別讓辦公毀在雞零狗碎上！

劉龍靜

不妨想象一下，在沒有用Outlook或者Foxmail之類的郵件客戶端軟件之前，我們用瀏覽器登錄郵箱似乎沒覺得有什么不方便。但是只要當你一旦用過，就再也受不了每天登錄網頁版郵箱了。

新工具層出不窮，最好用的卻不必掌握太多太復雜，以下都是些小清新軟件，足以應對你平時辦公的基礎需要，這回真的要走起來了喲！

像作圖大咖一樣玩轉圖表

在信息圖如此走紅的今天，想象一下，假如你能夠在月度報表上，輕松用一張圖表把你整月的工作重點清晰地梳理出來，領導看了會不會對你刮目相看？

那么，是時候了解一個小巧而專業的繪圖工具了。

實戰難題：怎么做圖表？創意在腦子里，實施路徑千百種：你可以用Excel中的繪圖功能；高手還能用Photoshop來個絕對的個人定制版。但是地球人都知道，Excel的繪圖功能不夠智能，用起來“槽點”太多；PS這樣的神器也不是每個人都能輕松掌控，強行使用，傷神又傷心。

解題指南：

·在線圖標繪制工具Lovely Charts

其主要特色有兩點：一是提供吸引人的圖標；二是確保讓這些圖標對齊，相信用Excel繪制過圖標的同學都在對齊這件事上傷過腦筋吧？Lovely Charts的好處就是提供了對齊工具，可以讓你選擇項目，然后強制對齊。另外，Lovely Charts還有一個非常直觀的編輯模式，讓你可以通過拖拽就能復制元素。（訪問網址：www.lovelycharts.com）

·小巧免費的流程圖繪制工具Diagram Designer

它功能豐富、小巧易用、速度快、支持中文界面、有模板庫，并且支持導入導出常見圖片格式，能夠進行幻燈片播放……對大多數用戶來說，無論是畫流程圖，還是設計界面，或者做一些簡單的演示都夠用了。更重要的是，它還能下載語言支持包，解決英文不好同學的使用困擾。（下載網址：h t t p ： / / m e e s o f t . l o g i c n e t . d k / DiagramDesigner）

用PDF保衛個人形象

過去有“字如其人”的說法，一手好字就是你的名片，現在寫字的機會已經很少，你給出的文檔，也就成了個人的“職場名片”。從求職簡歷到工作報告，在對外界提供文檔時，PDF文件的優勢就得以顯現了。

別以為PDF只是專業人士的使用專利，對于普通人來說，PDF格式的好處在于通用和美觀。當你把文章轉為PDF格式之后，讀者無論使用什么操作系統，都可以正常閱讀，并且對方在屏幕上看到的與你看到的完全一樣，不會有斷行不一致或者字體不一致的困擾。

別著急，其實你所需要的只是一個“PDF打印機”，用來把其他文件轉化為FDF，而不是想象中的那種“PDF生成軟件”，因為對普通用戶來說，那種操作太過復雜了。

實戰難題：你是否會遇到這樣的尷尬：精心排版做好的Word文檔發送給對方后，因為對方電腦的字體庫、軟件版本等原因，出現斷行和字體不一致等狀況，讓你的排版變得亂糟糟？甚至，還可能因為對方使用的操作系統和你不同（比如現在如此多的移動平臺）而不能閱讀。

解題指南：

·最熟悉的MS Office

就是咱們每天都打交道的Word、Excel等等，在保存文件的時候，選擇“另存為”，文件格式的下拉選擇菜單中，有一項是“PDF”，選擇它，然后確認，一份“穩定”排版的PDF文件就生成啦。

·PDF打印機pdfMachine

支持嵌入字體、支持中文、還能提供水印。讓你能夠把其他文檔、網頁、圖片等“打印”成你自己獨有的PDF文件，并且，網站上還提供了在線版本，可以在不安裝軟件的基礎上，讓你能夠在線轉換文檔為PDF。（下載地址：www.pdfmachine.com）

復制粘貼也是技術活

形容一個人的工作太過枯燥初級，我們常會說，每天只在“Ctrl+C”和“Ctrl+V”。但是你可知道，這看似簡單的復制粘貼其實也是技術活。

實戰難題：Windows自帶的剪貼板每次只能容納一條記錄，這意味著，如果你在工作中需要重復剪貼好幾段不同的文字或圖片，就只能不停地重新復制，然后粘貼。

解題指南：

這時候你需要一款增強工具來“升級”你的剪貼板，它們能夠幫你實現如下目標：

1.最多支持9條剪貼，按數字鍵就可直接調用。

2.不僅支持文本，也支持圖片，沒有其他工具的時候，也能兼做圖片收集器。

3.熱鍵操作方便，多次Ctrl+C后，在需要粘貼的地方呼出熱鍵就可以選擇粘貼條目。

4.關機后剪貼內容不消失。

5.支持固定內容（模板）作為剪貼條目，比如常用信息：地址、簽名檔、電話、E-mail等。

6.可以進行順序粘貼。比如在填寫一個表格的時候，有8個字段，可以方便地將依次復制的8條內容填入其中。

以下是兩款實用的免費剪貼板增強軟件。

·經典的剪貼板增強軟件CLCL

其特色在于可自定義菜單，能最大限度滿足個人使用習慣，并且還能在彈出菜單上顯示圖片，非常適合在圖像編輯軟件中使用。（官方網站：http：//www.nakka. com；下載漢化版搜索“CLCL漢化”）

·占用內存更小的ClipX

可以通過菜單清除歷史記錄，這一點比CLCL更為方便。（官方網站：http：// bluemars.org/clipx；下載漢化版搜索“ClipX漢化”）

重復工作一鍵搞定

不知道你是否計算過，自己有多少工作每天都在“重復”操作。比如說，每天上班第一件事，登錄公司的ERP系統；在即時聊天軟件中，告知別人你的郵箱地址；更多的一種情況是，假如你正在做一個會議的邀請工作，需要將標準的邀請函發給很多的不同收件人，同時在每封邀請函中準確對應以被邀請人姓名……

實戰難題：你有沒有想過，讓這類的重復性工作簡化到一鍵解決？比如，要登錄公司的ERP系統，只需按一個鍵，電腦就會替你依次完成如下工作：打開瀏覽器、輸入網址、輸入用戶名和密碼、回車，完成登錄過程。當然，如果你的想象力足夠豐富，還能簡化更多的重復工作，只要你學會使用AutoHotkey。

解決指南：

·靠腳本文件來實現自動操作的AutoHotkey

千萬不要被“腳本”二字嚇到，其實腳本就是一個txt文檔，只要簡單學習一下基本的命令，編寫一個不復雜的腳本就已經綽綽有余。而以后每次使用的時候，只要調用一下腳本文件就能實現一鍵操作，是不是也算是一件一勞永逸的事情呢？（下載地址：http：//www. autohotkey.com/）