淺談城建檔案工作存在的問題與對策

【 摘要 】 結(jié)合日照市城建檔案管理現(xiàn)狀，分析城建檔案管理存在的問題，提出具體對策與設想。

【主題詞】 城建檔案管理 問題 對策

城建檔案是城市規(guī)劃、城市建設、城市管理、城市改造、抗災防災、工程維修擴建以及應對城市突發(fā)事件等工作的基礎性資料，為科學進行城市建設工作提供重要依據(jù)。而城建檔案工作就是一系列的城建檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、保管保護、鑒定、統(tǒng)計、開發(fā)利用等，是住建事業(yè)的重要組成部分。從某種意義上說，城建檔案工作的水平就代表了一個城市的城市建設發(fā)展水平。本文旨在就新形勢下城建檔案工作存在的問題及采取的策略作以初步的探討。

一、城建檔案工作存在的問題

雖然城建檔案工作對于整個城市建設、管理、運行有著重要的意義，但是由于起步晚、重視不足等各種原因，城建檔案工作存在以下幾個問題：

（一）檔案資源收集、處理不盡規(guī)范。

1、檔案收集來源不均衡。一是從整體情況看，檔案資料收集地上多，地下少；二是從管理權(quán)限上看，建設系統(tǒng)各專業(yè)部門內(nèi)部檔案收集得多，外部收集得少；三是從分類大綱上看，部分檔案收集存在漏項，甚至是空白。

2、檔案收集方式過于單一。主要反映在紙質(zhì)檔案收集比較多，特種載體檔案少，滿足不了城建檔案信息化管理的需要。

3、檔案資源處理不規(guī)范。一是只重視館藏數(shù)量，盲目收集，范圍過于粗放，有利用價值的資料難以準確、完整的接收進館，質(zhì)量難以保證；二是缺乏必要的、規(guī)范的整理、分類，造成不必要的人力、物力的浪費。

（二）檔案信息化建設力度不能滿足現(xiàn)實需要。

1、信息化建設中，硬件投入滯后。城建檔案信息化要求資源共享與快速流轉(zhuǎn)，而目前其硬件配置、網(wǎng)絡組建仍然滯后。僅靠有限的人力實施海量城建檔案資源收集、整理、保管、利用顯然不能適應信息化快速發(fā)展的要求。

2、信息化建設中，軟件或系統(tǒng)開發(fā)節(jié)奏過緩。軟件或系統(tǒng)開發(fā)是對傳統(tǒng)檔案管理手段的提升，需要縱向和橫向的分步實施，也就是說需要從整個系統(tǒng)或地區(qū)統(tǒng)籌安排，而目前軟件或系統(tǒng)開發(fā)缺乏積極應對。

3、既有管理理念有待轉(zhuǎn)變。信息化檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理有著質(zhì)的飛躍，僅靠按部就班的理念轉(zhuǎn)變，不僅滿足不了城市建設的迅猛發(fā)展，也有悖科學發(fā)展觀的基本要求，這就迫切需要檔案管理人員拓寬視野，不斷進行管理知識和手段的更新，而此方面恰恰是當前城建檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。

（三）城建檔案行政執(zhí)法的落實不夠深入。

1、城建檔案執(zhí)法細則有待進一步完善。城建檔案事業(yè)的發(fā)展需要法律法規(guī)文件作為保障， 2008年1月1日，《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》的頒布實施，從法律條款上進一步對城建檔案工作給予了支持，同時也拓展了城建檔案的服務地域，如：城市、鄉(xiāng)村都納入了城建檔案的業(yè)務范疇，但相應的實施細則尚無進一步修訂或完善。

2、城建檔案的行政執(zhí)法過緩。目前城建檔案的行政執(zhí)法大多還停留在行政檢查階段，行政處罰剛剛邁出第一步，不移交檔案或者檔案散失等狀況時有發(fā)生。

二、現(xiàn)代化城市建設管理對城建檔案工作的要求

隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，我國的城市建設和發(fā)展步入了一個新的時期，城市化的不斷推進和全球化的相互融合使城市正處于一系列激烈的社會經(jīng)濟變革之中。城市由單純的人口聚集地逐漸演變?yōu)楣δ芡陚洹⑤椛鋵拸V的具有明顯異質(zhì)性的新型“族群”，這也造成了現(xiàn)代化城市建設管理思路和方法的轉(zhuǎn)變。單向度的自發(fā)建設、單一管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)榛有偷恼w規(guī)劃、統(tǒng)籌建設、服務管理。這就要求城建檔案工作必須實現(xiàn)“四化”來適應這種變化。

