論網絡媒體在企業辦公管理中的意義和應用

龍源

摘 要：服務型行業辦公室工作作為管理的樞紐，既上接領導下通職員，又密切聯系用戶和來訪者，起著承上啟下、溝通上下、聯系左右、協調內外的橋梁作用，在網絡日益繁榮普及的今天，網絡已成為辦公不可缺少的重要工具，因此，加強辦公網絡管理，促進網絡正常安全運行已成為辦公室工作的重要任務之一，辦公室秘書要充分利用網絡服務于工作的各個環節，及時準確地了解有關信息，進行計算機分類儲存和檢索，細心選擇材料和使用，加強與用戶和相關企業的密切聯系，保障網絡安全并及時維護。

關鍵詞：煤氣化公司；網絡管理；辦公室；太原市

中圖分類號：G206.2 文獻標識碼：A 文章編號：1672-8122（2013）06-0073-02

服務型行業辦公室工作作為管理的樞紐，既上接領導下通職員，又密切聯系用戶和來訪者，起著承上啟下、溝通上下、聯系左右、協調內外的橋梁作用，是企業對外的門戶和形象代表，關乎著企業的工作質量和效率，尤其在網絡傳媒日益繁榮普及的今天，服務型行業辦公室工作對網絡管理的要求越來越高，網絡已成為辦公不可缺少的重要工具。因此，加強辦公網絡管理，促進網絡正常安全運行已成為辦公室工作的重要任務之一。

一、充分利用網絡服務于工作的各個環節

太原煤氣化集團公司是一個煤炭綜合利用的大型聯合企業，公司已形成煤、焦、氣、化、電及燃氣輸配、管理為一體的產業鏈條，公司致力于打造煤炭綜合利用多聯產量最具競爭力的企業集團。因此，辦公室應圍繞公司的中心工作，充分利用網絡優勢，提高工作效率。

（一）了解有關信息

在日常工作中通過網絡等渠道不斷了解對公司有關決策有影響的國家或地區的政治、經濟形勢等各方面情況，分析有關信息對決策者的影響，以便采取相應的措施。隨時儲存有關的政策法規包括國家路線、方針、政策和領導的有關重要講話，國家和地方政府頒布的法令、法規、條例等；業務往來信息包括上級機關、單位有關工作、生產的指示、指令、通知、計劃、批示以及政府決策者部門的管理性、業務指導性的辦法、細則等，通常以內部文件、公函等形式下達；注意收集相關人員的年齡、職稱、學歷、性格、氣質、志趣、愛好、嗜好、家庭、生活經歷與閱歷等，以供決策者全面權衡利弊，作出正確的決定，調整人力資源配置，進行合理的人事統籌，完成大局工作。注意分類本單位內部的、來自上下兩方面的信息，以及本單位和外單位各種直接業務往來的信息。來自上級領導的如工作計劃、單位決策者的指令、批示、會議記錄、會議紀要等；業務往來的如合同、協議書、工作函件等；來自下層業務部門的各種工作報告、總結、產生報表、業務記錄、賬目等。隨時掌握和了解來自人民群眾、媒體等對企業的信件、來訪、電話等中所反映的正負兩方面的反饋信息，也包括報刊雜志、電臺、電視臺等新聞媒介對本企業的評論；對不同地區、不同國家的同類事務可作橫向比較或同類事務不同階段之間縱向比較，比如銷售額的月同比、年同比或同一單位對在不同時期的安全、成本、數量、質量等情況作縱向比較，以便看出進退盛衰，并自我總結經驗，找出失誤和教訓。還需要了解與本企業有關的國家社會發展、經濟發展、科技發展等信息。只有這樣，對事物的認識才可能是全面、科學地，對工作或事業的預測、決策和規劃才可能是正確地。

（二）計算機分類儲存和檢索

1.計算機分類。參照“檔案系統目表”，如企業信息初步分類：行政管理、經營管理、生產技術管理、科學研究、企業產品、基本建設、設備儀器等大類。行政管理大類又可細分為：行政事務、法紀檢查、審計工作、人事管理、教育培訓、治安保衛、后勤福利、外事工作等小類。經營管理大類又可以分為：經營決策、計劃工作、統計工作、財務管理、物資管理、產品銷售、綜合對比（本企業與競爭對手）分析等小類。每一小類還可以分為若干細類。不管一條信息是否被領導采用，都應該存儲、歸檔。

2.信息儲存。原件存儲：如文件圖紙的原稿、正本、錄音帶、錄像帶、膠卷底片、實物等儲存；目錄、索引存儲：編制目錄、索引置于原件之前一并儲存，以便檢索、查找；軟件存儲：信息資料制成軟件，存儲于光盤或其他電子介質。

