獨立學院辦公室秘書工作現狀及對策分析

王忠強

【摘要】本文作者在獨立學院工作多年，對獨立學院辦公室秘書工作有著較為深入的了解，本文旨在初步分析獨立學院辦公室秘書工作的現狀，從中探尋出做好獨立學院辦公秘書工作的對策。

【關鍵詞】獨立學院；辦公室秘書

文章編號:ISSN1006—656X(2013)06?-0210-01

隨著我國教育改革的不斷深化，按照新機制、新模式組建的獨立學院發展迅猛，已經成為我國高等教育的重要組成部分。作為獨立學院的核心機構——學院辦公室，起著上傳下達、綜合協調的作用。辦公室秘書的綜合素質高低直接會影響學校行政工作正常運轉，如何做好獨立學院辦公室秘書工作對提高獨立學院行政管理水平具有現實意義。

一、獨立學院辦公室秘書工作現狀

獨立學院出現在我國高等教育體系的時間很短，其辦公室秘書工作也處于開始階段。獨立學院以其本身和其他類型的大學（例如公辦和純民辦大學）性質上的區別，辦公室秘書工作具有獨特性。

（一）一崗多責，任務繁多

獨立學院辦公室秘書處于沒有明確的工作職責的現狀，獨立學院的投資方來源于企業，企業的性質導致辦公室秘書的人員配置只能做到最大程度精簡化，秘書一崗多責，任務繁多，在學校工作需要的時候，隨時聽候調遣，例如辦公室秘書既要做好文字工作、美編和宣傳工作，還要做好上級領導檢查指導和院校之間交流的接待工作。更有甚者，在招生之際，還要進行外出招生宣傳工作。這都是在其他大學無法想象的。

（二）工作對象復雜多樣

由于獨立學院體制的原因，辦公室秘書的服務對象多樣。除了學院領導，還要對董事會的駐校成員做好聯絡和服務工作。這和其他院校辦公室秘書一對一的工作有所不同。獨立學院辦公室秘書工作對象多、內容繁雜瑣碎，而且絕對不能出錯。這就要求獨立學院辦公室秘書在熟練完成各項本職工作之時，又要講究工作程序和方法，堅決避免多頭請示，時刻保持頭腦清醒，提高辦事效率。

（三）角色定位不明，待遇有限

獨立學院辦公室秘書的在獨立學院日常行政管理中，往往被認為處于輔助地位，沒有太多核心價值，職業角色定位不夠明確，待遇有限，加上辦公室秘書工作量大，內容復雜多樣，工作時間長，這就造成了獨立學院辦公室秘書容易產生職業倦怠。

（四）綜合素質不統一

獨立學院辦學時間短，人員構成復雜多樣：有的來自母體學校，有的來自和學校毫不相關的企事業單位，還有的是留校工作的學生。大多數獨立學院辦公室秘書的特點是：年齡小，學歷較低，綜合素質不統一。

二、獨立學院辦公室秘書的角色定位

（一）傳遞行政管理信息的中樞

獨立學院辦公室秘書是上傳下達的重要渠道。領導的政令需要秘書來整理發布，下級機構的信息要從秘書這里收集整理上報領導。

（二）領導的日常活動的策劃者和組織者

領導的日常活動，例如各種會議、講話、調研都需要秘書來策劃組織。獨立學院辦公室秘書工作更要求比其他類型院校還要細致。在安排好了領導的日常活動以后，要提前告知領導，及時“提醒”領導，也顯得尤為重要。

（三）各項工作的直接督辦者

各項日常管理中，上傳下達的信息流動，教育教學工作的政令執行，需要及時督查督辦。辦公室秘書就首當其沖。但因獨立學院辦公室秘書行政上往往沒有職級，故在工作督辦中要注意和下級部門交流的說話方式，要語氣和善，有禮有節，機動靈活，但也反對畏手畏腳，要有執行力，對事不對人。所以，各項工作的督辦也是獨立學院辦公室秘書工作的重要內容。

（四）領獲取信息的渠道

領導身居高位，對于所需要了解的信息不能及時知曉。這里所提出的領導所需要了解的信息包括：學校日常運作的各種事務性信息，各單位部門的具體運作情況，學校近期的主要工作動態。這都需要秘書了解熟記，以備領導隨時垂詢。

