讓會議成為企業管理的利器 而不是負擔

邵德儉

會議管理是企業戰略執行的重要保障工具，不管是從公司章程規定的需要，還是企業日常運作的需要，目前絕大多數的企業都離不開會議。不同的會議有不同的目的，生產技術會議主要討論生產制造和產品品質方面的問題，銷售會議主要討論市場及客戶服務方面的問題，績效會議主要針對月度的營運績效狀況進行分析檢討，此外還有很多專項的會議或者部門內部的會議，這些都已經成為一個規范企業不可或缺的組成部分。

不少的企業領導經常發出這樣的感嘆——我每月幾乎有超過三分之二的時間在參加各種各樣的會議，這些會議反復討論著一些看起來總是沒有進展的問題，并且在剩余的三分之一的時間里我也是在處理著與這些會議相關的問題，我簡直沒有時間坐下來好好思考企業（或部門）未來的發展。這恐怕會引起很多企業高層或者部門領導的共鳴。是什么原因造成我們會有如此多的會議，又是什么原因造成企業會反復討論著一些看似總沒有進展的問題？這些問題歸結起來，就是“會而不議，議而不決，決而不行，行而無果”，再追其根源，就是會議目的不明確，會議準備不充分，會議管理不科學，會議執行不到位。只有徹底解決了這四個問題，會議才能真正發揮出在企業管理中應有的作用。

一、訂立規范并在會前做好準備工作

企業應對于會議管理訂立一定的規范制度，要求會議主導部門（召集部門）和參加部門依照辦理，針對會前方面的要求主要包括以下幾個方面：

1、提前通知

會議主導部門應至少提前2日將由會議主席簽發的《開會通知單》送至各與會部門，《開會通知單》需注明會議的時間、地點、參加人員以及主要討論議題，會議主席對相關內容進行必要的審核。例行性會議可不單獨發放公文，但如有變動需提前知會相關部門主管和與會人員，同時知會總務后勤部門做好配套服務工作。

2、確定會議目標

會議主導部門應事先確定會議目標，并準備好與會議議題有關的相關資料，同《開會通知單》一起送達與會部門，以保證與會人員事先都能充分了解會議討論事項，并作相應準備。

3、議題審核和溝通

會議主導部門對于參會部門提報的議題應予以審核，確定其在本次會議上討論的必要性，如重要會議應注意避免例行性工作報告（會上應重點報告需高層裁示或給予支持的事項，其他事項可在會前通過郵件等方式發給相關部門或主管），同時要求報告部門事前與相關部門溝通該議題，以提高會議效率并避免出現因事先不溝通而在會上發生爭議的狀況。

4、確定會場管理人員

會議主導部門應先行確定會場管理人員（即會議作業相關人員的不同角色），包括會議主席、會議主持人、會議記錄人、會議決議追蹤人、會議計時人等，以保證會議順暢進行，相關人員職責如下：

會議主席：會議最高主管，負責裁決討論議題或事項，如當場無法裁定的，需確定裁示流程或方式（比如書面簽核至總經理、另定時間討論等等），避免議而不決；

會議主持人：引導會議召開，在適當的時候請主席裁示或者對與會人員進行相關提醒，包括會場紀律、中止偏離主題的討論等等；

會議記錄人：負責如實記錄會議決議，如有需要可在會上或會后與相關領導確認，保證會議記錄的準確性和完整性；

會議計時人：根據需要對于會議進程進行計時，提醒主持人管控會議時間，提高會議效率；

會議追蹤人：根據主席審批的會議決議，對各執行部門的落實狀況進行追蹤，提醒相關部門或責任人貫徹落實會議決議。

5、前期會議追蹤

會議主導部門（或高層指定的追蹤部門）應掌握上次會議（或前期）決議事項的執行狀況。

二、有效進行會場管理

有了會前的充分準備，我們還需要在實際會議時具體落實相關要求和規定，一般應從幾個方面進行管理：

1、基本紀律

⑴各與會人員應準時參加會議，如遇特殊情況本人不能到會的，在征得本部門主管同意后可委請代理人參加會議。

⑵會議過程中與會人員不得無故提前離開，如確因工作需要提前退出會議的，應征得會議主席的同意。

⑶與會人員應保持會場紀律，專心聽取報告或參與討論，避免或減少不必要的私下討論、看手機或電腦等情況。

2、進程掌控

⑴會議開始前，會議主持人應先列示會議議程，在會議過程中，各與會人員應圍繞議題展開討論，避免談及無關話題。

⑵會議主持人負責引導會議召開，在適當的時候請主席裁示或者對與會人員進行相關提醒，包括會場紀律、中止偏離主題的討論等等。

⑶會議計時人負責提醒與會人員遵守會議時間，依照議程進行會議，是否需要延長會議時間，由會議主席根據實際情況決定。

3、決議管理

⑴會議主導部門（或高層指定的追蹤部門）報告上次會議及前期會議決議的執行情況，以便主席掌握執行進度并進行相關指示，同時該做法可促進責權部門切實落實會議決議，而不是開完會就結束，做與不做沒有人管理。

