檔案管理信息化建設初探

鄭曉明

檔案管理信息化，是指在國家行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行管理和利用。檔案管理信息化建設是一個系統的發展過程，在這一過程中，要不斷采用現代信息技術裝備檔案部門，從而提高檔案管理和利用的現代化水平。檔案管理信息化、數字化的目的是為了提高檔案的查詢率及查全、查準率，實現檔案信息資源的共享。

一、檔案管理的現狀

1.人員的思想觀念落后

目前，檔案管理信息化工作已在檔案部門全面推開，但對于大多數單位而言，進展并不令人十分滿意，大致有如下幾種因素影響著檔案信息化的進程。

隨著檔案管理事業的發展，檔案管理工作已步入規范化的軌道。管理人員對檔案管理的重要意義有了一定的認識，因為檔案管理在單位的重要作用已日益顯現。盡管如此，他們對檔案管理工作還缺乏足夠的認識。有的人認為檔案管理工作不過是檔案的收集、整理、保管和利用，做好做壞無關緊要，對單位的影響不大，用不著實現信息化；有的人認為單位的經費普遍不足，檔案管理的信息化難以提到議事日程上來。凡此種種不正確的認識，是當前實現檔案管理信息化的最大障礙。

2.檔案管理的資金短缺

由于資金不足，檔案管理工作的信息化建設滯后于現實的要求，結果是檔案管理工作仍用手工操作的現象還比較多，缺乏信息化的管理手段，缺乏相應的信息化設備，大大制約了檔案工作的發展。還有一些單位，雖然配備計算機來管理檔案，但仍然完全或大部分使用人工進行檔案管理，現代化的設備只是個擺設。同時，有些檔案館雖已建成了規模大小不等的檔案數據庫，但都各自為政。軟件公司雖已開發出了若干檔案管理的計算機軟件，但開發檔案管理軟件的人員有一些是專門從事計算機工作的，對檔案管理和分類標準不熟悉，開發出來的軟件涵蓋面不全；有些是專門從事檔案工作的，開發出來的軟件操作復雜，缺乏操作簡單、功能強大的計算機軟件。

3.檔案管理人員素質較低

檔案管理人員的素質是檔案管理信息化的關鍵。檔案管理信息化，必須有一批知識全面、一專多能和具有開拓精神的復合型人才從事檔案信息的管理和開發工作，這部分人才需要具備檔案管理的專業知識和計算機信息處理、網絡、外語等方面的知識。而目前，檔案管理人員的整體素質較低，知識結構不合理，熟練掌握計算機的人才匱乏，絕大多數人都不能運用現代化的技術和工具，缺乏信息開發應用的敏銳意識，特別是通曉檔案管理專業知識、計算機技術、通訊技術、網絡技術的復合型人才匱乏，大大影響了檔案管理信息化建設的開展。

4.檔案管理信息化缺乏安全的網絡環境

檔案信息具有其本身的重要性和特殊性，需要正確處理開放與保密、檔案利用與知識產權保護的關系。檔案信息化加強了檔案部門與外部間的聯系，但也相應帶來了像電腦病毒、電腦黑客破壞、非法訪問等造成的安全問題。這也是眾多檔案管理部門遲遲不愿意上網的重要原因。

5.檔案管理信息化缺乏適合的計算機軟件

隨著信息化時代的到來，檔案管理工作實現信息化已是大勢所趨，但目前另一種制約檔案管理信息化的重要問題是缺乏操作簡單、功能強大的計算機軟件，盡管一些軟件公司已開發出了一些檔案管理軟件，但是大都是操作復雜、難以維護或功能不齊全的軟件，大大影響了檔案管理信息化的順利開展。

二、對檔案管理信息化建設的建議

1.增強檔案信息化建設的緊迫感和責任感

隨著各項事業的發展及辦公自動化的推進，檔案的門類和數量呈幾何級增長，遠遠出乎人們的預料，這對檔案的分類、排列、編目、檢索等提出了新的要求。如果還沿用過去那套手工勞動的方法管理檔案，必然影響工作效率，貽誤許多時機。此外，隨著internet技術的普遍應用，對外交流空前活躍，某些傳統的檔案傳輸方法存在效率低下，準確性較差的問題。因此，加快高校檔案信息化進程迫在眉睫，應引起各級領導的高度重視。

2.加大對檔案管理信息化建設的投入

資金不足是檔案管理信息化建設遇到的一大難題，因此，應增加對檔案管理部門的資金供給，添置信息技術所需的各種設備，建立和完善檔案信息管理系統，以盡快實現對檔案管理的信息化。

3.開發適合檔案管理工作的應用軟件

檔案信息化最重要的工作，就是開發或購置適合本校檔案工作的軟件。只有操作簡便、易于維護、易學易懂、功能齊全的軟件，才能使檔案工作人員在較短的時間內迅速掌握，并熟練的應用，才能較好地促進檔案管理工作信息化的順利開展。

4.加強對檔案管理人員的信息技術教育

強化檔案管理人員的信息技術教育，是檔案管理信息化成功之本，對其它各個要素的發展速度和發展質量有著決定性的影響。技術再先進，也要靠人去掌握和運用。因此，要堅持以人為本，始終把培養人才，建設人才隊伍，提高人的素質放在第一位。要加強信息化建設，就要加大培訓力度，有針對性地進行各種形式的業務培訓，特別要加強計算機知識與技術，信息開發技術，網絡技術等方面的培訓，不斷提高檔案管理人員的各方面技能。

5.加強信息網絡服務系統的建設

檔案管理部門提供檔案網絡化信息服務是社會經濟和科技發展的必然，開發高效、穩健、可靠的檔案網絡服務信息系統，是檔案部門實現基于網絡環境的檔案綜合信息服務的保證。鑒于環境和檔案信息利用新模式的特殊性，整個網絡服務系統建設需要在全面系統分析的基礎上進行詳細設計，特別可將不同用戶實體進行分類，包括系統管理員、授權特殊用戶和普通網絡用戶，并建立嚴格的網絡用戶登陸注冊和安全防護機制，充分保證系統的正常運行。同時，對于檔案資源按照密級設置安全使用權限，避免導致非法或不正當使用。

（作者單位：河北省食品藥品檢驗院）