提高檔案管理水平的思考與對策

崔仲軍

結合區檔案局(館)實際,圍繞加強“兩個體系”建設,為提高檔案管理工作水平,筆者在對海淀區檔案局(館)進行調研的基礎上,就如何加強局(館)建設,提高檔案管理水平談幾點看法。

一、堅持以人為本,突出干部隊伍建設

加強干部隊伍建設,抓好干部培訓,提高干部隊伍的政策法規、業務知識、文化素養等綜合素質,是貫徹落實科學發展觀,全面推進科學發展的基礎保障。應該看到,新時期檔案局(館)發展建設所面臨的難題,其根源都在于檔案干部隊伍的建設。用科學發展觀統領檔案工作,有效整合檔案資源,推進“兩個體系”建設,解決存在問題推動科學發展,就要堅持“以人為本”,把干部隊伍建設放在首要位置。

首先,要把干部隊伍建設的規劃、措施提上局(館)黨組議事日程,著手研究制定檔案局(館)人才培養的中長遠規劃,明確干部隊伍建設的發展思路、培養方式、保障條件和考核標準。

其次,要突出抓好檔案干部隊伍的經常化培訓工作,采用走出去、請進來,內外結合、上下結合等喜聞樂見的學習培訓方式,把在職學習與脫產培訓相結合, 加強業務素質和思想政治的教育培訓,把教育培訓制度化,培訓內容具體化,抓好學習效果的落實。

第三,重點加強對領導干部的教育培養,健全和完善干部考核體系,嚴格落實《黨政領導干部選拔使用條例》,加強對領導干部的年度考察考核力度,增強領導干部的責任意識、大局意識和團結創新意識,提高領導干部述職述廉的自覺性,筑牢思想防線,加強風險防范。

二、積極解放思想,開展工作創新

學習實踐科學發展觀,全面提升檔案工作能力和水平,開創檔案工作新局面,根本在于發現矛盾,解決問題,在解決自身矛盾中推動科學發展。當前,解決局(館)建設存在的問題,關鍵在于能夠正視矛盾認識問題,其辦法和對策來源于思想解放,來源于干部作風的轉變,歸根結底在于實現工作創新。

一是在轉變作風上求創新。領導干部的作風影響甚至決定著一個單位的發展,什么樣的作風建設什么樣的團隊。加強檔案工作推動局(館)發展,首先要解決好領導干部的作風問題,要從政績觀上著眼糾正”短視”行為,糾正急功近利的傾向,尤其要防止封閉自我、固執草率、擅自為之的不良作風。領導干部要謀大事想長遠,要抓規劃打基礎,要時刻注重干部群眾的思想動態,把相信群眾、愛護群眾、調動群眾積極性放在首位,真正做到以人為本促發展。要從集體領導機制上做出保障,進一步完善黨組集體領導制度,規范會議內容;要從思想武裝上把好方向,立志高遠,胸襟廣闊;要從明確職責上規范行為,理清關系,齊心協作。

二是在找準“定位”中求創新。學習實踐堅持科學發展,我們必須認真分析新的社會經濟形勢給檔案事業帶來的新機遇、新挑戰,全面認識工業化、信息化、城鎮化、市場化、國際化深入發展的新情況、新任務下檔案事業的特點和規律,找準自我發展定位。服務經濟社會發展保存歷史記憶是檔案局(館)的永恒主題,海淀區檔案局(館)是北京歷史名城中經濟、科技、教育和文化大區中的檔案局(館),其職能定位應著眼于“大”。第一要在檔案資源體系建設上規模大,與海淀經濟、科技、文化大繁榮大發展的要求相適應,實現行政區劃、事業企業、行業協會及新社會組織覆蓋范圍廣,分層次指導、管理水平高;第二要在檔案管理和利用的手段與方式上大手筆,充分利用區域科技優勢創新和打造現代化的管理與利用模式,加強檔案工作存儲數字化、管理自動化、利用網絡化研究與應用,加快檔案管理利用數字化進程,將信息技術的應用有效滲透到檔案管理工作各環節,實現精確高效管理;進一步研究加強對電子文件的管理,積極創建電子文件中心,推動檔案工作由傳統向現代的跨越。第三要在檔案資料編研成果上成大“家”, 海淀豐厚的歷史、人文、自然及現實資源,為提供服務社會、服務政府決策的編研利用搭建了寬廣的舞臺,要積極開發館藏,編輯出版價值高、有品位的檔案文化產品;歸納匯總區內高科技產品案例;舉辦有影響、高質量的檔案展覽、陳列,積極推動社會經濟文化的發展和繁榮,發揮好愛國主義教育基地的作用。

