石化工程項目文件歸檔審核要點及方法

王緋

摘要：石化工程項目文件歸檔關系著公司檔案的質量，為其他部門利用提供堅實有力的基礎。本文通過剖析歸檔審核工作的意義和重要性，探討歸檔審核工作對相關檔案人員的要求，并提出應分層次分內容對歸檔材料進行審核，確保石化工程項目文件歸檔得以高質量完成。

關鍵詞：石化工程項目文件歸檔審核

中國昆侖工程公司，成立于百業待興的1952年，是新中國最早組建的國家級勘察設計單位之一。公司長期致力于石油化工、紡織化纖、煤化工等領域項目的建設。成立六十年來，承擔設計和建設石油化工、化纖等工程近千項。為實現零事故、零缺陷、國內領先、國際一流的質量目標，公司實行全面質量管理，制定誠實守信、精益求精、消除隱患、避免事故的質量方針，把質量方針貫徹在公司工作的每一個環節中。我們檔案部門嚴把歸檔質量關，以達到歸檔檔案完整、準確及有效提供利用的要求。本人結合工作實踐，就如何做好歸檔審核工作談談自己的認識。

一、歸檔審核工作的意義和重要性

石化工程項目檔案是每個建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、采購、施工、監理及竣工驗收等全過程中形成的，具有保存價值的應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體形式的全部文件。根據石化工程項目的特點，項目的建設和生產運行通常是在有毒、有害、易燃、易爆的環境下進行，并且由于石化裝置設備繁多，工藝復雜，稍有差錯，就會引發嚴重的事故。在石化項目的設計、制造、生產過程中，安全責任重于泰山，而保證設計、制造和安全生產運行的重要依據就是設計圖紙及相關資料。因此，必須認真做好歸檔審核工作，以確保檔案的完整、準確、系統。檔案完整就是要按《國家重大建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》所確定的內容，將建設項目全過程中應當歸檔的項目文件歸檔，各種文件原件齊全。檔案準確，要求項目檔案的內容真實反映建設項目的實際情況和建設過程，圖物要相符，簽字手續完備。檔案系統，要求項目檔案按其所形成規律，保持各部分之間的有機聯系，分類科學，組卷合理。

二、歸檔審核工作對檔案人員的要求

歸檔審核是一項專業技術性較強的工作，因此需要檔案人員不僅要掌握檔案業務知識，熟悉檔案管理制度，并且要熟悉國家有關建設管理方面的政策，掌握項目規劃與設計、招投標、監理、質量檢測與工程驗收等方面的相關規程、規范、要求。

三、分層次對歸檔材料進行審核

石化工程項目中形成的檔案主要分為：文書、圖紙及其他類型載體的檔案。歸檔審核工作主要分為三個層次：一是對歸檔范圍的審核；二是對歸檔文件材料內容真實性的審核；三是對歸檔案卷質量的審核。

（一）對歸檔范圍的審核

要嚴格按照《國家重點工程項目文件歸檔范圍和保管表》所確定的接收內容，抓住項目的特點和形成規律，分階段將工程前期、設計階段、采購階段、實施階段、試車和開車階段、工程收尾階段所形成的各類文件材料收集齊全，及時查漏補缺，保證歸檔檔案的完整、齊全。

（二）對歸檔文件材料內容真實性的審核

1.審核文件材料內容是否填寫完整

石化工程項目檔案的內容直接反映了工程項目建設的實際情況，是評定工程質量的重要依據。由于技術人員的檔案意識不強，往往造成施工技術文件的內容填寫不完整，無法反映工程項目的詳細情況，例如，在施工文件中只有施工單位的申報意見，沒有監理單位的審核意見；竣工文件中缺少監理單位的意見等。針對內容填寫不完整的情況，要由施工技術人員、監理人員根據實際情況補充完整后方予歸檔。

2.審核圖紙的更改與作廢是否符合規定

全面質量管理對于圖紙更改與作廢的要求是：確保圖紙的更改和現行修訂狀態得到識別。確保圖紙保持清晰，易于識別。防止作廢圖紙的非預期使用，如果出于某種目的而保留作廢檔案，需要對圖紙做相應的標識。為保證底圖的真實性，在底圖發生修改、替換、作廢時，由修改人員填寫《工程底圖修改、替換、作廢申請單》，經項目負責人批準、簽字，才能調出底圖進行修改。若變更不大，可由設計人員用刀片直接在底圖上刮去需要變更的部分，進行局部修改后再歸檔。檔案人員要認真檢查修改部分是否做好修改標識，修改變更欄是否標明修改日期、修改內容、修改人。若需用新圖替換作廢的舊圖，要檢查新版圖紙是否標明新版次，并在卷內目錄上注明替換圖紙的圖號、替換時間、新圖版次。同時，要及時對歸檔的藍圖進行修改或替換，與實際情況一致。設計更改記錄要歸檔保存備查。在作廢的底圖和藍圖上，要加蓋作廢章，由檔案部門定期集中統一銷毀。這樣，可以確保歸檔圖紙的真實性、準確性，防止因更改造成的工程圖紙與實際狀況的不符，而給設計、生產、工程維修造成損失。

