獨立學(xué)院辦公室秘書工作現(xiàn)狀及對策分析

王忠強

【摘要】本文作者在獨立學(xué)院工作多年，對獨立學(xué)院辦公室秘書工作有著較為深入的了解，本文旨在初步分析獨立學(xué)院辦公室秘書工作的現(xiàn)狀，從中探尋出做好獨立學(xué)院辦公秘書工作的對策。

【關(guān)鍵詞】獨立學(xué)院；辦公室秘書

文章編號:ISSN1006—656X(2013)06?-0210-01

隨著我國教育改革的不斷深化，按照新機制、新模式組建的獨立學(xué)院發(fā)展迅猛，已經(jīng)成為我國高等教育的重要組成部分。作為獨立學(xué)院的核心機構(gòu)——學(xué)院辦公室，起著上傳下達、綜合協(xié)調(diào)的作用。辦公室秘書的綜合素質(zhì)高低直接會影響學(xué)校行政工作正常運轉(zhuǎn)，如何做好獨立學(xué)院辦公室秘書工作對提高獨立學(xué)院行政管理水平具有現(xiàn)實意義。

一、獨立學(xué)院辦公室秘書工作現(xiàn)狀

獨立學(xué)院出現(xiàn)在我國高等教育體系的時間很短，其辦公室秘書工作也處于開始階段。獨立學(xué)院以其本身和其他類型的大學(xué)（例如公辦和純民辦大學(xué)）性質(zhì)上的區(qū)別，辦公室秘書工作具有獨特性。

（一）一崗多責，任務(wù)繁多

獨立學(xué)院辦公室秘書處于沒有明確的工作職責的現(xiàn)狀，獨立學(xué)院的投資方來源于企業(yè)，企業(yè)的性質(zhì)導(dǎo)致辦公室秘書的人員配置只能做到最大程度精簡化，秘書一崗多責，任務(wù)繁多，在學(xué)校工作需要的時候，隨時聽候調(diào)遣，例如辦公室秘書既要做好文字工作、美編和宣傳工作，還要做好上級領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)和院校之間交流的接待工作。更有甚者，在招生之際，還要進行外出招生宣傳工作。這都是在其他大學(xué)無法想象的。

（二）工作對象復(fù)雜多樣

由于獨立學(xué)院體制的原因，辦公室秘書的服務(wù)對象多樣。除了學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，還要對董事會的駐校成員做好聯(lián)絡(luò)和服務(wù)工作。這和其他院校辦公室秘書一對一的工作有所不同。獨立學(xué)院辦公室秘書工作對象多、內(nèi)容繁雜瑣碎，而且絕對不能出錯。這就要求獨立學(xué)院辦公室秘書在熟練完成各項本職工作之時，又要講究工作程序和方法，堅決避免多頭請示，時刻保持頭腦清醒，提高辦事效率。

（三）角色定位不明，待遇有限

獨立學(xué)院辦公室秘書的在獨立學(xué)院日常行政管理中，往往被認為處于輔助地位，沒有太多核心價值，職業(yè)角色定位不夠明確，待遇有限，加上辦公室秘書工作量大，內(nèi)容復(fù)雜多樣，工作時間長，這就造成了獨立學(xué)院辦公室秘書容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠。

（四）綜合素質(zhì)不統(tǒng)一

獨立學(xué)院辦學(xué)時間短，人員構(gòu)成復(fù)雜多樣：有的來自母體學(xué)校，有的來自和學(xué)校毫不相關(guān)的企事業(yè)單位，還有的是留校工作的學(xué)生。大多數(shù)獨立學(xué)院辦公室秘書的特點是：年齡小，學(xué)歷較低，綜合素質(zhì)不統(tǒng)一。

二、獨立學(xué)院辦公室秘書的角色定位

（一）傳遞行政管理信息的中樞

獨立學(xué)院辦公室秘書是上傳下達的重要渠道。領(lǐng)導(dǎo)的政令需要秘書來整理發(fā)布，下級機構(gòu)的信息要從秘書這里收集整理上報領(lǐng)導(dǎo)。

（二）領(lǐng)導(dǎo)的日常活動的策劃者和組織者

領(lǐng)導(dǎo)的日常活動，例如各種會議、講話、調(diào)研都需要秘書來策劃組織。獨立學(xué)院辦公室秘書工作更要求比其他類型院校還要細致。在安排好了領(lǐng)導(dǎo)的日常活動以后，要提前告知領(lǐng)導(dǎo)，及時“提醒”領(lǐng)導(dǎo)，也顯得尤為重要。

（三）各項工作的直接督辦者

各項日常管理中，上傳下達的信息流動，教育教學(xué)工作的政令執(zhí)行，需要及時督查督辦。辦公室秘書就首當其沖。但因獨立學(xué)院辦公室秘書行政上往往沒有職級，故在工作督辦中要注意和下級部門交流的說話方式，要語氣和善，有禮有節(jié)，機動靈活，但也反對畏手畏腳，要有執(zhí)行力，對事不對人。所以，各項工作的督辦也是獨立學(xué)院辦公室秘書工作的重要內(nèi)容。

