建筑工程檔案的階段管理初探

李源

摘要：本文主要就建筑工程檔案的階段管理進行介紹和分析，并結合筆者的工作經驗進行探究，提出加強建筑工程檔案管理的措施和方法，僅供參考。

關鍵詞：工程檔案；管理；措施

中圖分類號：TU726 文獻標識碼：B 文章編號：1674-3954（2013）21-0190-02

1 工程檔案管理的階段任務

1.1 工程招標階段

工程招標階段的主要任務是根據合同確定的，隨著合同的簽訂而產生的。工程招標階段的主要內容就是收集關于工程的資料，保證準確合理的檔案，從而更好的為施工合同服務。尤其是一些重大工程的建設施工更是需要工程檔案的有效服務，不管是工程設計、施工、監理等階段都需要招標競爭來承攬，只要承包合同一簽訂就可以開始工程施工。注意在簽訂工程合同時要秉著謹慎細致的態度對合同中的每一項條款進行嚴格審查，確定合同規定的雙方的權利和義務。合同的規定可以有效的對施工工程進行預檢、質檢，成立工程施工專門的檔案資料。在對進行合同管理的過程中會形成大量的檔案資料，比如：監理方和供應商、承包商與業主、承包商之間的合同變更、現場簽證、業務信函等，另外還有施工材料的選購、施工機械設備、施工人員、施工質量、工程投資、工程監理的管理等檔案資料，這些工程中的資料形成了檔案管理工作的范圍。并且，合同中還記錄著工程施工的很多原始的資料，可以為施工中出現糾紛提供解決依據。

1.2 工程設計和施工階段

工程設計和施工階段是工程施工最重要的階段和組成部分，同時也是構成檔案管理的重要資料。要想保證工程檔案資料收集工作的順利進行就必須先做好工程和工程檔案的同步管理工作，這不但顯示了工程檔案管理的水平和質量，而且還顯示了工程對于施工建設的質量要求。負責工程檔案管理的工作人員要定期到達施工現場進行勘察，積極參加工程的設計交底會、技術討論會、工程調度會等，了解施工的實際情況，根據施工設計圖紙和施工進度計劃等相關規定制定檔案資料，并確定檔案資料的范圍和主要內容等，另外還要協同工程技術人員進行對整個施工過程進行監控，保證施工環節、記錄環節、整理環節、收集環節、整理環節等階段的相關資料，并根據實際情況進行不斷完善。

工程設計和和施工階段必須嚴格按照施工設計與圖紙進行施工，施工過程中可能會出現設計變更的情況，出現這種情況的原因多種多樣，比如：設計人員設計好施工圖紙之后發現與施工實際情況不符、或者是與施工現場條件的限制、施工材料、施工技術等不符，因此必須對設計圖紙進行變更。施工設計圖紙的變更加大了對工程檔案管理的難度，因此就要求負責工程檔案管理的人員必須嚴格工作，提高工作的質量和效率。

檔案管理人員在工程設計和施工階段要加強對于檔案的檢查和管理工作，并對檔案的準確性進行校對，保證檔案的完整性和準確性。比如：檔案管理人員在整理《建筑工程質量保證資料》時要對施工使用的鋼材進行分析，要根據鋼材的出廠合格證、出廠試驗報告、機械性能試驗報告等進行檢測；如果是進口鋼材還要對其化學成份進行檢測并進行焊接試驗；施工單位不但要檢查鋼結構的出廠合格證，還要對鋼材進行隨機取樣檢測，檢測好之后根據鋼材的級別進行排序并標號。

另外，檔案管理人員還要注意收集施工隱蔽工程的資料，便于工程之后的維護和運行等。

1.3 工程竣工交付階段

工程竣工交付階段主要是對工程檔案資料進行完善，這也是影響工程檔案資料完善性和準確性的關鍵。工程竣工檔案的質量要求：完整、圖物相符、齊全、統一規格、優良紙質。工程經過招標和設計之后已經初見工程檔案的雛形，這時候要注意謹慎，認真審核每一個竣工資料（檢查資料的完整性、準確性等）。如果工程檔案資料不符合要求則要提出書面建議進行整改，對于驗收中的問題要及時進行復查和整改，最后要有各個部門的簽字確認再進行歸檔即可。

2 工程檔案管理的具體操作

2.1 統籌部署，健全管理體系

工程施工時要結合檔案管理工作建立健全的企業檔案館、項目檔案室、施工資料員三級管理體系，保證檔案管理工作和項目建設工作的同步進行。工程項目申請之后要開始對檔案資料進行收集和整理，驗收工程項目時要根據檔案資料進行驗收，提高歸檔的質量。