（三）對案卷質量的審核

1.審核案卷分類、組卷、編目是否符合要求

審核案卷的分類是否準確，案卷題名是否正確，是否能夠簡明、準確地揭示卷內文件的內容。組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系。同期限、同事項的文件應組合在同一卷冊中。案卷頁號要按規定要求填寫，只要有文字就要編寫頁碼，卷內目錄和卷內備考表不編頁號。頁號編寫位置要符合：單面書寫的文件在右下角編寫頁號；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。案卷封面要填寫準確，卷內目錄與原目錄相符，卷內備考表要填寫完整，案卷脊背要按要求填寫，案卷裝訂要美觀、整齊。

2.審核文件材料是否為原件

原件是石化工程項目檔案作為法律憑證最有力的依據。我國實行建設工程質量終生負責制，文件的簽名和蓋章意味著參與工程建設的單位和個人對工程質量負責。在審核工程建設活動中形成的各種文件、圖紙、試驗記錄、施工記錄等材料時，若發現有漏蓋章、漏簽名時，要及時找有關人員補齊蓋章和簽名，絕對不允許代簽名。此外，復印件、傳真件字跡易掉色，不利于檔案的長久保存，因此，檔案人員要重點檢查，盡量避免歸檔復印件和傳真件。

3.審核文件材料是否符合耐久性要求

為保證檔案能夠長久保存，歸檔時，要審核歸檔文件材料的制成材料、書寫材料是否符合耐久性的要求。用紙方面，文件材料不能采用熱敏紙、復寫紙。在書寫材料方面，由于一些人的隨意性行為，有一些文件用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水等書寫，這些不耐久的字跡會隨時間的推移而褪色。發現這些現象，要及時采取補救措施，有條件的，要更改為耐久材料，無法更改的，采用復印件加蓋印章，將復印件在前，原件在后，一并存檔。

4.用紙及書寫格式是否符合國家規定

文件材料用紙格式及書寫格式要符合國家有關規定，字跡工整、圖樣清晰、圖表整潔，裝訂邊的空白間隙內不得留有書寫信息。歸檔文件材料必須標準化、規范化，便于檔案的保管及提供利用。

5.對圖紙質量的審核

工程底圖送交檔案館時，檔案人員要認真辦理底圖交接手續，防止由于交接手續不全，造成底圖歸檔的遺漏。要對照底圖移交清單，嚴格依據驗收標準進行清點、驗收。首先，要檢查圖紙的圖幅是否符合標準；是否扎好圖邊；字跡、圖形是否清晰。然后，要檢查簽字、蓋章是否完全；圖紙目錄內容是否與圖紙相一致；圖紙的工程名稱、工程號、子項號、專業號是否相符。還要對照底圖賬本，與之前歸檔的圖紙有無矛盾，檢查有無重復歸檔。發現問題，要及時找有關人員進行修改。檢查合格的底圖，要在圖紙右下角加蓋底圖歸檔章后，才正式成為底圖檔案，保存備查。對項目竣工圖的歸檔審核是：檢查圖紙是否逐張加蓋并簽署了竣工圖章，竣工圖章中的內容是否填寫齊全、清楚，簽名不得由他人代簽或以個人印章代替。對藍圖的歸檔要求是系統、成套，圖紙必須采用國家標準圖幅，字跡和線條清晰、整潔，并按照《技術制圖復制圖的折疊方法》的要求，統一折疊成手風琴式，A4幅面，圖簽外露（右下角），便于查閱。

6.對其他載體檔案的審核

針對石化項目設計建設過程中形成的特殊載體文件材料，如磁盤、光盤、照片、影像資料等的審核，應確保其今后可有效提供利用。要審核從建設項目的提出到竣工投產全過程中形成的聲像材料是否完整，符合歸檔要求。對事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要具備相關說明。建設工程形成的電子文件也要與紙質文件一起歸檔，歸檔時應審核載體有無病素、劃痕，電子文件儲存介質是否符合《電子文件歸檔與管理規范》的要求。電子文件儲存介質和軟、硬件平臺技術條件是否一致。對歸檔份數的要求是：聲像文件一般一式二份，電子文件一般一式三份。

實踐證明，認真做好石化工程項目文件的歸檔審核工作，有效地提高了本公司檔案的質量，為本公司歷年順利通過質量技術監督部門的核查奠定了良好的基礎。充分發揮和利用檔案這一寶貴資源，對于提高本企業的自主創新能力，使企業在激烈的市場競爭之中立于不敗之地具有重要的作用。

參考文獻：

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作者單位：中國昆侖工程公司