（一）城建檔案工作法制化。

隨著全球一體化部分的加快，城建檔案已不僅僅是屬一個地區(qū)、一個城市的普通資源，它也是歷史傳承、文化物體的重要組成部分。對它的保存不僅具有歷史性的意義，而且也具有為服務社會、服務群眾的現(xiàn)實意義。因此，必須從法律角度高度重視檔案工作，使城建檔案工作法制化。只有依法行使好保護歷史遺產(chǎn)職能，才能切實加大檔案管理的力度。

（二）城建檔案工作標準化。

標準化是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，是科學管理的主要組成部分。沒有標準化，就沒有專業(yè)化，就沒有高質(zhì)量、高速度、高效率。因此必須要提高對標準化工作的認識，克服城建檔案工作存在的定勢的保密思想，大力推廣城建檔案工作標準化。

（三）城建檔案工作智能化。

隨著現(xiàn)代化城市建設的迅速發(fā)展，城建檔案數(shù)量劇增，城建檔案的利用率也越來越高，信息的海量化使得傳統(tǒng)的手工管理捉襟見肘，僅僅依靠人工力量遠不能滿足正常的工作運轉(zhuǎn)。因此必須推行城建檔案工作智能化，推廣檔案辦公自動化，依靠科技力量進行信息篩選、規(guī)范、管理，提高工作效率。

（四）城建檔案工作現(xiàn)代化。

城建檔案工作的現(xiàn)代化不僅僅體現(xiàn)在管理工具的現(xiàn)代智能化上，更重要的是體現(xiàn)在城建檔案工作整體思維、運轉(zhuǎn)方式的現(xiàn)代化。只有這樣，在飛速發(fā)展的今天，城建檔案工作才能更好的為城市管理、城市運行提供輔助作用。城建檔案工作現(xiàn)代化，不僅是現(xiàn)代化社會的客觀要求，同時也是城建檔案工作自身適應社會發(fā)展的必然要求。

三、加強城建檔案工作的對策

根據(jù)目前城建檔案工作中存在的問題，以及新形勢對城建檔案工作的要求，現(xiàn)提出以下幾個對策：

（一）依法建立和完善城建檔案管理機構(gòu)，突出城建檔案館政府職能部門的地位和作用。城建檔案工作管理機構(gòu)要和城建檔案合署辦公，實行“館處合一”的管理體制。城建檔案館要把城建檔案管理納入到城市建設管理的程序之中，把核收城建檔案保證金和參與工程竣工驗收作為重要的管理手段，爭取政府對城建檔案事業(yè)發(fā)展資金的投入，不斷改善館庫條件，更新設備，確保城建檔案的保管和利用。

（二）加快城建檔案法規(guī)建設，加大《檔案法》的宣傳力度，加大執(zhí)法力度，查處違法行為。同時完善法規(guī)體制。制定包括城市建設檔案管理實施辦法、收費標準、工程竣工檔案驗收標準、開發(fā)區(qū)建設檔案管理辦法在內(nèi)的多項法規(guī)，使城建檔案工作做到有法可依、依法治檔。

（三）加快城建檔案館現(xiàn)代化管理進程，實現(xiàn)城建檔案館信息資源共享。走信息資源共享之路，建立城建檔案目錄中心是城建檔案工作現(xiàn)代化的必要手段，通過哺乳信息高速公路，實現(xiàn)與社會的廣泛溝通聯(lián)系。

（四）加強城建檔案工作人員的培養(yǎng)，多方創(chuàng)造條件培養(yǎng)新型人才。高素質(zhì)復合型的知識人才是發(fā)展城建檔案事業(yè)的保證，因此要加大崗位培訓力度，舉辦不同層次和性質(zhì)的培訓班，多種渠道開展培訓教育工作，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。

（五）強化城建檔案的編研和利用工作。城建檔案工作必須緊緊圍繞城市建設這個中心，強化服務功能，開拓新的服務方式，多層次、全方位地未城市建設提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務。在把握城市建設需求的前提下，根據(jù)館藏檔案，開展編研工作，每年拿出具有一定價值的編研成果，為領(lǐng)導和部門決策提供依據(jù)，使城建檔案的工作重點轉(zhuǎn)移到檔案信息的開發(fā)利用上來，直接為城市建設服務。

總之，城建檔案管理依據(jù)科學發(fā)展觀的要求，結(jié)合城市建設發(fā)展的現(xiàn)實需要，有針對性地趨于完善，不僅要體現(xiàn)理念的轉(zhuǎn)變，還要做好扎實的基礎工作，敢于突破與創(chuàng)新。

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