⑵會議決議可以采取先民主后集中的方式，但一般不采用表決制，應由會議主席負責裁決討論議題或事項，如當場無法裁定的，需確定裁示流程或方式（比如書面呈總經理簽核、另定時間討論等等），避免議而不決。

⑶會議決議一旦明確，應確定執行部門（或執行人）和完成時間，以便后續落實和管理。

三、會后“執行”是王道

會議管理的成效在很大程度上取得于執行的力度，如果有了決議卻不執行，就是前面所說的弊端“決而不行，行而無果”，所以會議管理的重中之重就是對于執行狀況的管理。

目前，信息化已經是企業管理的大勢所趨，企業可優先考慮用系統對會議決議進行管理，比如常用的OA系統（辦公自動化系統）。企業可以建立針對會議管理的模塊，對會議決議進行科學管理，如果有條件的企業亦可以考慮將會議室管理、會議記錄簽核等與會議相關的流程一并納入系統管理。暫時沒有條件進行系統化管理的企業，就必須安排相關人員進行手工追蹤管理，這就需要增加一定的工作量，并且在管理的準確性和時效性上也會打一定的折扣。

1、完整記錄

會議記錄人負責記錄會議的決議事項，一般應在會議結束后兩個工作日內送主席簽核，并將《會議記錄》送達各與會部門，如果企業已經對會議進行系統管理，則各責權部門在系統中即可查到需要落實的決議和指令。

2、追蹤管理

⑴會議主導部門負責將需追蹤事項納入會議管理系統進行管理，并追蹤決議事項的執行情況，對于已完成的事項可根據主管審批意見給予結案，對于進度較慢的事項應提醒責任部門或責任人；同時會議主導部門需對會議追蹤事項進行匯總，在下一次會議上進行報告，如考慮客觀性和公正性，可由公司高層指定的非會議主導部門進行報告。

⑵各部門會議管理人員需及時向主管請示，確定會議決議事項責任人，并負責將執行進度維護進會議管理系統；被主管確定為決議執行負責人的，應切實落實會議決議，并及時將執行進度向主管進行匯報，對于有進度的應定期更新，比如至少每周更新一次，無特別進度的亦需要予以關注，比如至少每月或每兩周更新一次進度以進行說明。

⑶為減少工作量，同時達到科學管理的效果，可以在系統中設置一定的提醒功能，比如每周系統針對未結案的會議決議發送郵件提醒相關部門主管，以便主管在收到郵件后責成負責人維護最新的執行進度，然后對執行進度狀況進行審批，一般審批內容為“同意結案”、“持續追蹤”或“進度過緩”。

3、配套獎懲

從管理學的角度人的本能是“趨利避害”，對于個人或所在部門有利或比較容易做到的事項會積極落實推進，但對于個人或所在部門有困難的事情在執行效率上往往會打折扣，所以為了保證會議決議的執行力度，就需要建立配套的獎懲機制。在會前的準備溝通、會上的紀律遵守以及會后的落實執行都應該制定詳細的獎懲規范，獎勵先進和優秀的部門及個人，懲罰落后和違反規定的部門及個人。具體操作時可以采用累計記點或積分制度，每月考核或季度考核。當然處罰不是目的，目的是讓全公司共同來遵守會議管理的制度，最終使得會議管理成為企業戰略執行的重要保障工具。

以上是作者結合自己參與公司重要會議管理的經驗，從會前、會中和會后這三個方面闡述了會議管理的要點和注意事項，歸納為一句話就是“規范制度，科學管理，堅持執行，配套獎懲”。這些要求看似簡單，但是要想徹底達到“會而有議，議而有決，決而有行，行而有果”的目標，則需要會議管理部門和其他部門的共同努力，其中當然也離不開公司高層的大力支持。

（作者系金東紙業（江蘇）股份有限公司）