規(guī)范檔案管理與規(guī)范衛(wèi)生監(jiān)督工作初探

文/顏秋蘭

隨著人們法制觀念的增強和衛(wèi)生監(jiān)督體制的改革，衛(wèi)生監(jiān)督工作與往年相比有了較大變化，一些服務(wù)項目由原來的以監(jiān)督帶動服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐砸?guī)范、優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)來贏得服務(wù)對象的模式。因此如何規(guī)范工作，提高工作質(zhì)量，成為各級衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)亟待解決的一大課題。在工作中我們探索用規(guī)范檔案管理來規(guī)范整體工作的做法，收到了良好的效果，現(xiàn)總結(jié)如下。

一、制訂工作程序

根據(jù)衛(wèi)生部衛(wèi)生監(jiān)督規(guī)范要求，監(jiān)督所對日常工作制訂了詳細的工作程序，明確各項工作應(yīng)遵循的原則、工作方法、步驟以及工作中應(yīng)保存的資料和保存資料應(yīng)涵蓋的信息等，這些資料將作為檔案資料的重要來源，并以此作為評價工作質(zhì)量高低的重要依據(jù)。

二、檔案管理方式

檔案按照科技事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進行收集、整理，實行所、科兩級負責(zé)、全所統(tǒng)一管理的模式。

（一）成立組織。監(jiān)督所成立檔案管理委員會，設(shè)專職檔案管理員，負責(zé)全所檔案資料的收集、整理、管理、使用，并負責(zé)對各科檔案的收集、整理、管理、使用進行監(jiān)督、指導(dǎo)。各科室設(shè)兼職檔案員，負責(zé)本科資料的收集、整理、歸檔。

（二）資料的收集、歸檔。一是完整性資料。完整性資料按照工作程序要求，明確歸檔的資料，各科室應(yīng)于次年1月15日前移交所檔案室，所檔案管理委員會指定專人負責(zé)檔案的接收。交資料時，接收人應(yīng)逐項審核移交檔案的完整性、規(guī)范性，符合要求的交接雙方簽字，由檔案室按檔案管理要求裝訂成卷，對不符合要求但可彌補的由科室在規(guī)定時間內(nèi)進行充實完善，符合要求后再移交。對不可彌補的，由科室寫出說明交檔案室一并整理歸檔。二是跨年度性資料。對一些年度內(nèi)不能完成的工作，由所檔案管理委員會審核簽字認(rèn)可，待工作完成后資料再移交歸檔。三是延續(xù)性、活動性資料。對一些延續(xù)性、活動性內(nèi)容不能固定的資料，科室每年寫出總結(jié)性材料報所檔案管理委員會，所檔案管理委員會逐項審核后，形成活頁檔案，由科室保管。如工作延續(xù)性終止或資料內(nèi)容不再變化，隨時按程序整理歸檔。

（三）檔案資料的保管。各科移交資料整理歸檔后，對反映主要業(yè)務(wù)工作總體水平的資料以及在基礎(chǔ)工作中形成的綜合性、分析性并具有一定學(xué)術(shù)價值和保存價值的檔案，原則上由所檔案室統(tǒng)一管理。科室使用頻繁或需在一段時間內(nèi)集中使用的資料，科室可辦理借閱手續(xù)，由科室保管。

（四）電子檔案的管理。隨著辦公自動化速度的加快，一些檔案資料電子化速度也在加快，所按照各項工作程序研制開發(fā)了相應(yīng)軟件，對這類檔案資料，年終也需隨文字材料一起移交檔案室，所檔案管理委員會按標(biāo)準(zhǔn)審查合格后收集整理，刻錄光盤存檔。

三、考核

嚴(yán)格的考核是規(guī)范檔案管理，促進工作上水平的關(guān)鍵。各科檔案管理考核由所檔案管理委員會負責(zé)，納入所綜合目標(biāo)管理考核中，從資料的收集、整理，到檔案資料的管理、使用都有明確的考核細則和量化標(biāo)準(zhǔn)。考核分為定期考核、不定期考核和年終移交檔案考核3種形式。

（一）定期考核。定期考核即是所檔案管理委員會每季度對各科資料的完整性、規(guī)范性進行檢查，對檢查出的問題提出改正意見限期改正，并在下次檢查中作為必查內(nèi)容進行復(fù)查，再次檢查仍不合格的予以通報批評，并按標(biāo)準(zhǔn)扣除綜合目標(biāo)管理得分。

（二）不定期考核。不定期考核即是所檔案管理委員會不定期抽查科室資料，發(fā)現(xiàn)問題及時提出改正意見，并作為定期檢查時的必查內(nèi)容。再次檢查仍不改正的將依照標(biāo)準(zhǔn)扣除綜合目標(biāo)管理得分。

（三）年終移交檔案考核。年終移交檔案時，所檔案管理委員會對各科資料完整性、規(guī)范性、及時性進行全面細致的考核，發(fā)現(xiàn)不規(guī)范、不及時的，責(zé)令其限期改正，對逾期不進行改正或造成檔案資料缺失不能彌補的，除通報批評和按標(biāo)準(zhǔn)扣除綜合目標(biāo)得分外，并取消其先進科室評選資格，有關(guān)責(zé)任人不得評為年度考核優(yōu)秀和先進工作者。

四、體會

通過幾年規(guī)范檔案管理與規(guī)范衛(wèi)生監(jiān)督工作的探討，達到了檔案管理和工作雙促進的目的。我所檔案管理先后通過科技事業(yè)單位檔案管理省一級和科技事業(yè)單位檔案管理國家二級評審，連年受到省市檔案局的表彰。通過規(guī)范檔案管理也使工作得到規(guī)范，工作質(zhì)量得到提高，工作形成規(guī)范化、制度化，應(yīng)對突發(fā)事件的能力顯著提高。幾年來，無一例差錯事故出現(xiàn)。在上級業(yè)務(wù)部門單項和綜合考評中都取得了好名次。由于嚴(yán)格規(guī)范的工作和系統(tǒng)、全面、真實可靠的資料積累，也使我所科研論文碩果累累，近幾年完成科研10余項，在省級以上雜志上發(fā)表論文近百篇。由此可見規(guī)范檔案管理是規(guī)范工作，提高工作質(zhì)量行之有效的手段。