整合企業檔案資源 提升資源利用價值

[摘要]作為有價資源的企業檔案資源，其價值如何才能得到充分展現呢？這是值得我們研究的一個課題。本文通過論述企業檔案資源的兩種整合途徑，即內部整合和外部橫向整合，由此進一步闡述了整合好的檔案資源再通過企業充分的利用，其價值才得以提升，企業效益才獲得最大化。

[關鍵詞]企業檔案；整合；利用

隨著全球經濟的迅速發展，企業檔案信息與日俱增，然而大多的企業檔案意識淺薄，觀念滯后，仍停留在只為保管而保管的低級階段上，對資源形成了極大浪費。企業檔案不僅是企業經營活動的真實再現，還是企業可資借鑒的能促進經濟發展的有價資源。衡量一個企業是現代企業還是落伍企業，最關鍵的是看它會不會收集、處理、整合、利用檔案信息，靈活掌控市場，抓住有利時機，及時作出判斷，拿出正確決策，杜絕失誤，節約時間，降低成本，獲得最大效益，促進經濟發展。因此，企業應該加大整合檔案信息資源的力度，提升資源利用價值。

一、整合內部檔案資源，深入挖掘資源價值

檔案這種有價資源如何才能得到有效的體現呢？這就需要我們去挖掘。傳統企業檔案大多都分類孤立保存，這就造成了管理上的割據狀態不利于信息的檢索利用，既浪費了資源，又湮沒了信息。要使檔案價值得到充分發揮，必須大力挖掘檔案資源，有效整合檔案資源。具體步驟就是采用集成管理，即充分利用現代信息技術，組合整理檔案信息各要素，根據各自功能進行優化匹配，它們之間實現相互補充相互促進。

1.利用現代技術，構建信息通道，集成檔案信息。所謂的檔案集成管理就是集成檔案信息。利用現代技術把紛繁雜亂的檔案信息進行數字化處理，如收集、匯總、分類、剝離、歸納等處理，并重組檔案文本、數據、圖像、聲音等信息，通過處理變零散信息為有序的系統信息，然后銜接各部門信息，架構信息通道，打破時空和硬件設施的限制，讓信息暢通無阻，實現各部門單位跨距離的相互交流和相互制約，各檔案要素集成到一個同一集成體中，實現集成管理，提升管理品質。

2.構筑人性化檔案網站，推動整合進程。利用計算機現代信息網絡技術，建構檔案數據集成界面，搭建人性化檔案網站，人機交互達到理想狀態，實現內外環境信息要素的互動交流與變換，使系統參數隨著各種變化而及時自動調整，其運行環境既開放互動，又富有彈性和人性化，實現了檔案資源全方位集成管理，推動了整合進程。

3.構建集成檢索平臺，實現檔案資源共享。為了達到集成管理檔案資源的目的，必須搭建全新的檔案管理流程平臺，該平臺需要集成各類不同用戶的數字資源，實現統一檢索，依據統一標準集成鏈接零散的信息資源，再配置富有個性化而又靈活多樣的信息服務流程，隨時提供隨心所欲的檢索服務，極大的實現信息資源共享。

不難看出，檔案集成管理不僅僅是機器技術的集成管理，還是人與信息的集成管理。有人說，檔案集成只要有先進的機器設備就足夠了。這是不對的，設備再先進，程序再高超，如果沒有人的創造性智慧來開發駕馭，那也只是一種潛在的可能，其價值也無法實現。在系統實施管理中，離不開人的編輯、調節、掌控和維護，否則系統將無法正常運行。同時，我們還知道，檔案集成管理就是架構一種集智慧、科技和信息為一體的知識平臺，在平臺上把信息服務利用和管理進行統一組合，協調配置資源達到最優化。在文獻信息的處理上，不管是信息的獲取和加工，還是信息的傳遞和儲存，都要確保其暢通無阻，提升效率，實現信息網絡的共建共享，使一站式服務更加便捷高效。這一切的實現不能單靠設備，必須實現信息、信息設備、信息技術和信息人員的高度集成。