三是在重點突破上求創新。堅持科學發展,要把“發展”作為第一要務,而發展在于破解難題解決重點矛盾。局(館)建設發展關鍵是人,重點在于體制機制和法規制度建設,因此,發展創新必須從調整職能、理順關系、完善機制入手。一要解決部門職能過度交叉,建立部門間的溝通與協作機制,對涉及多部門合作完成的檔案業務工作,要以靈活的方式、嚴格的制度、明確的要求進行有效管理,要從增強全局思維、戰略思維、前瞻思維的能力著手,提高全員服務意識,更加主動地為黨和政府中心工作、為各行各業、為人民群眾服務。二要修改制定和完善檔案工作各項規劃,建立健全檔案管理標準體系,合理優化檔案管理工作流程,規范檔案信息化建設,建立長效機制,加強檔案質量管理體系建設,確保局館建設和發展有法可依、有規可循、有綱可據,為推進覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系建設提供保障,為實現檔案管理的科學化與規范化打下基礎。

三、突出自身特色,打造局(館)品牌

有特點才有色彩,有特色才有亮點。要開創工作新局面,必須要堅持從實際出發,因地制宜,創造性地工作,干出自己的特色。面對新的機遇與挑戰,我們必須立足海淀區情,在把握優勢突出特色中求發展。

一是要以檔案信息化建設為龍頭突出特色促發展。 海淀區檔案局(館)信息化建設起步早,基礎好,局域網構建起點高、功能強,設施完備,技術優良,經過系統升級綜合技術性能指標已經進入同行業先進行列。我們要充分利用好所具備的檔案信息化發展平臺,追蹤檔案信息技術的發展,盡快制定出臺《海淀區檔案局(館)信息化建設綱要》,加快構建“檔案館藏數字化”、“檔案業務流程自動化”、“檔案利用網絡化”三位一體功能體系,盡早實現檔案管理與政府OA網和互聯網的對接,達到檔案資料按照權限系統自動歸檔,實現檔案利用網絡遠程服務。徹底改變局(館)目前存在的計算機檢索功能不夠健全,數據庫存儲的館藏檔案目錄信息不夠完整,專題數據庫、原文數據庫、多媒體數據庫的科學性、系統性不夠完善,PDE流媒體管理系統有待開發的現狀,盡快發揮網絡信息化硬件平臺的功能效益。

二是要以整合資源體系為核心把握特色抓長遠。海淀區經濟、科技、文化大區地位蘊涵了豐富的檔案資源,有效整合科技、文化、民生等資源,豐富資源體系建設應該成為海淀區檔案局(館)的獨有特色,也是檔案事業長遠發展基礎之所在。當前,要從資源清查、摸清家底入手,認真進行系統梳理,突出民生檔案體系建立,加大對重點項目重大工程檔案的跟蹤指導和搶救保護力度,突出歷史事件和歷史人物等珍貴檔案的收集歸檔工作。要進一步加強為經濟、科技工作服務的力度,強化對區屬范圍內企業和行業協會檔案的監督指導,研究制定新時期改進和完善各類企業檔案管理及歸屬和流向的辦法措施,確保重要檔案安全和為維護企業職工利益服務。要調查探索公共檔案系統的信息資源共享模式,改善自身館藏結構,為領導決策和社會、經濟、科技發展提供綜合利用服務。

三是要以檔案編研利用為抓手堅持特色搞服務。海淀區深厚的文化底蘊、豐富的信息資源,為檔案編研工作提供了堅實的平臺。對檔案資源進行深度開發、整合編研,提高服務社會、服務領導決策的能力與水平,是推動局(館)建設的內在動力和外在形象的客觀反映。當前,要緊密結合海淀歷史與現實的發展,利用館藏檔案資料,匯集西山文化、現代科技發展、中關村歷史變遷、高科技成功企業實例以及文化名人及其作品等資源,編輯研究出具有較高利用價值的著作、專著及音像作品,實現檔案利用工作由個別查找向系統檢索提升,由簡單匯總向專題研究提升,使檔案局(館)在為社會提供更多的“增值服務”、為構建和諧海淀、促進“兩個文明”建設等方面發揮積極作用。

作者單位:北京市海淀區檔案局(館)