淺談監理資料的管理與歸檔

任 倩

西南林業大學（650224）

0 前言

監理資料是監理工作過程中逐步形成的具有保存價值的技術和管理文件，是監理服務工作的量化表現。監理資料的管理涉及到工程設計、招標、采購、施工、保修等各階段的監理活動。監理資料包括各種文件、文字記錄、表格數據、音像制品等，是監理工程師判斷、決策和項目參建單位之間分清責任、解決糾紛的重要依據；是評定工程質量、合理結算工程價款的必備資料；是反映工程內在質量和監理工作質量的重要憑證；是工程竣工驗收合格后,監理資料立卷歸檔的基礎。

監理資料的管理總負責人是總監理工程師。由總監理工程師指定專人進行監理資料管理工作，并達到《建設工程監理規范》第7.4.1條“監理資料必須及時整理、真實完整、分類有序”的要求。

1 監理資料的管理

1.1 監理資料的組成

監理資料存在一定的廣泛性，從監理部進駐工地開始工作起，每一項施工過程都有具體的工序管理和資料收集。不僅要有監理部自身的工作成果，而且還需要有建設單位、施工單位、設計單位和供貨單位等多方面的配合支持才能完成。

按照文件來源可分為業主方資料、設計方資料、監理方資料、施工方資料、檢測方資料等。根據建設工程實際需要，來源于監理方的資料有監理中標通知書、委托監理合同、營業執照、資質證書、人員證件、監理大綱、監理規劃、監理細則、會議紀要、監理通知、會議紀要、周報（月報）、各種監理記錄、監理日志、監理工作總結等；來源于施工方的資料有施工合同、分包合同、施工組織設計、各類報審報驗資料及批復文件、開竣工報告、施工記錄及相關管理資料等；來源于其他建設工程相關部門的資料有建設單位來往函件、圖紙會審記錄、設計變更、工程簽證、建設主管部門發文批文等。

1.2 監理資料的管理任務

工程監理過程中，隨著工程逐步進行，資料也會越來越多。監理資料管理的主要任務是負責收集、整理、編目、排序、裝訂、歸檔、保管、查閱，最終系統整理立卷，交付主管單位，并保證質量符合要求。監理資料的收集和管理并不能僅靠資料員一人，監理機構內部必須明確分工，劃分監理工作范圍，建立內部責任制。要求各專業工程師對負責的資料進行簽證，做到收集及時、核查仔細、簽證準確、不留漏洞。

1.3 監理資料的管理要求

1）監理資料的管理工作，必須按照監理規范和國家的有關規定執行，做到“及時整理、真實完整、分類有序”。在各階段監理工作結束后及時收錄，及時整理編目，分類有序，真實有效。

2）監理資料要做到“文字清晰、填寫完整、標識無誤、閉環閉合”。每份監理資料都要書寫清楚，不應留有空格，并且要簽字、蓋章無遺漏；“監理通知單”、“監理工作聯系單”、“監理月報”中提出的問題及解決方法，要前后呼應，做到閉環閉合。

3）監理資料存檔文件必須是原件并且應有編號，編號可按文件及工程編號，每份資料的編號唯一。

4）監理資料要做到與外業抽檢同步進行，做到工程完工資料齊全，嚴禁補填、編造假資料。

2 如何做好監理資料管理

1）學習國家、行業標準規范，明確資料管理目的。資料管理員應熟悉國家相關的行業標準、規范，國家質量局、建設部頒布的 《建設工程管理規范》（GB 50319-2000）、《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T 50328-2001）等。

2）建立收發文制度、文件處理程序、歸檔辦法等。專人負責監理資料的收集、發放，并填寫《文件發放／回收登記表》或《來函/發函登記表》等。

3）照片影像資料要和工程建設同步進行。特別是工程材料報審、隱蔽工程驗收等資料，具有不可追憶性，要提高認識并及時全面收集。

4）制定監理資料歸檔目標，在收集過程中若發現資料缺少、漏項，應及時糾正以保證工程監理資料管理目標的實現。

5）監理人員應督促承包方與施工進度同步整理并提交相關資料，現場監理初審并報專業監理工程師核簽，若存在問題，要求承包方及時修改。

6）專業監理工程師要及時組織現場工程核驗，并對相關施工資料及監理資料進行會簽，需總監審簽的資料要及時報批。

7）項目監理部對外文件均需按規定審簽完畢后蓋章，并由資料員負責存檔一份，并及時外發。

8）建立資料庫，對工程建設的各類資料進行分類，存入相關的資料庫中，對照工程進度不斷增加新的內容。這樣分類有序，既快捷方便，又能保證資料的真實和完整。

3 工程建設監理資料的立卷

3.1 竣工資料立卷方法

資料的立卷也叫組卷。資料的立卷包括對資料進行分類、排列、填寫卷內目錄、案卷裝訂、編頁碼、編案卷號、填寫案卷封面（資料封面）、填寫案卷目錄、裝盒等工作。資料的立卷可參考《建設工程文件歸檔整理規范》。

1）立卷首先要對資料進行分類。應按單位工程、按專業組卷，卷宗封面標明編號、工程（單位）名稱、第幾冊、共幾冊等字樣。資料立卷后，需要編制“卷內目錄”,卷內目錄排列在卷內文件首頁之前，卷內目錄不用編頁號。

2）文件資料的排列、立卷方法:卷內文件應按資料名稱或內容及形成資料的時間排序，并編制相對應的卷內目錄。文件資料以“件”為單位依次排列。一份文件為一件。各種報表、名冊、圖冊、監理日志等，一冊（本）為一件；正本與附件為一件；轉發文與被轉發文為一件；來文與復文為一件；請示與批復為一件；文件處理單（簽、表）與被處理文本合為一件。

3）裝訂、裝盒的要求:案卷也要按類目進行編號，組成案卷的資料不能超過 3 cm，成冊的資料保持原狀，直接裝盒。文字材料，采用線繩三孔左側裝訂法，要整齊、結實、牢固，便于保管和利用，裝訂時必須剔除金屬物。資料成冊排列順序:案卷外封面→案卷內封面→卷內目錄→資質材料→卷內備考表。

4）電子檔案應單獨組卷，有關監理工程中的照片等聲像檔案應附有關文字說明。特殊載體的材料要按有關規定辦理。

3.2 竣工資料移交

監理資料應在各階段監理工作結束后及時整理歸檔，根據《檔案法》和國務院279號令、建設部90號令及省市有關規定，為了確保工程檔案資料收集歸檔齊全、真實可靠，保證工程竣工檔案的完整、準確、系統，要求監理單位必須在工程竣工驗收合格后3個月內向城建檔案館提交竣工監理資料。

4 結語

監理資料管理需要與之有關的所有人員共同配合完成，嚴格按照管理制度執行。重視對監理資料的管理，總監要充分給予資料員對資料管理應有的權限。只要資料員及相關人員按照有關資料管理的規定，從工程開始至竣工驗收全過程適時進行資料的收集與整理，并做好分類歸檔工作，最后工程竣工立卷時監理資料就能確保質量的順利完成。

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