2.2 加強工程檔案管理隊伍建設

工程檔案管理隊伍的建設要注意以下幾個方面：①培養工程檔案管理隊伍中的工作人員要具備一定的專業水平、專業技術、專業素質等。⑦不要隨便的變動隊伍中的人員。尤其是工程規模比較大，施工時間比較長的工程更要保證檔案管理隊伍中工作人員的穩定性。另外，要定期開展對于工作人員的培訓，不斷提高工作人員的專業素質，利用計算機網絡信息管理等現代技術進行管理，增強工作人員的現代化意識，現代化管理手段，實現準確、快速的查詢施工信息，更好的為工程管理服務。

2.3 建立現場辦公制度

企業要建立健全的現場辦公制度，工程檔案管理人員要在施工現場進行辦公，根據現場調查不斷收集資料，定期開展技術例會，隨時掌握施工的進度情況，對施工情況進行詳細記錄等。針對檔案管理中出現的一些問題，工程檔案管理人員要及時根據參考資料、施工情況等及時處理好問題。

2.4 建立資料歸檔會簽制度

建立健全的資料歸檔會簽制度，工程檔案部門建立的資料歸檔會簽制度，主要有以下幾個方面：驗收會簽制度、考察培訓資料會簽制度，建立相應的資料歸檔會簽制度可以有效的防止檔案資料的流失，便于工程后期的維護和使用等。

2.5 拓寬新領域，擴大收集范圍

工程檔案管理人員要根據施工的實際情況、施工特點等不斷擴大工程合同、監理大綱、工作總結、月報、質量檢驗單等資料的收集范圍，加強施工竣工檔案資料的完整性、連續性、準確性、客觀性等，從而使檔案資料能夠有效的顯示出工程施工的整個過程。

3 工程檔案管理的關注要點

3.1 注重收集未被采納的方案資料

沒有被采納的方案資料具有連續性、完整性等特點，一般在工程正式立項之后要具備可行性分析、施工設計、工程招投標文件等，雖然這些都不能作為工程設計的基礎資料，但是每一個文件和方案對于工程施工而言都需要投入一定的人力、物力和財力，所以這些文件和方案都具有一定的參考價值和意義，這些文件和資料對于工程的后期改造、擴建、新項目建設等都具有重要的作用和影響，有利于保證工程檔案的完整性和連續性等。

3.2 注重收集設計基礎資料

工程檔案管理工作要加強對設計基礎資料的收集工作，這些基礎資料主要有：施工場地的地質條件、地形、地貌、水文條件、氣象條件、施工技術等，這些基礎資料的收集對于工程設計和施工都具有重要的價值和意義，并且這些資料具有份數少和利用率高的特征，所以應該作為檔案管理中的重點進行管理點。

3.3 注重收集準確的竣工圖紙

竣工圖紙的交付是工程最后一個環節，竣工圖紙的繪制要嚴格根據國家對于竣工圖紙繪制的相關要求和規定進行設計，設計好之后要根據工程歸檔規范和立卷標準進行整理工作，整理好之后要移交給檔案管理部門。檔案管理部門要對竣工圖紙進行嚴格的審核，尤其是竣工圖紙的準確性（其準確性主要表現在該圖紙是否反映了施工的實際情況、是否與實物相符、數據是否準確、簽證手續是否齊全等），因此負責審核竣工圖紙的工作人員必須熟悉相關的專業知識，將竣工圖紙和施工現場的實際情況進行對比，保證竣工圖紙的準確性和歸檔的質量。

3.4 注重收集設備安裝調試形成的記錄資料

施工使用的機械設備在安裝調試的過程中因為各種客觀環境的影響，所以可能導致其技術參數的實際值和設計值不同。所以，機械設備在安裝調試的過程中記錄的一些數據顯得尤其重要。使用的設備儀器檔案要具有產品說明書、操作手冊、維修手冊、產品合格證等資料，另外要重視機械設備的安裝調試數據。

3.5 注重收集培訓資料

因為施工開始之前還會一些負責操作機械的工作人員和施工人員等進行培訓，這些培訓資料中有很多設備操作、維修、管理的資料，但是這些培訓資料一般都分散在個別人手中。因為參與培訓的人員不一定都參與了工程施工，所以要將這些培訓基礎也都收集起來，然后再次的分法并進行歸檔。

4 總結

綜上所述，我們了解到建筑工程檔案的階段管理的相關知識，并對施工各個過程中的資料收集進行探討，利用計算機等高科技管理手段和技術提高管理的質量。

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