對公文定稿隱性利用價值的探討

田煜

摘要：公文定稿作為歸檔文件的重要組成部分，在檔案資源建設中占有舉足輕重的地位，然而在公文制發工作完成后，其價值往往被人們所忽視。本文從公文定稿的公文制作價值、工作參考價值、法律證據價值、歷史研究價值四個方面探討公文定稿的隱性價值和在檔案信息資源開發利用中的獨特優勢，以期引起文檔工作者對公文定稿的重視。

關鍵詞：公文定稿檔案信息資源隱性價值

一直以來，由于我國關于文書檔案管理的相關規定，明確要求公文定稿和對應的正本作為一件進行整理歸檔，因此，目前我國各級各類檔案管理機構保存了大量不同時期形成的公文定稿，在檔案資源建設中占有舉足輕重的地位。然而，由于人們對公文定稿的價值缺乏必要的認知，其開發利用工作幾乎一片空白，造成了人力、物力資源的極大浪費。另外，在新技術條件下，認為公文定稿沒有實際效力，不需歸檔保存的呼聲此起彼伏。那么公文定稿除了“作為繕印正本的依據”[1]外，還有哪些隱性利用價值有待挖掘呢？下面從四個方面進行分析探討。

一、公文制作價值

定稿的公文制作價值包括三個層面的含義，一是首次復制公文正本；二是在公文執行或歸檔工作中根據需要重復復制公文正本；三是為正本缺失的歷史檔案仿制公文正本。首次復制公文正本屬于公文定稿的原始使命，本文不再論述，下面具體分析一下公文定稿重復復制、仿制正本的價值。

（一）重復復制公文正本的價值

根據需要利用以前的底片沖洗照片是許多人都經歷過的事情，事實上公文定稿相當于底片，而公文正本相當于沖洗出來的照片。對于首次繕印的公文正本不能滿足工作需要或歸檔需要時，能否利用公文定稿再次復制公文正本呢？筆者認為是可以的，原因如下：

（1）依據公文定稿復制正本沒有數量限制。現行的《黨政機關公文處理工作條例》及以前的歷次修改稿中都未規定依據公文定稿印制正本的數量和次數，印制份數由收文機關的數量和工作需要確定。

（2）依據公文定稿復制正本沒有時效限制。實際工作中有的公文定稿簽發后當天可以印發，有的數天甚至數周才進行印發，公文定稿簽發后沒有所謂的有效期，制發周期由公文的緩急程度和工作量來決定。

因此，依據公文定稿可以重復復制正本，以確保工作需要和歸檔文件的完整性，但公文定稿轉換為正本應滿足下列條件：公文制發機關的名稱、發文字號、印章、簽發人等沒有發生變化，并履行一定的審批手續方可進行。

（二）仿制公文正本的價值

定稿具有仿制正本的價值，是針對庫藏歷史檔案而言的。由于歷史原因，一些庫藏檔案中僅保留了定稿，而沒有與之對應的正本，且因公文制發機關名稱、印章、領導人等要素發生了變化，無法履行正常的復制審批手續。這種情況下，可以依據公文定稿，并參照與之文號相連的公文，進行公文正本的仿制，再現公文正本的內容和格式。

綜上，由于公文定稿與正本是不可逆的關系，根據公文定稿可以復制、仿制公文正本，而通過公文正本無法完全復原公文定稿的草擬、修改和審核等過程，這也是公文定稿的獨特價值所在。

二、工作參考價值

（一）收文機關履職的依據

正式公文作為收文機關辦事的依據是大家約定俗成的共識，而公文定稿作為收文機關辦事的依據許多人并不認同，有人認為“定稿不作為受文機關辦事的依據，它不具備實際效力”。[2]筆者認為，履職的依據包括公文、電話、傳真、電子郵件、官方微博等多種方式。公文定稿經領導簽發或會議討論通過后，即具備了法定效力，作為收文機關辦事的依據合情合理。為什么工作中很少用公文定稿作為履職的依據呢？原因是公文定稿是唯一的，不能將公文定稿原件發送到多個收文機關，而公文正本制發的數量可以根據工作需要確定。

隨著技術進步，公文定稿多以電子版的方式存在，容易復制和傳播，通過郵件、QQ、微信等方式發送到收文機關變得輕而易舉。公文底稿作為收文機關辦事的依據是對公文正本的有益補充，并具有以下優勢：

