論怎樣完善人事檔案管理工作

李偉麗

人事檔案管理是一項很重要的工作，它看似簡單，實則頭緒繁多，如果不精通管理技巧，人事檔案就會一團糟，當調某一人的檔案時，會無從下手。而人事檔案是我國人事管理制的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。因此，要不斷完善人事檔案管理工作。

一、現行人事檔案管理存在的問題

一是管理法規滯后。現在的人事檔案管理，是以1991年中共中央組織部和國家檔案局頒發的《干部檔案工作條例》和1996年的《流動人員人事檔案暫行規定》為標準指導實施的檔案管理工作，其內容仍然保留著計劃經濟體制的某些遺風。計劃色彩濃厚，缺乏應有的生機和活力。《條例》和《規定》的管理權限也不能涵蓋現階段我國各階層各領域的人員情況，依其《條例》和《規定》建立的人事檔案材料也無法滿足市場經濟條件下的人事檔案管理工作的需要。另外，由于中國經濟體制改革較快，人事制度改革跟不上經濟體制改革的步伐，人事檔案管理的改革步伐更慢。雖然我國人事制度總體框架已定，但很多細則仍在探索和不斷調整的過程中，給人事檔案管理改革帶來了不確定性，也是人事檔案管理法規滯后的一個重要原因。

二是管理方式單一。在人事檔案的管理方式上，無論黨政機關部門還是企事業單位。無論是干部還是工人，無論是教師、科研人員還是軍人、學生，無論是正式人員還是流動人員，都使用統一的格式，統一的分類，統一的保管方式來進行管理，不能根據具體的情況，分門別類地制定標準來管理，而形成了千人一面的現象和狀況。

三是管理模式封閉。人事檔案是由單位的組織、人事檔案部門實行全封閉的管理，人事檔案除供領導或組織使用外，任何人不能接觸和看到檔案，包括檔案員自己。人事檔案籠罩著一層“神秘面紗”，也難免給人一種暗箱操作的猜疑。這種管理模式。現在已經不符合政治民主化進程的要求。人事檔案是到了可以公開的時候了。

四是管理內容陳舊。目前的人事檔案材料分為十大類，檔案內容單調陳舊，人事檔案中涉及的業績、成就、個人能力、誠信、社會保障等材料幾乎沒有，反映不出個人的專長和特點，對選拔、培養、評定作用不大，無法對當事人作出全面評價，無法滿足社會的需求和人事工作的需要。

五是管理手段落后。現行的人事檔案缺乏現代化管理。大多數地區由于經濟、人員和其他原因，在全國實現計算機管理的為少數。在經濟發達地區（例如廣東、上海等地），雖然已有人事檔案管理的軟件，但并沒有普及使用，而且很多種版本內容標準不統一，使得數據無法匯總，軟件之間不能相互兼容，信息資源不能共享。

二、人事檔案管理改革的措施

1.提高人事檔案材料的質量。首先，要從思想和行動上要重視人事檔案的管理工作，真正把干部檔案工作作為組織人事工作的一項重要基礎性工作。同時，還應建立與完善適合本部門質量考核體系，對工作進行量化與考核。促進檔案管理向標準化、科學化邁進。也可以通過建立競爭淘汰機制，來增加檔案工作人員的責任心和危機感。其次，要及時補充具有個性的人事檔案材料。人事檔案的內容要與人事檔案主體多元化、社會職能多元化相適應。

2.加強檔案材料的收集工作，確保歸檔材料的完整、可靠。建立健全材料收集工作的協調機制，加強與相關部門的溝通，采取“重點收集與普通收集相結合”、“集中收集和經常性收集相結合”、“上門收集”等方式，及時追補和不斷補充新的資料，力爭檔案資料能夠反映出最新、最全的個人檔案信息。檔案工作人員在收集材料時應嚴格把關，對于內容不實的材料堅決不予歸檔。保證檔案材料形成規范真實、收集齊全、歸檔及時。

3.加快檔案的規范化、現代化建設。規范人事檔案的內容、分類、檔案用品標準，對人事檔案材料的歸檔范圍、時間要有明確具體的要求，將側重點放在反映干部員工工作能力、工作業績等檔案材料上；檔案管理人員在接收人事檔案材料時要嚴格把好審核鑒定關，從紙張規格到字體都要嚴格要求，拒收不規范的檔案材料和缺公章、少簽字的材料：進一步落實人事檔案的相關管理制度，在查閱、流轉等各個工作環節中，嚴格按規章和程序辦理。

4.完善人事檔案管理的法律法規，提高人事檔案的利用效益。傳統人事檔案管理強調人事檔案的保密性。在越來越強調誠信的現代法治社會里，為適應人才工作的開放性，應當揭去人事檔案的“神秘面紗”，除了牽涉到國家和社會公共利益的少數^的人事檔案外，大部分人的人事檔案應當在一定的條件下適度開放。因此，要從人才的開放性和流動性的實際出發，同時兼顧人事檔案工作的保密性，改革傳統人事檔案管理制度，修訂和完善現行人事檔案管理的法律法規。

5.不斷提高人事檔案管理人員的素質。隨著時代的發展，社會的變化，科技的創新，人事檔案的管理方式也發生了巨大的變化。管理人員再也不是以前那種只管整理、查詢的檔案人。而應該是既懂檔案專業知識的又會運用現代化方式管理的復合型人才。因此，人事檔案工作部門應有緊迫感和使命感，切實加強復合型人才的檔案隊伍建設，這是實現社會化、信息化的必要條件。也是推動檔案事業發展的關鍵。

人事檔案是專門檔案的一種。其記錄和反映了人員經歷和德才表現等情況，具有現實性、真實性、動態性、機密性、認可性等特點。是全面地考察人，選賢舉能、知人善任的重要依據。因此，在人事檔案管理中，務必做到人事檔案管理工作的規范化、科學化、現代化，來增強檔案管理工作的活力和生命力，使人事檔案的管理工作有著更進一步的發展。長期以來形成的人事檔案管理這一僵硬制度，已不適應社會發展的要求，最終必將走向衰敗。人事檔案管理制度的改革已是大勢所趨，如何提高人事檔案的使用價值，滿足社會對檔案的要求。這是政府需要加大立法改革的方面，也是學界需要探討人事檔案如何滿足公民需要的富有現實意義的研究課題。筆者上述見解和觀點僅供同行和有關部門參考和借鑒。