簡論加強事業(yè)單位檔案管理的重要性及措施

楊亞娟

摘 要 事業(yè)單位的檔案管理工作由于其保密性和社會服務(wù)性的特征，有必要探索現(xiàn)狀和提出改善措施，以順應(yīng)時代發(fā)展的需要，提高事業(yè)單位的檔案管理工作的有效性，從而提高為社會服務(wù)的能力。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 檔案管理 重要意義 采取措施

事業(yè)單位的檔案管理工作由于其保密性和社會服務(wù)性的特征，有必要探索現(xiàn)狀和提出改善措施，以順應(yīng)時代發(fā)展的需要，提高事業(yè)單位的檔案管理工作的有效性，從而提高其為社會服務(wù)的能力。

一、事業(yè)單位檔案管理的特征

1.事業(yè)單位的檔案管理具備保密性。事業(yè)單位是我國的重要信息管理機構(gòu)，一般是由國家設(shè)置的，雖不屬于政府機構(gòu)，但是其所存放的檔案主要用于為國家各類機關(guān)提供檔案管理和信息支持。事業(yè)單位進行檔案管理，是履行期參與社會事務(wù)管理職責(zé)，涉及教、科、文、衛(wèi)等各個方面，包括國家各個行業(yè)的機密文件的保存，因而具備保密性，需要做好保密工作，防止相關(guān)機密文件的泄露。

2.事業(yè)單位的檔案管理具有公共服務(wù)的特性。事業(yè)單位是由國家出資設(shè)置的具有公益性的組織，保存的各類文件檔案，是對社會各類行業(yè)的信息收集匯總，這些信息因為無法讓社會市場自動參與資源調(diào)配，所以，需要借用事業(yè)單位進行檔案管理，這些事業(yè)單位不具備盈利性質(zhì)，無條件給國家機構(gòu)和社會提供相關(guān)信息查詢、咨詢和借閱等服務(wù)，以為社會服務(wù)為宗旨，具有公共服務(wù)的特性。

二、加強事業(yè)單位檔案管理的重要性

1.檔案是過去工作和歷史情況的真實記錄。檔案是在社會實踐活動中直接形成的，而非后人編造的，是客觀地記錄了歷史情況，是確鑿的原始材料和歷史證件。對于事業(yè)單位而言，首先檔案是檔案人一生的真實記述，是第一手的參考材料；其次，它是事業(yè)單位本身的“成長記錄”，是單位信息最基礎(chǔ)、最集中的記錄，完整地反映單位發(fā)展變化的歷程。

2.檔案可以對事業(yè)單位的業(yè)績及管理水平進行科學(xué)合理的評價。檔案記錄著單位發(fā)展的整個歷程，記錄著每一階段單位的業(yè)務(wù)發(fā)展情況和資金運轉(zhuǎn)情況，記錄著每階段發(fā)展的優(yōu)秀成果，單位的管理者可以通過這些檔案資料更好地對過去的工作進行總結(jié)，做出科學(xué)合理的分析，從而制定出最有利于單位發(fā)展的決策。

3.檔案可以提供便利的查詢服務(wù)。這是近年來事業(yè)單位檔案的一項重要用途和事業(yè)單位登記管理機關(guān)的一項新服務(wù)內(nèi)容。主要是為法律部門提供檔案查詢服務(wù)，在事業(yè)單位涉及各類訴訟情況時會發(fā)生，但是檔案查詢業(yè)務(wù)必須要有嚴格的法定程序，以確保事業(yè)單位的合法權(quán)益。

三、加強事業(yè)單位檔案管理的措施

1.加強領(lǐng)導(dǎo)，提升檔案管理水平。首先，要加強對檔案管理工作的重視程度，明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管本單位的檔案管理工作，定期對檔案管理工作進行檢查、指導(dǎo)和督促。其次，要結(jié)合本單位檔案管理工作實際，建立有效的考核機制，完善管理體系，推進檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

2.注重培訓(xùn)，提升檔案人員綜合素質(zhì)。首先，要加強檔案管理人員的培訓(xùn)，具體的培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理理論、檔案管理技巧、檔案修復(fù)技巧和檔案管理制度的培訓(xùn)，讓檔案管理人員從理論到實際操作都能夠有更高層次地提高。

其次，要加強檔案管理人員的管理，對檔案管理人員的工作進行明確專業(yè)的分工，促使檔案管理人員能夠有序地工作。與此同時，有必要加強對檔案管理人員的薪資福利管理，盡可能地提高工資待遇和福利待遇水平，為他們提供良好的晉升空間和發(fā)展空間，并做好離職人員的工作交接管理。

再次，要強化檔案管理從業(yè)人員的服務(wù)意識及敬業(yè)奉獻精神，加強檔案基本專業(yè)技能的培養(yǎng)以及相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，從根本上提高業(yè)務(wù)水平。定期參加專業(yè)部門的繼續(xù)教育培訓(xùn)，通過不斷地學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法，掌握新技巧，從而用現(xiàn)代科學(xué)管理手段來管理檔案工作。

3.加大投入，提升檔案工作保障力度。要盡量擠出資金配置專門的檔案室、檔案柜、照相機、專用微機、打印機等設(shè)備，購置專用檔案整理物品，安裝防盜門，加固窗戶，要防潮，遮光，防鼠，配備防火器等。所有檔案都要實行按序、專柜保管，防止檔案丟失和損壞，維護檔案的完整性和安全性。

4.科學(xué)管理，提升檔案工作現(xiàn)代化和信息化程度。檔案信息化建設(shè)是檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用，就必須把先進的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理。首先，要加強電子檔案歸檔管理，要通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存；其次，要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，從而大大提高檔案信息的利用率。

5.完善檔案管理制度。完善檔案管理制度，需要完善檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案室人員崗位職責(zé)、檔案鑒定制度、檔案監(jiān)督制度和安全與消防制度等相關(guān)制度。完善檔案管理制度，要能夠檔案信息真實完整有效，需要更新的要及時更新，需要刪除的要按照規(guī)定程序進行審核后才能刪除銷毀，要做好安全設(shè)施建設(shè)，防止檔案的丟失和盜竊，重點做好內(nèi)部監(jiān)督控制制度的建設(shè)，促使檔案管理制度得到切實的執(zhí)行。

四、結(jié)束語

總之，自《中華人民共和國檔案法》頒布實施后，檔案工作走上了依法管理的軌道，檔案事業(yè)得到了全面加強，檔案在事業(yè)單位管理中的重要作用日益突出。這些均利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻

[1]林幼鳳.淺論行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2011，（08）.