1.提高工作效率。公文定稿簽發生效后，尚需打印、校對、復核等環節，正本制發完成尚有一段時間，收文機關在收到正式公文之前，可以依據公文定稿的內容進行工作。實際工作中也經常采用傳真、電子郵件等手段將已簽發的公文定稿傳遞到收文機關，處理一些時效性較強的工作事項，以提高工作效率。

2.便于準確領會公文意圖。參照公文定稿開展工作更有利于了解公文制發機關領導的真實意圖，特別是具有較大修改的公文定稿，可以幫助我們了解和研究文件的修改、形成及內容的充實過程，從而有利于對文件的理解和貫徹執行。[3]

3.協助審核、校對公文內容。若在公文定稿使用中發現錯誤或瑕疵，及時反饋給經辦人，經簽發領導同意后，在正式公文制發前采取及時的補救措施，亡羊補牢猶未晚矣。

（二）輔助檔案管理的作用

公文定稿在文書檔案的整理工作中扮演著重要的角色。一是按問題進行分類時，一些單位存在職能交叉和職責不清的情況，僅通過公文正本記載的信息，無法確定文件類別，甚至會將同一部門反映同一問題的文件分屬到不同的類別，歸類時需要通過公文定稿上面記載的擬稿部門、擬稿人、簽發人等要素確定歸屬。二是按機構進行分類時，那些以部門名義起草以單位名義制發的文件，僅通過公文正本不能準確判斷公文所屬機構，公文定稿成為分類時的重要參考依據。三是公文記錄事項不完整時，特別是整理一些年代久遠的歷史檔案時，會遇到有些文件沒有責任者和成文日期等，難以歸類。這時可從公文定稿的構成要素中判斷、推定一些著錄項目，輔助進行檔案的整理和價值鑒定。

（三）辦公軟件功能設計的參考

新技術條件下，公文定稿是否留存的問題一直存有爭議，有人認為公文定稿應該取消，有人認為公文定稿與正本應合二為一，筆者認為，公文制發技術條件及公文載體形式的變化只會影響公文定稿的留存方式和方法，不能改變公文定稿的存在，因為公文定稿是正式公文形成過程中不可逾越的階段。隨著計算機技術在辦公領域的推廣應用，公文制發方式正發生著深刻的變化，計算機打印草稿逐步取代手寫草稿，但是，嚴格意義上講很少有公文的草稿不改變一字一句，不改變一個標點符號就完全達到發文的要求，顯示、留存公文制發各個環節的記錄及附屬信息，是確保公文形成過程合法性的必要條件。因此，現代辦公環境下應參照傳統公文定稿的形成過程和方式，在現代辦公環境下保留公文起草、審核、修改、復核、簽發的痕跡，清楚完整地顯示整個公文形成的過程，是辦公自動化軟件的流程設計、功能研發、日志記錄的基本要求。而傳統的公文定稿形成過程和方式正是現代技術條件下辦公軟件功能和流程設計的重要參考。

三、法律證據價值

（一）自身的法律地位

公文正本是司法實踐中公認的法律證據之一，但許多人認為作為歸檔文件組成部分的公文定稿不具備法律效力，不能直接作為法律證據使用。筆者認為這種狀況主要是由以下兩方面的原因造成的：一是司法機關強調的公文證據一般指“紅頭文件”，并且具有公文生效的標志——印章或簽署，公文正本作為法律證據被人們普遍認可。二是由于公文定稿只有一份，不可再生和復制，是真正意義上的“孤本”，檔案管理部門一般從安全角度考慮，不會輕易將其外借。因此，公文定稿很少單獨作為直接法律依據，并不是公文定稿不具備法律效力，而是受限于人們對公文定稿價值的認知和傳統思維模式的束縛。

事實上，公文定稿是經過對草稿的修改和審核，經負責人簽發或會議討論通過的正式完成稿。其外形特征有簽發、會議討論通過等法定的生效標志，以及“定稿”、“最后完成稿”等稿本標記。因此，“由于文件定稿上面留有法人或其他負責人簽署的意見和簽發‘手跡，以最可靠的法定標志表明了文件制發的權威性、原始性”。[4]這充分說明公文定稿是公文制發必經階段的合法產物。另外，刑訴法修正案將證據的概念定義為“可以用于證明案件事實的材料，都是證據”。[5]從上述分析來看，公文定稿具有法律證據價值是毫無疑義的。無論司法機關、檔案管理部門和檔案利用者都應該重新審視公文定稿的法定效用，并為其發揮應有的作用提供便利。

