OA系統在疾控工作中的應用與思考

王瑞卿

摘要：辦公自動化（OA：Office Automation）是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。系統的自動與否是在用計算機的方式優化組織結構，調整管理體制，提高工作效率的基礎上強化決策的一致性和協同辦公的能力，來實現提高效能的目的。所以一套成熟的適合本系統工作的辦公系統是非常需要的，但OA系統的技術五花八門，真正適用于疾病預防控制工作才是至關重要的。筆者就辦公自動化系統在疾病預防控制工作中的使用與管理的一些感受與同道探討。

關鍵詞：OA系統 疾控工作 應用與思考

隨著信息化不斷發展、信息量的增大，公共衛生工作的信息管理水平不斷提高，這樣“無紙化辦公”或辦公自動化系統在疾控工作中開始浮出水面了。下面就辦公自動化系統在疾病預防控制工作中的使用與管理做一介紹。

1 系統設置模塊

1.1 組織機構設置。里面有單位部門管理、用戶管理、角色與權限管理等。在這里應把疾控中心所有部門細化，特別是人員權限的設定，因為后面的OA系統在不同工作的設置上要用得到。

1.2 行政辦公設置。協同辦公是OA系統的主要功能，里面會有日程安排、工作日志安排、通訊簿以及公告通知的內容。該模塊主要功能是實現個人日程安排和計劃的管理，可以對車輛的預定、會議的安排等進行管理。

1.3 公文文檔管理。公文管理主要功能是實現疾控中心的公文管理，實現對公文的分發、督辦、交換、統計查詢、歸檔以及反饋落實情況等管理。其中包括的子模塊有收文管理、發文管理等流程管理。所有在工作流中使用的文檔都會保存在文檔管理模塊中。

1.4 公共信息管理。該模塊主要實現中心業務信息共享，照片瀏覽以及共享，公告調查討論等功能。

2 系統作用

近年來如SARS、H5N1、H7N9禽流感病毒等公共衛生事件頻出，國家也對疾控體系信息工作提出了更高的要求，OA系統在中心內部凸顯了非常重要的作用。

2.1 協同辦公提高效率。使用OA之后，基層科室人員不用拿著各種文件、申請，在各個部門科室傳遞、遞交，等待簽字，節約了時間，系統自動完成重復性工作。提高了行政工作的效率，比如公文的流轉是系統按權限范圍選人，在很大程度上提高了傳遞速度。

2.2 資源共享和公共利用。為了更科學地獲取信息，系統中有共享數據的功能，能夠提高管理層次，實現疾病預防控制管理的信息化和資源共享，提高了信息的獲取速度及管理水平。例如通過公共文件箱、照片瀏覽、及時了解檢測報告、生物制品出入庫的情況等充分利用穩定的服務器存儲能力，達到信息公用、資源共享的目的。

2.3 無紙化、信息科學管理。使用辦公自動化后，辦公信息變成了數字化的管理信息，各類文檔信息可以分類、匯總、運算達到科學準確的管理。例如考勤管理、值班編排，代替了傳統業務考核科室的分發統計傳遞的工作。下發通知等也均為電子版，在很大程度上也省去了紙張的浪費，節約了辦公開支。

2.4 規范了收費、庫管行為。在系統的收費模塊中，將藥劑制品、檢測檢驗、從業人員查體等項目，統一收費條碼打印票據，做到在收費項目和標準上的統一，增加了收費的準確和透明。對于疫苗、試劑藥品和低值易耗品的管理，OA系統能夠對其購買、使用、存儲全過程進行管理。每筆試劑疫苗都有詳細的數量、金額、批號、產地、供貨商。利用系統強大的查詢分析功能方便財務統計部門盤點。

2.5 保證信息安全。通過OA系統災害備份等功能，能夠保證信息數據的安全性和完整性。避免了不可逆轉因素造成的資料受損、管理不當造成的信息丟失等情況。

3 系統實施中存在的問題及解決方案

3.1 系統實施要分步進行。有三點要注意：①正確地選擇產品結構或者項目方案。②階段的漸進式實施。③持續地功能性提升，拆分模塊，成熟一個推一個，對使用好的部門進行正向鼓勵。OA系統是一種組織行為的工具，特別是協同辦公模式。沒有了以組織行為管理的價值準繩，只能憑借計算機技術作為判斷方向的依據。為了整個系統順利實施，應先選擇一些最為常用的、易推廣的功能和設計相對簡單的工作流程作為初期實施功能。如公告、文檔共享等簡單信息發布性質的功能。

3.2 做好系統授權和培訓工作。系統權限分配是非常重要的，系統管理員主要負責系統初始化以及今后的維護，系統管理員一般要求擅長數據庫操作和服務器系統編程的計算機專業人員，系統管理員的責任心以及技術水平與以后系統的使用情況有直接關系。OA系統非常龐大復雜，所涉及的部門多，業務流程廣，所以做好相應的培訓工作非常重要，但組織全員培訓并不科學，應該在系統授權中在每個部門都挑選一名OA系統協助員，對他們進行集中培訓，來幫助科室部門里其他人盡快熟悉軟件情況。

3.3 流程規劃清楚細致。OA系統流程是系統的核心，在涉及流程有必要成立臨時組織，要求部門主管參與需求分析，對即將開盤的流程進行整理規劃成適合的計算機結構工作。如定義工作流程結構、順序等，這樣可以快速啟動系統的試運行，并很大程度降低了系統推廣問題。

3.4 部門間協同配合。OA系統的實施改變了傳統的工作方式，而且涉及了各個部門、人員，作業面廣泛體現了新的管理理念和模式，所以在推廣中難免會遇到一些習慣上的抵觸。所以及時與各部門負責人溝通顯得非常重要了，為了更加規范使用，應制訂使用OA的規章制度，明確系統的使用規則。

參考文獻：

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