3.根據工作需要及時檢索有關信息。

（三）細心選擇材料和使用

1.在收集、選用信息時必須緊緊圍繞領導的需求，力求貼近領導意圖，信息要精確。只有向領導關心的大事和領導的關注點貼近，才能切實服務于領導。在整理此類信息資料時，一要找準位置，站在領導決策需求的角度分析問題、解決矛盾，想領導之所想、急領導之所急、供領導之所需。二要把握領導工作的需求，根據上級領導機關和本地區、本部門決策者或管理者的工作部署和決策意向，有意識、有目的、有重點地收集和選擇信息資料，并加以全面系統地歸納、綜合和概括，才能把準確的信息提供給領導。三要抓中心，不可孤立地看待信息的“好與壞”，而必須以領導近段時間的工作中心為準繩。

2.篩選典型資料，突出代表性；篩選新穎資料，提高針對性；篩選出簡潔資料，增強可讀性；挖掘可用信息，增強創新性。提供信息應注意適事、適時、適度、互動。

3.把經過加工的、系統的、有用的信息，按照不同對象的不同需要，利用文字、電話、傳真電報、密碼電報、互聯網絡等不同載體，及時送到使用者手中，以達到充分利用之目的。在信息加工完成之后，當領導層作出決策和規劃之后，就應當及時、準確無誤地將這些信息傳遞給所有應當了解和掌握這些信息的部門或單位，盡快使領導層的主觀信息轉化為廣大群眾的客觀行動，并轉化為現實。

在信息管理過程中，必須正確處理好各個層次之間相對存在的整體和局部、微觀和宏觀的關系。要綜合、全面考慮影響發展的各種因索。要用對立統一的觀點看待形勢，要以系統、聯系、層次的觀點去分析趨勢。任何信息都不是僵死的、孤立的。

因此，作為現代秘書人員，只有善于進行辯證的推理，才能從有限的信息中推斷出更充分、更長遠、更廣泛的意義。秘書人員的信息處理能力同其工作效率密切相關。如果秘書人員獲取、運用信息能做到全面、及時、準確，那么以此為依據提出的建議或進行咨詢，就會有較高的實際價值。反之，不僅難以提出正確的建議，而且會使秘書人員的日常事務工作因加工后的信息不全面、不及時、不準確、而陷入被動狀態。秘書的信息工作也是一門藝術，而且是實用價值很大的一門藝術，只有熟練地駕馭它才能高效能、高質量地做好信息工作。因此，作為現代秘書，必須具備較高的信息管理能力，并且科學、系統地來進行信息管理工作。

（四）加強與用戶和相關企業的密切聯系

網絡在收集民意、統一管理、信息共享、網上服務、社會監督等方面有突出優勢。網絡是反映用戶民意的晴雨表，促進社會溝通的橋梁，化解社會矛盾的減壓閥，實現社會公正的助推器。因此辦公室工作人員要充分利用好網絡資源服務于用戶和相關企業，建立良好的信息溝通渠道，及時準確地上報有關信息和處理有關問題。

二、網絡安全與維護

（一）網絡文檔的建立

辦公室網絡管理人員對了解到的有關信息應及時分類儲存，建立文檔。應該正確記錄所有在安裝網絡硬件和軟件時計算機和網絡適配器的配置信息，也包括網絡故障的恢復方案、備份步驟和日程，存儲和解決方法的記錄、用戶請求、維護記錄及長期和短期的網絡擴充計劃，并且持之以恒地記錄網絡情況，這樣網絡突然出現問題就可以及時處理，許多錯誤和混亂也可以避免。

（二）網絡管理與維護

應實施計算機常規檢查、周期診斷和防護性的維護；利用圖書、期刊、自學以及日常積累的經驗，盡可能多地收集信息，以便于及時排除網絡故障；軟件管理是網絡管理的重要日程，包括添加新軟件、升級現有軟件和刪除過時軟件。

（三）網絡安全

要想保證網絡安全，應同時做好邊界防護和內部網絡的管理，要保證只有授權的用戶可以使用一定受限的網絡資源，定時檢查用戶權限和用戶賬號有無變更，以減少數據、服務器和網絡設備等由于受到疏忽操作或惡意破壞造成的損失。由于網絡系統復雜、缺陷太多等特征，致使網絡易受黑客、惡意軟件的攻擊和病毒的入侵，加上網絡管理的法律不夠健全，給整個網絡安全帶來了威脅。因此，應加強網絡的日常管理和維護，及時升級有關軟件，刪除影響工作的垃圾文件和有威脅的惡意軟件。

參考文獻：

[1] 黃彩玲.淺談計算機網絡管理中的常規工作[J].科學管理，2011（27）.

[2] 江泫.網絡商務中的顧客信息管理[J].技術與創新管理，2011（5）.

[3] 白蚺.網絡媒體對企業管理的影響[J].企業改革與管理，2011（6）.

[4] 李永彩.網絡在現代社會管理中的功能[J].中共山西省委黨校學報，2011（5）.

[5] 王萍利.淺談網絡信息資源管理[J].陜西教育，2011（9）.

[6] 劉成偉，郭文進.新形勢下做好企業辦公室工作淺議[J].新西部，2010（2）