（二）佐證公文正本真實性的法律證據價值

公文定稿的法律價值不僅體現在自身是法定程序的產物，具有法律證據價值，而且可以作為證據鏈的一部分，有力佐證公文正本的法律效力。目前，司法實踐中一些單位和個人私刻公章、偽造公文作偽證的案例屢見不鮮，如何判定作為法律證據的公文的真實性，是司法實踐中經常遇到的現實問題。公文定稿作為公文的“前身”，其手寫字跡不易被模仿和偽造，是最能驗明公文正本真實性的合法證據。如果對作為法律證據的公文正本有異議，只需要求提供公文的簽發定稿來證實正本的真偽，就可以讓那些想通過提供虛假公文作為證據，想通過篡改公文內容取得有利證據的伎倆難以得逞。

因此，公文定稿本身是法定程序下的“合法”產物，在自身具有法律效力的同時，兼具佐證公文正本真實性的法定效用。

四、歷史研究價值

（一）考證歷史真實面貌的一面鏡子

公文定稿有固定的格式和構成要素，其記載的豐富信息是考證歷史真實面貌的一面鏡子。首先，可以考證公文的形成過程。公文定稿，包括一些重要文件的歷次修改稿，在文件主旨表達、文風等方面進行反復醞釀，字斟句酌，完整記錄了擬稿人、審核人、簽發人等的意見，真實展示了公文的起草和定稿過程。其次，可以用來考證發文機關的機構設置情況。再次，可以考證相關人員，特別是著名人物的從業經歷、工作履歷、職務變動等基本情況。最后，公文定稿可以從側面反映公文制發機關的基礎管理水平和工作作風。

（二）研究公文體制改革的重要載體

我國公文體制改革隨著國家政治、經濟、文化體制的改革而進行，在公文制發方面，古代是沒有公文定稿的，合法賦予文件生效標識后，定稿就是正式公文；后來，公文處理條例規定必須有公文定稿，然后才能據此繕印正本；當今社會，公文定稿不必歸檔保存、“公文正本、定稿應合二為一”的觀點，[6]在學術界引發了深入、廣泛、持久的爭論。另外，公文稿紙的格式也經歷了很大的變化，其構成要素，各個要素之間的排列次序，都帶有明顯的時代特征和烙印。通過分析、比較公文定稿變革、演進的過程，研究其內在變化規律和動因，將為研究公文體制改革提供借鑒和參考。

（三）研究書法藝術的寶藏

由于直接利用計算機起草公文是近些年的事情，目前，我國各級各類檔案機構保管的公文定稿，絕大部分仍是手寫字跡，其中不乏書法藝術大師和著名人物在不同歷史階段和不同工作單位留下的原始真跡。他們親筆起草的文稿、審核、修改意見和簽發意見，對研究書法藝術極具參考價值。一是由于起草、審核、簽發文件是一項十分嚴肅的工作，往往書寫認真規范，以公務實用為本，運用通用規范書體，力求工整清潔，遒勁有力，質樸自然，大方美觀，具有高超的書法藝術價值。二是公文的起草、修改和審核，都在規定的位置留有姓名和日期，容易考證出處和真偽。盡管當今社會尚未真正認識到公文定稿的書法藝術價值，但這些歷史真跡是我國書法藝術殿堂中的瑰寶，在手寫公文定稿逐漸退出歷史舞臺的背景下，顯得更加彌足珍貴。

五、結語

公文定稿作為公文制發過程中的法定產物，具有公文制作價值、工作參考價值、法律證據價值和歷史研究價值，其記錄方式和載體形式隨著技術進步正經歷著深刻的變化，但其在檔案信息資源開發利用中的獨特價值無可替代。應通過舉辦珍貴公文定稿展覽、加強公文定稿典型利用效果宣傳等方式提高公文定稿的利用率，喚醒沉睡在檔案庫房里的數以萬計的公文定稿，展示其固有的獨特價值，做到物盡其用。

注釋：

[1]王健.文書學[M].北京：中國人民大學出版社，2005：16.

[2]許勝居.淺論定稿無實際效力[J].檔案天地，1998（2）：13.

[3]王玉萍.淺議公文的定稿[J].檔案，2010（4）：62.

[4]李兆明.簽發對于文件法律效力的重要性——關于文件定稿是否歸檔的再認識[J].檔案學通訊，1998（3）： 47-48.

[5]陳瑞華.證據的概念與法定種類[J].法律適用，2012（01）：24-30.

[6]王英.論正本與定稿的合一[J].北京檔案，2004（4）： 32-33.

作者單位：中國聯通河南省分公司