麗魁

檔案工作中的標準化是有關單位和個人應遵守的共同準則和依據。在數字化條件下，檔案信息化建設中所涉及的標準化問題將更加嚴格苛刻，更需要統一全面的檔案信息化技術和規范。

檔案信息化建設面臨的標準化問題

統籌指導缺失，導致系統標準的制定滯后。我國檔案計算機管理技術的應用早在上世紀80年代初已起步，并迅速普及到眾多的機關和企事業單位；90年代以后，電子文件大量出現，電子檔案管理日益成為廣泛需要。然而，我國檔案計算機管理和信息化建設的相關標準的制定工作直至90年代末才剛起步，嚴重滯后于實踐發展；雖然定標工作已經起步，但進展緩慢，已制定出臺的相關標準寥寥無幾，內容缺乏系統性、配套性。從現狀看，國家規模的檔案信息化建設已異常重要，卻尚未被提到戰略高度引起足夠的關注。

各自為政，系統、數據不兼容。近年來，由于各自為政，獨立開發，使各機構的檔案管理基礎軟件標準不一，造成檔案信息資源的分散孤立，難以共享；同時采集數據的內容、質量標準各異，良莠不齊，形成基礎數據結構的鴻溝，造成信息資源整合上先天困難。這種現狀之下，必然造成極大的人力、物力浪費，并拖慢檔案信息化建設的步伐。一方面由于各地區、各單位自行其是，互不溝通，技術研發低水平重復現象嚴重，影響了檔案信息化建設整體水平的提高；另一方面由于盲目研發，各地區、各單位出現了大量非兼容的系統和數據庫，檔案信息化運行中的文件格式、數據內容、庫結構的規定各不相同，形成了“信息孤島”現象，嚴重影響到檔案信息的共享，制約了檔案信息資源的價值。三是增加了工作量，降低了效益，不僅因大量低水平技術重復研發使總成本拉高，更由于日后隨著相關標準的實施，新系統研發、原數據庫轉換等，必然要進行二次投入。

檔案信息化建設具有明顯的自發性，隨意性。如何開展檔案信息化工作基本由各單位自主決策，各地區、各單位的檔案信息化建設各自為政，大部分單位的檔案信息化系統是自行建成的，這就導致了極大弊端：一方面，工作的隨意性、任意性，致使信息化建設“十里不同天”，發展程度極不平衡，信息共享問題無人負責，嚴重影響總體效應的體現；另一方面，檔案信息化建設缺少有效的協調和指導，各地區、各單位只能在盲目摸索，人為提高了成本，低水平重復現象嚴重。

現有檔案管理標準與信息技術契合度低，導致高新科技利用水平低。我國現行檔案管理標準體系基本是針對有形檔案資源來制定的，缺乏專門針對信息化條件下的管理標準，從而嚴重制約了高新技術設備在檔案工作中的利用水平。

解決檔案信息化建設中標準化問題對策

檔案信息化建設必須貫徹標準化先行的原則。檔案信息化建設的投入不應僅僅囿于個別和局部，解決具體的微觀問題，檔案行政管理部門必須面向檔案信息化建設的全局，堅持標準先行的原則，把工作重點從解決具體、局部操作問題轉向標準的制定、實施上來，有力提升對檔案信息化建設標準化和規范化的指導力度。隨著整個社會信息化水平的提高和檔案信息化建設的推進，實現檔案信息資源整合已是大勢所趨。各級檔案部門都應通力合作，協力構建全國統一的網絡檔案信息資源整合平臺，向社會公眾提供優質高效的檔案信息服務。而在網絡環境下，要實現網絡檔案信息資源的整合，構建統一的網絡檔案信息資源交換與共享平臺，使之能聯結各個應用系統，從而為網絡檔案信息資源的共享創造基礎條件，就必須做到所有入網的檔案信息都執行統一的數據標準，形成統一的邏輯數據庫。因此只有提供關于信息資源系統整合的一系列完整的標準，并在資源的開發，產品化和組織管理的過程中加以遵循，才能實現信息資源的理想整合。所以應圍繞標準化來推進信息資源的整合，堅持檔案信息化建設的標準化先行原則。

從技術角度看，制定更加符合信息技術設備應用的標準體系，必須由檔案專業部門配合掌握現代化高端技術的大型集團進行操作。解決檔案數字化中的標準化，一方面，檔案行政管理部門掌握著檔案管理的專業技術，是檔案管理方面的技術權威，能夠最大限度的把握標準制定中的檔案科學要素；另一方面，國家檔案行政管理部門負有對檔案工作監督指導的責任，是我國檔案事業發展的統籌部門，在政策制定、組織貫徹等領域經驗豐富。因此檔案信息化建設相關標準體系的制定必須有國家檔案行政管理部門主導。對于高新技術革新的利用，甚至對于高新技術發展的預判，必須仰仗控制現代高端技術的大型集團，比如數字技術方面知名研究院等科研機構，世界上數字管理研究方面出類拔萃的大型企業等。只有他們才是信息技術發展方向和現實應用的領頭羊。有了他們的參與，檔案信息化建設技術標準的制定才能把握高新技術發展的脈博，跟上時代的潮流，不至于落后科技發展的步伐。針對現有標準在適應信息技術方面尚顯寬泛和靈活性過大的問題，應從理論和應用兩方面進行調整。從理論上調整，使檔案工作標準化中的各項規范，進一步嚴格，縝密和格式化。檔案從以卷為單位改為以件為單位就是非常大的改進，簡化了整理，深化了檢索，為自動化處理設備在檔案管理方面的應用鋪設了坦途。從應用上做文章，專門制定信息技術應用過程中急需解決的標準和規范。例如檔案管理軟件開發方面，可以出臺一定的規范文件，對數據標準和信息類型作出詳細的規定，一方面確保信息共享的可行性，另一方面可以提高不同組織、單位所開發出的軟件的應用水平。

加強貫徹實施標準工作。貫徹實施標準是標準化建設十分重要的環節。事實上，我國于1999年以來相繼出臺的有關檔案信息化方面的標準如CAD文件與檔案管理、電子文件歸檔管理、紙質檔案數字化技術規范等國家或行業標準，就其內容而言，對解決機關和企事業單位檔案信息化工作的實際需要具有很強的針對性、適應性和操作性，如果能得到廣泛切實貫徹，將會顯著提高檔案信息化建設的標準化、科學化水平。但調查顯示，在已應用計算機技術管理檔案的單位中，貫徹標準的只在少數，采標率僅為15%，多達82%的單位對已頒布實施的國家和行業標準并不了解。

由此，標準宣傳貫徹與制定標準同等重要，應當引起高度重視。一是要將宣貫標準納入檔案人員培訓體系，提升檔案人員的檔案標準化意識以及有關檔案信息化建設方面的標準化知識水平和實際應用能力；二是加強標準的實際推廣應用，檔案行政管理部門應積極開展貫標試點工作，樹立和扶持典型，摸索解決貫徹標準的技術操作問題，通過典型示范加快標準推廣并提高標準的應用水平。