二、整合社會館藏資源，提升資源價值

整合檔案內部資源，提升了資源價值，然而各企業各自為政，互不聯系，其檔案資源更是自成一體，極其有限，單薄，難以滿足各企業的自身需求，故各企業應相互聯合，相互補充，構建社會大融合信息系統，實現信息共享。

1.企業積極投身網絡共建，構建社會大融合信息系統。信息時代，任何部門單位的文獻信息都不可能無窮無盡，社會各部門單位信息要實現大融合、產業化和專業化，才能永立不敗之地。一是企業要依據自己的特色加強專業化建設，謀取生存和發展的機遇，減少不必要的重復和浪費；二是企業要狠抓產業化建設，在經濟建設中以信息主導者的身份構建信息集散交流中心，完成信息的收集、規整、加工、收藏、查詢、利用和服務等工作，將市場、經濟、科技等專題信息深入挖掘開發并提供給用戶；三是企業為了補充其有限資源要積極投身網絡共建，實現資源共享。各企業要打破各行其事狀態，實現統一管理，用統一的文件格式展示各單位的館藏檔案目錄，實現跨時空的自由檢索，構建社會大融合信息系統。在這個大融合信息系統中，每個企業檔案館藏只是大系統中的一個子系統，通過大系統隨時檢索用戶所需信息，服務企業方便快捷，檔案資源價值得以提升。

2.企業主動參與協作，促進資源整合。一是企業構建自己的檔案網站，并以子網站的身份加入社會館藏機構的局域網，主動將本企業的檔案信息數據上傳網站，與社會館藏局域網集成一體，實現信息的網上檢索與共享；二是主動與其他部門機構協作，構建網上數據庫管理中心，經整合集中管理電子文檔，達到電子文檔搜集、上傳、入檔、檢索和查閱等功能自動完成，實現全文上網和資源共享。

三、利用企業檔案資源，全面提升企業經營管理水平

不僅要整合內部檔案資源，社會資源也要橫向整合，在此基礎上，還要通過資源利用其價值才得以展現，企業價值才得以提升。

1.利用企業檔案資源，服務企業生產經營，提高企業經濟效益

通過整合開發科技信息資源，能及時了解尖端科技，便于企業引進高端技術和先進產品；通過整合開發市場信息資源，能預先把握市場商機，準確判斷商情，獲得更大效益；通過整合開發經濟信息資源，能先知先覺，依照未來市場需求合理調整產品結構，實現暢銷和效益最大化；通過開發整合產品及售后服務等信息資源，能獲得第一手反饋信息，便于及時改進和調整適銷產品，確保產品暢銷，售后服務滿意。可見，利用企業檔案信息資源服務企業生產經營，能使企業獲得更可觀、更豐厚的經濟效益。

2.利用企業檔案資源，服務企業管理，促進管理的規范、科學、公正和公平

利用企業檔案資源，服務企業管理，不僅使企業管理更具規范性、科學性和公平公正性，還能增強其預見性，能更好的激勵職工的創新精神和極大的工作熱情。例如，我們可以來看一下檔案集成管理系統中的人力資源管理，企業的人力資源管理是企業實現企業目標的基礎和途徑。企業要發展，歸根結底靠的是人才，只要擁有人才，會吸納人才，還要會用人才，制定一套培養人才、甄別人才、考核人才和激勵人才的制度，形成一個動態、開放的管理程序。而傳統手工操作不僅缺乏對職工的定量定性分析能力，還無形中加進了一些人為情緒的干預，難以實現客觀上的公平公正和細微之處的掌控。檔案人力資源集成管理卻完全可以杜絕這一切而勝任有余。在檔案集成管理系統中，開辟一個人力資源欄目，構建起一個開放、動態的網絡技術平臺，合理配置人力資源，建立培訓、競爭、考核和完善的激勵機制，實現人力資源的精確、實時，而又科學規范的管理。

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