以人為本 做好工程檔案管理工作

劉江

工程檔案是指在城市規劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承人類文明的載體，是建設項目全過程的原始、真實記錄，是寶貴的信息資源，是豐富的知識寶庫，是城市建設的潛在的生產力。通過對其進行管理、編研、開發和利用，工程檔案必將轉化為直接的生產力，推動城市建設發展，為社會創造更多的財富。如何實現以人為本，做好工程檔案管理，服務城市建設。下面結合工作實際，談談自己的看法。

一、工程建設檔案管理的基本要求

1.完整性

工程建設資料的收集應貫穿項目從立項、審批、設計、施工一直到竣工等各環節產生的工程資料，做到資料的收集與工程建設同步，進行跟蹤收集和統計；為了提高工程建設資料的可比擬性和可參照性，一套完整的檔案應包括建筑類型、工程結構、建筑面積、占地面積、檐高、層數、建筑裝飾等技術指標和投資估算、設計概算、施工圖預算、合同價、竣工結算、開工竣工時間、建設地點等經濟指標，資料的收集應具有最大的相關性，全面反映工程項目的運行情況，保證工程建設檔案資料的完整性。

2.準確性

工程建設所收集的各項資料要能準確地反映客觀存在的實際情況，工程建設檔案資料在工程管理中主要發揮憑證查考作用、科技儲備作用和計算依據作用。如果檔案不能反映客觀實際、不夠準確的工程建設資料，其價值會大大降低，在很多情況下不僅會影響其憑證和查考作用，甚至給工作造成損失。

3.規范化

工程建設資料應根據工程建設檔案管理的服務宗旨和造價確定方法所需工程建設資料的特點，對所收集的工程建設檔案資料進行合理的分類，使所設計的指標體系內容和分類標準符合計算方法的需要。工程建設資料的跟蹤收集時，一方面由于數據量大、指標眾多、歷時較長、統計分析復雜，因此可以利用計算機進行管理操作；另一方面，工程建設檔案管理工作的宗旨就是為經濟建設服務，為城市建設服務，為社會各方面服務，工程建設檔案也是為決策部門進行決策管理和生產經營部門進行作業管理提供必要的信息資料和參考資料，實現資源的合理利用，以利于科學決策和管理。

二、“以人為本”，做好工程建設項目檔案管理工作

“以人為本”是現代管理倫理的核心，以人為本管理把人作為最根本的要素，主張人既是實現企業目標的工具，更是企業發展的目的。在工程建設過程中要著重強調人的責任意識，從政治的高度認識工程建設項目的重要性，工程建設項目是國家的基礎設施建設，百年大計，利在千秋。要充分發揮人的主觀能動性，積極主動地去做好工程建設各個環節的工作。要樹立服務意識，工程項目檔案管理人員要主動介入工程建設項目工作從工程項目的立項、審批、建設施工、竣工驗收等各個環節入手，搞好工程項目建設檔案資料的收集、整理和保管，為工程順利驗收奠定堅實基礎。

1.強化四種“意識”，為工程建設項目建設服務

工程項目檔案管理人員要切實加強自身建設，強化四種“意識”，不斷提高自身素質，為工程項目建設服務。一是要強化責任意識。要有強烈的責任感和事業心，要有堅持既要保密又要便于利用的原則，正確處理保密和利用的關系。二是要強化學習意識。要認真學習黨的最新理論成果和深刻領會黨的十八大精神，學以致用，加強實踐磨煉，在實際工作中開闊視野，豐富閱歷，提高處理各種復雜問題的能力。三是要強化大局意識。在工程建設過程中要嚴明工作紀律，對既定工作任務，不折不扣地認真抓好落實。四是要強化服務意識。始終堅持把為工程建設服務作為企業檔案管理的出發點和落腳點，千方百計做好工程檔案管理的各項基礎工作，為工程建設的完成提供優質服務。

2.加強對工程檔案法律、法規、標準的宣傳工作，提高全社會的檔案意識和法律意識

當今信息社會，信息傳播速度迅猛便捷。要提高全社會的工程檔案意識，需要我們充分利用報刊、廣播、電視等各種宣傳渠道及時將工程檔案的有關信息傳播出去，按照相關的法律、法規，明確各自的職責，讓大家都來了解它、關注它、重視它，熟悉并很好地掌握它。通過現代化管理手段，實現網絡交流，及時溝通信息，完善工程檔案的管理工作。

3.強化對工程檔案作用的認識，提高做好工程檔案管理的自覺性和主動性

工程檔案是積累城市建設經驗，進行城市建設技術儲備的手段，是城市建設活動的產物。工程檔案真實的記述了建設生產活動的全過程，記載了人們的工程思想、技術、經驗。通過它可以改進工程技術、豐富工作經驗，提高認識自然改造自然和改造自然的能力。工程檔案是城市建設和管理的重要依據。現代化城市是一個綜合的、整體的概念，它包括的內容很廣泛、很復雜。它包括“城中村”改造，城市面貌發生的重大變化。另一方面，城市各種現代化基礎設施不斷增加，城市經濟不斷發展，人民生活水平不斷提高，各種矛盾越來越多。為了解決諸多的矛盾，城市立體化程度越來越高，地下、地上、空間的利用率越來越高，除現有的各種管線外，地下建筑物、構筑物等各種隱蔽工程越來越多，工程檔案則真實地記錄了這些變化，成為城市建設科學資源儲備的寶庫。只有以工程檔案為依據，才能進行科學的規劃、建設和管理，才能克服盲目性，避免浪費和損失。

4.深入工程現場，做好對重點工程項目檔案的服務工作

重點工程建設項目是城市經濟發展和社會進步的重要基礎設施，也是發揮城市多功能要素的關鍵，關系到國計民生，更體現著一個城市的現代化水平。因此它是我們工程檔案管理工作的重中之重，是城市規劃、建設、管理的重要依據。多年來，我們主動做好工程檔案管理，做到了“三納入”，工程檔案管理納入整個工程管理計劃、納入建設單位、監理單位工作人員責任制、納入竣工驗收工作內容；實現了“三同步”，做到了檔案管理與工程立項同步、工程建設與檔案管理同步、竣工驗收與檔案驗收同步，保證了工程檔案的齊全完整，積累了寶貴的工程檔案資料。

5.關注工程動態，加強工程檔案信息的反饋

城市建設日新月異，工程檔案的管理也必須與城市建設相配套。而城市建設又是與城市發展的模式和框架相適應的，要想做好這方面的銜接，就要深入工作實際，了解工程狀況，及時了解最新動態，即新的項目采用了哪些新技術、新方式，減少了哪些工作環節，同時又改進了哪些工藝，增加了哪些程序，形成了哪些與之配套的新的表格資料，及時將相關的信息從基層反饋到管理層，并通過匯總、提煉再補充到相應的規范中，進一步做好對工程檔案的管理。

（作者單位：石家莊東方熱電集團公司）