當前醫院檔案管理工作芻議

王偉 郝飛

檔案，是指過去和現在國家機構、社會組織以及個人，從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。醫院檔案是醫院在工作活動中形成的文件、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體的檔案，包括文書檔案、病歷檔案、科技檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、特殊載體檔案等。醫院檔案是醫院建設和發展過程中形成的寶貴財富，加強當前醫院檔案管理工作顯得十分重要。

一、當前醫院檔案管理工作存在的問題

1.對檔案管理工作的重視不夠

檔案是醫院的重要資源，但不少醫院都存在“重臨床醫療、輕檔案管理”的思想，認為檔案工作可有可無，檔案管理不能給單位帶來經濟效益，對檔案工作的重要性認識不足。責任心的缺失致使醫院檔案信息資源開發不足，檔案利用率不高，制約了醫院檔案管理工作的發展。

2.檔案管理制度不健全，歸檔范圍不明確

當前，在我國的醫院管理工作中，有關檔案工作的制度相對于其他管理制度而言，尚顯不健全，不少醫院尚未形成關于檔案立卷歸檔、保管存放、開發利用等一系列完整系統的制度和規定，管理模式不規范，管理體系不嚴謹。有的醫院雖有管理制度，但缺乏監督和檢查措施，在醫院考核工作中，一般也沒有將檔案管理工作納入考核目標，導致規章制度難以嚴格落實。

隨著醫療衛生事業的快速發展，醫院檔案的種類和數量也在不斷增加，但由于相關主管部門對新型檔案的管理沒有做出統一要求，造成醫院檔案的歸檔范圍并不明確。目前，大部分醫院對納入檔案管理的內容沒有明確的界定，各醫院根據自己的理解進行管理，許多重要資料并未納入檔案管理的范圍。例如，對于醫務人員在醫務活動中形成的各種資料、參加學術活動、發表論文論著、承擔科研項目等相關資料，有些檔案管理者認為屬于醫務人員自己的成果，沒必要收集歸檔；另外，隨著醫院的不斷發展而形成的計算機數據庫等新型檔案，往往也被疏于歸檔。因此，很多重要的檔案資料流失，很多醫院的檔案收集不全。

3.檔案管理設施不完善，現代化水平偏低

由于醫療用房緊張，當前很多醫院都存在檔案庫房面積狹小、設施陳舊、安全保管不到位、檔案管理工作手段落后等問題。當前，雖然計算機、網絡、多媒體技術廣泛應用于醫院管理工作，但大部分醫院的檔案工作未能實現管理手段現代化的及時轉變，檔案的收集、整理、檢索大多還停留在手工階段，與檔案管理的信息化趨勢還有較大差距，致使檔案的廣泛開發和利用受到限制。

4.檔案管理人員專業素質有待提高

在當前的醫院人才培養工作中，普遍存在只重視衛生專業技術人員培養、忽視管理人員尤其是檔案管理人員培養的現象。不少醫院的檔案管理人員都不是檔案學專業出身，專業素質和文化程度偏低，缺少系統的專業知識和管理技能的培訓，知識結構不合理；有的醫院甚至不配備專職檔案管理人員，而將其他崗位的管理人員作為兼職檔案員。這種現狀顯然已不能適應醫院檔案管理工作現代化發展的趨勢，致使檔案工作缺乏活力、后勁不足、止步不前。

二、加強當前醫院檔案管理工作的實施途徑

1.樹立新的檔案管理理念

樹立檔案管理的價值觀。必須充分認識檔案的價值和作用，特別是要認識到醫學科技檔案就是潛在的生產力，一旦發揮作用，就能為醫院乃至社會創造效益，也能夠更好地服務于患者，提高廣大人民的健康水平。

樹立檔案管理的效率觀。在醫院參與醫療市場競爭的環境下，檔案管理人員應樹立效率觀念，使檔案在利用和管理過程中的效率更高，及時、準確地為利用者提供檔案，為醫院建設發展出力。