（四）領(lǐng)獲取信息的渠道

領(lǐng)導(dǎo)身居高位，對于所需要了解的信息不能及時知曉。這里所提出的領(lǐng)導(dǎo)所需要了解的信息包括：學(xué)校日常運作的各種事務(wù)性信息，各單位部門的具體運作情況，學(xué)校近期的主要工作動態(tài)。這都需要秘書了解熟記，以備領(lǐng)導(dǎo)隨時垂詢。

三、提高獨立學(xué)院秘書工作能力的對策分析

（一）培養(yǎng)協(xié)調(diào)各種關(guān)系的能力

在學(xué)校的管理中，辦公室秘書處于“領(lǐng)導(dǎo)之下，其他部門之上”，直接面對各個部門、各種人員的各種矛盾。而且獨立學(xué)院作為普通本科院校擁有眾多知識水平比較高,個性鮮明，思想獨立的教職員工。如何在日常的管理工作中處理好與他們的關(guān)系，也是獨立學(xué)院辦公室秘書的一項基本要求。

（二）培養(yǎng)多種技能和技巧

獨立學(xué)院體質(zhì)的特殊性，造成了在用人方面不可能分工過細，這和公辦院校一人一崗，單人單責的方式不同。獨立學(xué)院辦公室秘書往往一人要扮演多種角色，不只是要能做好日常工作，還要求具備多種技能，例如攝影攝像，美術(shù)設(shè)計，辦公設(shè)備的簡要維護等。

（三）培養(yǎng)縝密工作的習(xí)慣

獨立學(xué)院辦公室秘書工作也一樣紛繁復(fù)雜，不能出錯，這就要求辦公室秘書必須養(yǎng)成縝密工作的意識。在任何政令出臺前，甚至給領(lǐng)導(dǎo)提出各種參考意見之前，必須縝密思考，多角度考量，從整個過程著眼，在最后敲定之前，要反復(fù)修改，力爭達到一個完美的程度。

（四）培養(yǎng)“打提前量”的意識

在日常工作每個時期，都要提前做好相應(yīng)的準備，例如新生報到了，要舉行開學(xué)典禮，就要寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿，這就可以提前做好準備；領(lǐng)導(dǎo)要調(diào)研工作，提前做好各種流程的安排，做好預(yù)案。做到“想領(lǐng)導(dǎo)之所想”，在領(lǐng)導(dǎo)之前做好各種調(diào)查研究，在領(lǐng)導(dǎo)需要的時候及時提出以供領(lǐng)導(dǎo)參考。這樣就可以在遇到工作和各種情況的時候游刃有余。

（五）牢固樹立保密思想

辦公室秘書工作必須有良好的保密意識。獨立學(xué)院辦公室秘書可以提前知曉領(lǐng)導(dǎo)（也可能是董事會）最新決策，最新政令，甚至還在討論之中的信息。但是，在工作中要做到“不該說的堅決不說，不該問的堅決不問”，口風嚴謹，絕不泄露不該泄露的信息，尚未正式公布的信息，絕不能提前公布。對于“包打聽”型的同事，要做到機智靈敏的回避問題。辦公室的涉密文書，不需要送檔案館存檔的，要做到保密銷毀，在工作中的每個環(huán)節(jié)都要做到涉密但不泄密。

三、獨立學(xué)院辦公室秘書職業(yè)生涯淺談

“鐵打的營盤，流水的兵”，辦公室秘書工作不可能干一輩子，在辦公室秘書崗位上工作了一段年限以后，我們就不得不思索我們未來發(fā)展的方向。

獨立學(xué)院辦公室秘書職業(yè)發(fā)展主要有以下三個方向：

有的辦公室秘書在工作中嶄露頭角，然后逐步得到升遷，隨之也走上了領(lǐng)導(dǎo)崗位。但是獨立學(xué)院因其體制的特殊性，領(lǐng)導(dǎo)崗位相對較少。獨立學(xué)院辦公室秘書得到升遷的機會就更少。

有的辦公室秘書會因為學(xué)歷和科研水平的提升，走上任課教師崗位。獨立學(xué)院屬于本科院校，按照教育部的相關(guān)要求，本科院校的任課老師必須有碩士及碩士以上學(xué)歷。所以，提高自己的學(xué)歷顯得尤為重要。

因為獨立學(xué)院沒有事業(yè)編制，都屬于合同制聘用，很大部分辦公室秘書在崗位上得到鍛煉成長以后，明晰了自己的職業(yè)發(fā)展定位，最終將轉(zhuǎn)向于社會中的企事業(yè)單位。

不管最后獨立學(xué)院辦公室秘書走向何方，最為重要的是在日常工作注意個人的鍛煉積累，保持危機感，提高自己的學(xué)歷和科研水平，在學(xué)術(shù)和科學(xué)研究方面做出自己的成就，走專業(yè)化道路是提高自己核心競爭力的有效渠道。

四、結(jié)語

獨立學(xué)院辦公室秘書工作有著一定的特殊性，但也具有普遍性。在工作中要定位好自己的工作角色，細致謹慎，堅持不斷學(xué)習(xí)，相信在獨立學(xué)院辦公室秘書這個崗位上能得到巨大鍛煉，最后不論從這個崗位走向何方，都會覺得做辦公室秘書的日子是最有收獲的。

參考文獻：

[1]獨立學(xué)院行政秘書工作探討 陳建文 廣西師范大學(xué)漓江學(xué)院

[2]獨立學(xué)院辦公室秘書工作要旨 朱耀輝 西北師范大學(xué)行知學(xué)院