對信訪檔案管理的幾點思考

王小謙

摘要：隨著當前社會體制的不斷改變以及社會轉型帶來的城市發展和利益的再調整，很多矛盾日益凸現出來，為了解決這些矛盾，群眾以各種的形式以及各種方式都反映到了信訪工作中來。信訪檔案不僅反映了信訪工作的全貌，也反映了矛盾糾紛化解的全過程，更是反映了矛盾糾紛發生、發展和平息的規律，隨著信訪量的不斷增加，把握這些規律、化消極因素為積極因素、不斷增加社會和諧的真實記錄，信訪工作者面臨的新課題就是如何做好信訪的檔案工作。為此，筆者對如何進一步規范信訪檔案工作進行幾點思考。

關鍵詞：信訪檔案管理

1 為信訪工作規范化建設服務，提高對信訪檔案工作的認識

為領導決策當好參謀助手的工作中，信訪檔案的內容也日益豐富。充分認識信訪檔案的作用，對于理解信訪檔案的性質，科學地管理信訪檔案和積極挖掘利用信訪檔案資源，充分發揮信訪檔案的作用意義重大。信訪工作是構建和諧社會的基石，在認真解決來訪合理要求的同時協調各種利益，拓寬信訪渠道，進一步完善一個單位服務對象的表達機制。

1.1 信訪檔案是信訪工作全過程的重要記錄。信訪檔案在各個單位檔案的構成中都是重要的組成部分，它不僅記載了黨和國家政治、經濟以及文化教育等方面的成敗得失，從另一個方面也反映了當時黨和國家的榮辱興衰，以及黨和政府同人民群眾之間的關系。它不僅是信訪工作活動真實的歷史記錄，也是群眾信訪案件調處的重要歷史資料，是歷史經驗的積累與見證，是人類社會進步的“年輪”，是信訪工作的內在生命基因，是一種不可再生的資源。它不僅是信訪工作有形資產的依據和證明，更是信訪工作中一種無形資產的依據和證明。所以說，信訪檔案是信訪工作管理和處理事務過程中形成的原始性、記錄性、知識性、信息性的重要信息資源。

1.2 信訪檔案是初信初訪演變的歷史證據，是保持客觀面貌的真實記錄，是處理重訪和老訪戶上訪案件必備的查訪、爭辯研究和處理問題的依據。信訪檔案記錄了信訪案件實際活動的全過程，具有原始性、真實性和公正性。由于信訪檔案中既有信訪者書寫的材料，還有組織和調查的處理經過和結論，在處理現實同類問題時起到了借鑒的作用，同時也是處理重信重訪、越級信訪、申訴信訪等不可缺少的依據。特別是在處理歷史遺留的陳年信訪老案時，借助信訪檔案這個可靠的依據才能盡量地減少失誤，如果僅僅靠回憶以及口頭介紹都是不可靠的，而且主觀性太大，沒有很強的依據性，就會造成處理過程的隨意以及失誤。只有完整齊全的信訪檔案，才可以變“死檔案”為“活證據”，從根本上解決問題。

1.3 信訪檔案具有參考作用。通過查考以前的信訪檔案可以掌握充分的歷史資料，這些資料表達了當事人的意圖，信訪檔案真實具體地記錄了當時解決問題的方法，因此，為了改進工作以及有效地解決信訪中出現的問題，信訪檔案是其研究工作規律以及總結經驗必不可少的素材。這些資料具有參考的價值，反映了當時的具體情況。信訪檔案工作是一項不可缺少、不能替代并且不能忽視的基礎性工作。它有利于對現實問題做出正確的分析判斷，通過查閱信訪檔案，領導可以了解信訪工作的規律，掌握相關的歷史資料，也為貫徹有關政策和規定提供了歷史依據和處理問題的借鑒。