樹立檔案管理的現代化觀念。計算機和互聯網等現代技術的快速發展，促使檔案信息的處理手段有了很大飛躍，因此，必須樹立強烈的檔案信息意識，加大對檔案信息的收集、存儲、加工、傳輸等環節的工作力度，以適應檔案現代化管理工作的需要。

2.加強檔案管理制度建設

完善崗位管理制度。明確分管領導的責任和檔案工作人員的崗位職責，督促檔案工作者認真做好檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、利用等工作。

完善檔案的保密制度。凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，妥善存放，定期檢查，對違反保密規定造成不良后果者追究責任。

完善檔案歸檔制度。明確各類檔案資料的歸檔范圍、歸檔時間、保管期限和其他相關要求。

完善檔案鑒定、銷毀制度。對保管期限已經到期的檔案和已無存查價值的檔案，應該定期鑒定和銷毀。銷毀檔案應堅持審慎原則，并嚴格執行審批程序和保密規定。

完善檔案借閱制度。明確檔案借閱的審批、登記程序，在確保檔案安全和保密工作的前提下，充分發揮檔案資料的服務功能，促進醫院業務的正常發展。

完善檔案庫房管理制度。無關人員一律禁止入內，同時要加強防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防蟲、防塵等工作，確保檔案庫房的安全。

3.加強檔案管理設施建設，提高檔案設施現代化水平

現代化的設備和技術手段是實現檔案管理現代化的物質基礎，所以必須加強醫院檔案管理基礎設施建設。

要及時配備檔案現代化所必需的計算機、打印機、復印機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等辦公設施，購置保護檔案所必需的空調、除塵器、消防器材、安全監控器等設備裝置。

要充分利用多媒體技術、數據庫技術、縮微技術、互聯網技術等現代技術手段，并購置引進或設計開發具有通用性和穩定性的檔案信息管理軟件，加快檔案管理數字化的步伐，實現軟件系統與硬件設施的融合貫通，提高檔案管理的工作效率和現代化水平。

4.加強檔案管理人才的培養，全面提高檔案管理人員素質

檔案管理人員是醫院檔案工作的具體實施者，檔案管理人員的素質直接關系到檔案管理工作的水平。加強檔案管理人才的培養，全面提高檔案管理人員素質，是促進醫院檔案管理工作可持續發展的動力。

通過專業培訓、繼續教育、進修學習等途徑提高檔案管理人員的業務能力和知識水平。許多醫院對檔案管理人員都缺乏培訓，或采取隨機培訓的方式，這不利于檔案管理人員素質的提高。醫院可以考慮將培訓工作納入醫院發展規劃或年度工作計劃，有針對性地開展培訓工作。為確保培訓取得實效，還要及時檢驗培訓成果。以往都是重視培訓組織，輕視效果檢查，這難以調動檔案管理人員的積極性，因此，必須建立培訓后的考試、考察、評估、獎懲等相關制度，及時鞏固培訓成果。

重視培養檔案管理人員的敬業精神和創新精神。敬業精神是做好檔案工作的基礎，只有愛崗敬業、求真務實、埋頭苦干、甘于奉獻，才有可能把檔案工作做好。檔案管理工作者要準確把握所面臨的新形勢和自身發展的新情況，學習總結一切創造性的先進做法和成果，以創新的精神洞察檔案事業發展的新規律，勇于探索和實踐，有效地開創性地開展工作。

5.加強檔案開發和編研工作，創造檔案的社會效益

檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，醫院檔案管理人員要多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，使醫院的檔案更好地為醫療、教學、科研、管理等各項工作服務。要積極開展多種編研活動，對檔案信息進行深層次開發和加工，編寫各種專題匯編，為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息。另外，還要加強對檔案利用反饋信息的管理，建立各級醫院之間信息的橫向聯系，實現檔案信息資源的共享，以滿足醫療、教學、科研、管理工作的需求，從而最大限度地提高醫院檔案的利用率，充分創造其社會效益。

（作者單位：唐山市中醫醫院 唐山市人民醫院）