檔案管理信息化建設初探

鄭曉明

檔案管理信息化，是指在國家行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行管理和利用。檔案管理信息化建設是一個系統(tǒng)的發(fā)展過程，在這一過程中，要不斷采用現(xiàn)代信息技術裝備檔案部門，從而提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。檔案管理信息化、數(shù)字化的目的是為了提高檔案的查詢率及查全、查準率，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

一、檔案管理的現(xiàn)狀

1.人員的思想觀念落后

目前，檔案管理信息化工作已在檔案部門全面推開，但對于大多數(shù)單位而言，進展并不令人十分滿意，大致有如下幾種因素影響著檔案信息化的進程。

隨著檔案管理事業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作已步入規(guī)范化的軌道。管理人員對檔案管理的重要意義有了一定的認識，因為檔案管理在單位的重要作用已日益顯現(xiàn)。盡管如此，他們對檔案管理工作還缺乏足夠的認識。有的人認為檔案管理工作不過是檔案的收集、整理、保管和利用，做好做壞無關緊要，對單位的影響不大，用不著實現(xiàn)信息化；有的人認為單位的經(jīng)費普遍不足，檔案管理的信息化難以提到議事日程上來。凡此種種不正確的認識，是當前實現(xiàn)檔案管理信息化的最大障礙。

2.檔案管理的資金短缺

由于資金不足，檔案管理工作的信息化建設滯后于現(xiàn)實的要求，結果是檔案管理工作仍用手工操作的現(xiàn)象還比較多，缺乏信息化的管理手段，缺乏相應的信息化設備，大大制約了檔案工作的發(fā)展。還有一些單位，雖然配備計算機來管理檔案，但仍然完全或大部分使用人工進行檔案管理，現(xiàn)代化的設備只是個擺設。同時，有些檔案館雖已建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫，但都各自為政。軟件公司雖已開發(fā)出了若干檔案管理的計算機軟件，但開發(fā)檔案管理軟件的人員有一些是專門從事計算機工作的，對檔案管理和分類標準不熟悉，開發(fā)出來的軟件涵蓋面不全；有些是專門從事檔案工作的，開發(fā)出來的軟件操作復雜，缺乏操作簡單、功能強大的計算機軟件。

3.檔案管理人員素質(zhì)較低

檔案管理人員的素質(zhì)是檔案管理信息化的關鍵。檔案管理信息化，必須有一批知識全面、一專多能和具有開拓精神的復合型人才從事檔案信息的管理和開發(fā)工作，這部分人才需要具備檔案管理的專業(yè)知識和計算機信息處理、網(wǎng)絡、外語等方面的知識。而目前，檔案管理人員的整體素質(zhì)較低，知識結構不合理，熟練掌握計算機的人才匱乏，絕大多數(shù)人都不能運用現(xiàn)代化的技術和工具，缺乏信息開發(fā)應用的敏銳意識，特別是通曉檔案管理專業(yè)知識、計算機技術、通訊技術、網(wǎng)絡技術的復合型人才匱乏，大大影響了檔案管理信息化建設的開展。

4.檔案管理信息化缺乏安全的網(wǎng)絡環(huán)境

檔案信息具有其本身的重要性和特殊性，需要正確處理開放與保密、檔案利用與知識產(chǎn)權保護的關系。檔案信息化加強了檔案部門與外部間的聯(lián)系，但也相應帶來了像電腦病毒、電腦黑客破壞、非法訪問等造成的安全問題。這也是眾多檔案管理部門遲遲不愿意上網(wǎng)的重要原因。

5.檔案管理信息化缺乏適合的計算機軟件

隨著信息化時代的到來，檔案管理工作實現(xiàn)信息化已是大勢所趨，但目前另一種制約檔案管理信息化的重要問題是缺乏操作簡單、功能強大的計算機軟件，盡管一些軟件公司已開發(fā)出了一些檔案管理軟件，但是大都是操作復雜、難以維護或功能不齊全的軟件，大大影響了檔案管理信息化的順利開展。

二、對檔案管理信息化建設的建議

1.增強檔案信息化建設的緊迫感和責任感

隨著各項事業(yè)的發(fā)展及辦公自動化的推進，檔案的門類和數(shù)量呈幾何級增長，遠遠出乎人們的預料，這對檔案的分類、排列、編目、檢索等提出了新的要求。如果還沿用過去那套手工勞動的方法管理檔案，必然影響工作效率，貽誤許多時機。此外，隨著internet技術的普遍應用，對外交流空前活躍，某些傳統(tǒng)的檔案傳輸方法存在效率低下，準確性較差的問題。因此，加快高校檔案信息化進程迫在眉睫，應引起各級領導的高度重視。

2.加大對檔案管理信息化建設的投入

資金不足是檔案管理信息化建設遇到的一大難題，因此，應增加對檔案管理部門的資金供給，添置信息技術所需的各種設備，建立和完善檔案信息管理系統(tǒng)，以盡快實現(xiàn)對檔案管理的信息化。

3.開發(fā)適合檔案管理工作的應用軟件

檔案信息化最重要的工作，就是開發(fā)或購置適合本校檔案工作的軟件。只有操作簡便、易于維護、易學易懂、功能齊全的軟件，才能使檔案工作人員在較短的時間內(nèi)迅速掌握，并熟練的應用，才能較好地促進檔案管理工作信息化的順利開展。

4.加強對檔案管理人員的信息技術教育

強化檔案管理人員的信息技術教育，是檔案管理信息化成功之本，對其它各個要素的發(fā)展速度和發(fā)展質(zhì)量有著決定性的影響。技術再先進，也要靠人去掌握和運用。因此，要堅持以人為本，始終把培養(yǎng)人才，建設人才隊伍，提高人的素質(zhì)放在第一位。要加強信息化建設，就要加大培訓力度，有針對性地進行各種形式的業(yè)務培訓，特別要加強計算機知識與技術，信息開發(fā)技術，網(wǎng)絡技術等方面的培訓，不斷提高檔案管理人員的各方面技能。

5.加強信息網(wǎng)絡服務系統(tǒng)的建設

檔案管理部門提供檔案網(wǎng)絡化信息服務是社會經(jīng)濟和科技發(fā)展的必然，開發(fā)高效、穩(wěn)健、可靠的檔案網(wǎng)絡服務信息系統(tǒng)，是檔案部門實現(xiàn)基于網(wǎng)絡環(huán)境的檔案綜合信息服務的保證。鑒于環(huán)境和檔案信息利用新模式的特殊性，整個網(wǎng)絡服務系統(tǒng)建設需要在全面系統(tǒng)分析的基礎上進行詳細設計，特別可將不同用戶實體進行分類，包括系統(tǒng)管理員、授權特殊用戶和普通網(wǎng)絡用戶，并建立嚴格的網(wǎng)絡用戶登陸注冊和安全防護機制，充分保證系統(tǒng)的正常運行。同時，對于檔案資源按照密級設置安全使用權限，避免導致非法或不正當使用。

（作者單位：河北省食品藥品檢驗院）