探尋醫用耗材信息化流程管理的新思路

中國人民解放軍第三零六醫院醫學工程科，北京 100101

探尋醫用耗材信息化流程管理的新思路

韓沛愛，劉剛

中國人民解放軍第三零六醫院醫學工程科，北京 100101

本文通過對我院保障臨床醫用耗材供應的舊模式進行分析總結，引入流程管理新思路，逐步建立起一套可操控、適用性強、便捷的工作流程。在信息系統平臺下，分角色、分權限、分職能操作，達到改善現狀、完善機制、提高效率的目的，最終提升我院的綜合競爭力。

醫用耗材管理；信息平臺；高值耗材；庫房管理；耗材采購

經濟管理是醫院管理的重要組成部分，而醫用耗材管理是醫院經濟管理的一個重要環節，其管理的好壞和信息提供的是否及時準確，直接影響醫院醫療物資的采購、流通和使用，同時，也涉及到醫院的資產保全和流失問題。使用本文引入“流程”管理思路，以質量為核心，以保障科室使用為導向，對舊有模式進行標準化、自動化、集成化的模擬調試運行，通過在信息系統平臺下分角色、分權限、分職能操作，以達到改善現狀、完善機制、提高效率的目的。

1 引入耗材流程管理思路的原因

1.1 引入耗材流程管理思路的迫切性

（1）隨著我院規模的不斷擴大、科室需求的不斷增加，需要改進以人工為主的管理模式，用高效智能的管理手段來推動耗材管理工作。

（2）低值耗材中，庫存品種1500個（占耗材總量的21%，金額占23%），而非庫存臨時性采購品種約4000多個(占耗材總量的58%，金額只占26%）。由于科室申請還不夠規范，庫房每天除了進行正常出入庫之外還要忙于其他各種突發事件，急需一個高效智能的流程來支持庫房工作。

（3）高值耗材僅1500種，占耗材總量21%，但金額卻占耗材總費用的51%（7490萬元），一方面說明高值耗材仍是管理重點，另一方面這些高風險、高價值的植入性材料如果不能很好地管控則更容易引起糾紛。2011年耗材采購情況，見表1。

面對以上現實的問題，迫切需要現實一套智能化、規范化、現代化的管理流程。

1.2 引入耗材流程管理思路的必要性

2011年耗材管理軟件運行前后的耗材管理工作模式，見表2。

2 改進方法和步驟

2.1 準備階段

這一階段以模擬操作流程為核心，主要有兩個重要舉措：① 2010年醫工科設計出《醫用耗材申請表》電子表格下發至科室，科室發郵件與醫工科進行采購交互，再由器械庫電腦錄入員模擬科室角色在新的耗材管理軟件中制作科室的申請單，確保從申請-訂貨-入庫-出庫-核算的全部耗材管理流程的信息完整。為中級階段全院聯網，真正的耗材管理軟件平臺上各科室分角色、分權限操作耗材管理軟件奠定基礎；② 按照科室特點及地理位置，詳細規劃科室的領用日程，對于輔診科室、內科系統、外科系統及其他部門，指定請領時間、請領順序來配合流程管理的實施。規范有序的請領制度是確保流程有效實施的前提。

表2 新舊工作模式對比

2.2 中級階段

這一階段以驗證操作流程為核心。2011年醫用耗材管理系統實現全院聯網試運行。醫用耗材管理流程通過軟件將人、物、信息有效地結合在一起，不論是業務流程或是管理流程，都是通過耗材管理系統來實施。

（1）業務流程是將各單位人員之間的業務關系、作業順序和管理流向以圖表形式直觀地表達出來。它更多地體現了不同部門、不同權限、不同身份的人員在耗材供求過程中的作用。整個業務流程框圖，見圖1。

圖1 業務流程框圖

（2）管理流程是為了控制風險、降低成本、提高服務質量、提高工作效率、提高用戶滿意度和市場競爭力，并達到利潤最大化的流程。而管理流程的關鍵在于以人為本，重視成員的意見，培養團隊精神。在整個耗材管理流程中以不同崗位享有不同權限為標志。管理流程框圖，見圖2。

2.3 高級階段

這一階段為軟件運行成熟并且工作流程規范。各環節有序銜接，真正在軟件、人員、質控和成本等方面達到最佳效果。高級階段以運行操作流程為核心的工作模式，見表3。

圖2 管理流程框圖

表3 高級階段工作模式

3 結論

（1）以質量控制為核心，突出人的主體地位-短信通知功能。通過分析現行操作流程遇到的問題及解決途徑，確立了人在流程管理中的核心地位。我院耗材管理軟件采取短信通知訂貨及發貨。這樣做的好處是傳遞信息準確快捷效率高，缺點是偶有網絡不暢導致訂貨信息未發送成功。

（2）以效率和效益為中心，注重環節管理優化-信息整合功能。管理優化體現在業務流程和管理流程上的優化。我院采取將多個科室需求的同品名同規格的耗材通過軟件匯總數量后產生訂貨信息，通過信息整合避免了重復錄入、減少了差錯、進而提高了效率，另一方面各環節按職能、按權限、按規范流程進行，工作內容明確，環環相扣、既相互作用又相互獨立，責任到人，大大體現了流程優化的好處。

（3）以網絡為樞紐，帶動其他經濟管理-數據共享。信息系統是一次錄入就可以在任何時間、任何終端共享。信息傳遞路徑的規劃，直接體現了跨業務的信息集成。通過與醫院《醫信通》軟件的銜接，經銷公司產品信息、賬戶信息、使用信息、付款信息等可以從耗材管理軟件信息系統實現資源共享，提高了流程的運行效率。體現最直接的是各公司的供應情況、付款情況在其他部門有據可查，使得管理手段更加公正透明。

（4）以績效考核為保障，確保流程管理有效運行-分角色、分權限體現績效。一個穩定的管理流程需要有相應的績效考核制度作為支撐。首先在流程管理的環節認真分析現狀，明確每個崗位的工作范圍和工作職責，提出具體的績效考核目標和指標；其次，在制定績效評價政策時廣開言路，讓成員都參與到績效考評體系的設計中，傾聽各方面意見，從而設計出更加公正合理的考評體系，這將大大降低考評推廣和執行的難度。這些舉措使流程管理有了制度上的保障和良好的群眾基礎。確保流程管理有效運行。

流程管理的實質是信息傳遞路徑的規劃、管理職能劃分和職權管轄范圍的劃分。與之相適應的流程管理信息化系統的實現，就需要突出流程環節的設置、信息路線和信息驅動方式有效合理。本文依托實際工作基礎，逐步摸索總結出流程管理的想法和見解，難免有考慮不周之處，例如庫房管理最低成本的摸索、高值耗材管控體系與科室使用之間的協調等。我們將會繼續努力，不斷完善該流程管理，最終提高醫院的綜合競爭力。

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Exploration of A New Method for Informatization Management of Medical Consumables

HAN Pei-ai, LIU Gang
Department of Medical Engineering, the 306thHospital of PLA, Beijing 100101, China

With citation of the 306thHospital of PLA as a good example, this paper demonstrated the establishment of a set of controllable, practical and simple workflow for management of medical consumables, through analysis and summarization of the consumable supply system. This IT system assigned proper responsibilities and duties to certain personnel, and thus enhanced the workflow and work efficiency, and finally the overall competitiveness.

medical consumables management; information platform; high-value consumables; storeroom management; consumables procurement

R197.39；R197.324

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2013.08.030

1674-1633(2013)08-0082-03

2012-09-12

2013-04-11

作者郵箱：cyyztq@sohu．com