2 做好信訪檔案的收集、整理和歸檔工作，為信訪工作的扎實有成效服務

2.1 做好檔案資料的收集工作。要想做好信訪的檔案工作，做好收集工作是首要完成的工作。做好檔案工作的基礎和前提就是檔案資料收集得是否齊全。為了更好地管理和利用信訪檔案，與檔案管理相關的工作人員一定要掌握“檔案管理學”的相關知識。在檔案立卷的時候一定要把原始的詳細資料都收集上來進行統一保管，避免由于檔案的不完整而造成一定的弊病。檔案管理的相關人員應當善于將分散到各級領導以及業務部門的有價值的材料進行收集，累積檔案的一種手段就是收集各種信訪材料、調查材料以及結案報告等，收集這些材料進行集中保管的目的就是最大限度地保持歷史的真實面貌以便更好地服務于后續工作。信訪檔案根據信訪條例的要求應當具有以下材料：第一，起點單位的上級單位的信訪事項復查意見書；第二，起點單位處理信訪事項的處理意見；第三，上訪人登記表或上訪信；第四，相對應的國家政策以及相關文件和佐證材料，處理意見、復核意見、會議記錄、紀要調查報告以及上級交辦案件還有“交辦案件結果報告單”；第五，與上訪人的約談記錄和送達回執；第六，上訪人上訪訴求問題的調查報告；第七，復查單位上級單位關于信訪事項的復查意見書。

2.2 整理。檔案的整理工作包括檔案的鑒定、保管以及檢索等內容，在檔案的整理過程中應當嚴格遵守檔案整理的原則，按照檔案形成的特點以及規律進行整理和放置以便于以后工作的利用，將檔案的文件、材料以及結案報告和處理意見等形成一定的歷史聯系，要及時鑒定保存的白頭文件。此外，歸檔工作并不是將所有全部的材料都進行歸檔，凡是最終形成檔案并保存下來的不僅記錄了當時的真實情況，而且反映了當時的歷史，立卷并形成檔案應該是那些有利用價值的上訪案件。在整理和保存檔案的時候應當在充分利用原有的整理基礎上尊重歷史以及前人的勞動成果，凡是合理的都應當繼承下來并在以后的工作中進行借鑒以提高工作效率和工作質量。

2.3 利用科學技術，整理歸檔。利用計算機等現代化手段，可以收到事半功倍的效果。檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。個人根據自己的理解對文件進行分類，對同一個文件有不同的分類，因為每個人的理解能力不同，盡管都仿照統一的標準，但仍不可避免地造成分類不準，給利用工作帶來不便。而利用計算機技術，檢索利用將會非常方便，減少了手工操作，提高了工作效率。

3 加強信訪檔案保護工作，為社會和諧穩定服務

3.1 信訪檔案管理制度化是檔案管理工作的基本保證，信訪檔案分案件檔案和文書檔案兩類。案件檔案即信訪部門對一件信訪問題從接待、調查、核實、處理等全過程中形成的具有保存價值的所有材料的歸檔案卷；文書檔案則是信訪部門在工作中自身形成的和上級下發的業務性文件和資料等各種文書材料的歸檔卷宗。信訪檔案實行年終一并歸檔。保管期限分永久、長期和短期。同時，檔案管理設專人專柜，建立健全保密、借閱、責任、安全等各項管理制度。防止檔案損毀、錯放、丟失和失密；防止霉變、磨損、蟲蛀和受潮。信訪檔案要按規定銷毀，確保檔案安全、完好和利用方便。對已借出的檔案，管理人員要及時負責督促歸還。信訪檔案是信訪工作中的一項業務，要想充分發揮信訪檔案的作用，必須加強對信訪檔案的管理。既不要不顧長遠，而損毀檔案，又不要為保護檔案而不提供利用方便。只有保證檔案的安全、完好，有利于現實和長遠利用，才能使信訪檔案發揮出更大的作用。

3.2 在實際工作中，管理利用既有矛盾又有一致性，維護信訪檔案的完整和安全是檔案管理工作的基本要求。這就要求我們檔案工作者必須做到“九防”：一是防光，強烈的光線會損害檔案壽命，紙張也會變黃發脆，強烈的紫外線可使檔案褪色；二是防蟲，為達到殺菌作用，定期噴灑殺蟲劑，定期在柜子中放置樟腦球；三是防鼠，定期放置鼠藥以防老鼠咬傷檔案；四是防霉變，以往檔案中多使用糨糊粘補，易形成檔案蛀蟲；五是防潮，過度潮濕可使檔案形成紙磚，按標準規定相對濕度在50%-60%為宜；六是防塵，灰塵和煙塵不宜太濃；七是防水，杜絕淋濕、浸泡現象；八是防火，及時排除一些火災隱患；九是防盜，要設置專用鐵柜進行保管。

總之，機關信訪檔案是對一項事業發展進程的歷史記錄，它對于總結檢驗，籌劃未來，有著十分重要的作用，只有提高對信訪檔案管理工作的認識，維護好一個單位服務對象的利益，才能為穩定社會做貢獻，科學地管理好利用好檔案才能發揮它應有的作用。

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