三、提高獨立學院秘書工作能力的對策分析

（一）培養協調各種關系的能力

在學校的管理中，辦公室秘書處于“領導之下，其他部門之上”，直接面對各個部門、各種人員的各種矛盾。而且獨立學院作為普通本科院校擁有眾多知識水平比較高,個性鮮明，思想獨立的教職員工。如何在日常的管理工作中處理好與他們的關系，也是獨立學院辦公室秘書的一項基本要求。

（二）培養多種技能和技巧

獨立學院體質的特殊性，造成了在用人方面不可能分工過細，這和公辦院校一人一崗，單人單責的方式不同。獨立學院辦公室秘書往往一人要扮演多種角色，不只是要能做好日常工作，還要求具備多種技能，例如攝影攝像，美術設計，辦公設備的簡要維護等。

（三）培養縝密工作的習慣

獨立學院辦公室秘書工作也一樣紛繁復雜，不能出錯，這就要求辦公室秘書必須養成縝密工作的意識。在任何政令出臺前，甚至給領導提出各種參考意見之前，必須縝密思考，多角度考量，從整個過程著眼，在最后敲定之前，要反復修改，力爭達到一個完美的程度。

（四）培養“打提前量”的意識

在日常工作每個時期，都要提前做好相應的準備，例如新生報到了，要舉行開學典禮，就要寫領導講話稿，這就可以提前做好準備；領導要調研工作，提前做好各種流程的安排，做好預案。做到“想領導之所想”，在領導之前做好各種調查研究，在領導需要的時候及時提出以供領導參考。這樣就可以在遇到工作和各種情況的時候游刃有余。

（五）牢固樹立保密思想

辦公室秘書工作必須有良好的保密意識。獨立學院辦公室秘書可以提前知曉領導（也可能是董事會）最新決策，最新政令，甚至還在討論之中的信息。但是，在工作中要做到“不該說的堅決不說，不該問的堅決不問”，口風嚴謹，絕不泄露不該泄露的信息，尚未正式公布的信息，絕不能提前公布。對于“包打聽”型的同事，要做到機智靈敏的回避問題。辦公室的涉密文書，不需要送檔案館存檔的，要做到保密銷毀，在工作中的每個環節都要做到涉密但不泄密。

三、獨立學院辦公室秘書職業生涯淺談

“鐵打的營盤，流水的兵”，辦公室秘書工作不可能干一輩子，在辦公室秘書崗位上工作了一段年限以后，我們就不得不思索我們未來發展的方向。

獨立學院辦公室秘書職業發展主要有以下三個方向：

有的辦公室秘書在工作中嶄露頭角，然后逐步得到升遷，隨之也走上了領導崗位。但是獨立學院因其體制的特殊性，領導崗位相對較少。獨立學院辦公室秘書得到升遷的機會就更少。

有的辦公室秘書會因為學歷和科研水平的提升，走上任課教師崗位。獨立學院屬于本科院校，按照教育部的相關要求，本科院校的任課老師必須有碩士及碩士以上學歷。所以，提高自己的學歷顯得尤為重要。

因為獨立學院沒有事業編制，都屬于合同制聘用，很大部分辦公室秘書在崗位上得到鍛煉成長以后，明晰了自己的職業發展定位，最終將轉向于社會中的企事業單位。

不管最后獨立學院辦公室秘書走向何方，最為重要的是在日常工作注意個人的鍛煉積累，保持危機感，提高自己的學歷和科研水平，在學術和科學研究方面做出自己的成就，走專業化道路是提高自己核心競爭力的有效渠道。

四、結語

獨立學院辦公室秘書工作有著一定的特殊性，但也具有普遍性。在工作中要定位好自己的工作角色，細致謹慎，堅持不斷學習，相信在獨立學院辦公室秘書這個崗位上能得到巨大鍛煉，最后不論從這個崗位走向何方，都會覺得做辦公室秘書的日子是最有收獲的。

參考文獻：

[1]獨立學院行政秘書工作探討 陳建文 廣西師范大學漓江學院

[2]獨立學院辦公室秘書工作要旨 朱耀輝 西北師范大學行知學院