淺談檔案資料管理存在的問(wèn)題及解決辦法

文/靖冬超

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，檔案已經(jīng)在我國(guó)建設(shè)中占據(jù)著重要的地位和作用。如何做好檔案資料管理工作，為開展我國(guó)社會(huì)主義事業(yè)提供可靠的依據(jù)，是檔案人員、檔案部門必須認(rèn)真思考的一項(xiàng)重要問(wèn)題。本文結(jié)合我對(duì)檔案資料管理工作幾年的認(rèn)識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，談?wù)勛约旱捏w會(huì)。

一、做好檔案資料管理工作的意義

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，檔案資料管理是一個(gè)國(guó)家、企業(yè)、單位以及個(gè)人健康發(fā)展的需要，也是進(jìn)行檔案資料管理工作的重要部分，是提高每一個(gè)單位、企業(yè)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，能有效地維護(hù)歷史和個(gè)人的真實(shí)面貌。科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的檔案管理工作，能正確的衡量一個(gè)單位總體的發(fā)展水平，是研究本單位總體業(yè)績(jī)的手段，為單位的科學(xué)發(fā)展提供了第一手真實(shí)的資料，是進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研、科學(xué)分析、制定企業(yè)或者單位朝著發(fā)展方向前進(jìn)的最好教材。如果檔案資料管理工作取得較好的成績(jī)，就會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)能夠正確的了解到企業(yè)或者單位的整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)狀況，適當(dāng)?shù)摹⒓皶r(shí)的、準(zhǔn)確的制定必要的經(jīng)營(yíng)策略；另一方面也能讓社會(huì)有效地了解到企業(yè)或者單位的經(jīng)營(yíng)成果，為單位或者企業(yè)與社會(huì)各界進(jìn)行合作提供奠定了堅(jiān)強(qiáng)的基礎(chǔ)。在我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的背景下，做好檔案資料管理工作是時(shí)代的需求，我們要不斷地更新檔案資料管理觀念，探索出來(lái)的管理手段和方法，正確的反映我國(guó)企業(yè)或者單位整體經(jīng)營(yíng)狀況和發(fā)展水平。檔案質(zhì)量管理與經(jīng)營(yíng)管理相結(jié)合，在很大的程度上決定著企業(yè)的未來(lái)發(fā)展方向和商業(yè)版圖，對(duì)于占領(lǐng)市場(chǎng)、提高管理水平、實(shí)現(xiàn)盈利等目的都有很有意義的影響作用。因此，加強(qiáng)檔案資料管理工作能促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步、提高競(jìng)爭(zhēng)能力都具有重要的意義。

二、檔案資料管理的存在的問(wèn)題

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，檔案資料管理的重要性已經(jīng)慢慢地被淡化，很多人對(duì)檔案的重要性缺少正確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理對(duì)自己沒有多大的意義，可有可無(wú)。有些檔案資料管理人員由于自身的素質(zhì)就不高，在檔案資料管理的過(guò)程中缺乏責(zé)任心和良好的職業(yè)道德，辦事態(tài)度比較差，沒有樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神和檔案管理的基礎(chǔ)，因此，就不能把檔案資料管理工作落到實(shí)處，不能實(shí)現(xiàn)檔案管理的真正意義所在。有的檔案資料管理部門自身的檔案資料管理就存在著缺失，對(duì)檔案資料管理的宣傳力度不夠，不利于有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，導(dǎo)致了整個(gè)檔案資料管理部門意識(shí)弱化。這些因素都制約著檔案管理的有效進(jìn)行，使檔案管理處在危險(xiǎn)的邊緣。

在我國(guó)檔案的保管過(guò)程中，檔案殘缺不全現(xiàn)象是比較常見的，在進(jìn)行使用以后，檔案管理人員不能更好的將其保存下來(lái)，原件、附件等到處亂放，有的單位還偽造假的檔案，導(dǎo)致檔案沒有真實(shí)性，影響了檔案資料的質(zhì)量，給以后檔案的使用留下了隱患。

三、做好檔案資料管理工作的對(duì)策

(一)加強(qiáng)檔案資料管理的途徑。檔案資料管理工作比較繁瑣，勞動(dòng)量比較大，只有正確的做好檔案資料管理才能達(dá)到良好的效果。第一，要收集檔案資料。檔案是在工作中或者生產(chǎn)活動(dòng)中形成的文件，由于各個(gè)單位或者企業(yè)機(jī)構(gòu)比較分散，查找相關(guān)的文件資料就必須進(jìn)行集中。所以，就需要將分散的文件進(jìn)行歸納和統(tǒng)一，按照時(shí)間、順序等方法收集起來(lái)，統(tǒng)一進(jìn)行管理。在收集的過(guò)程中，檔案管理人員要根據(jù)檔案的重要性、時(shí)間前后、成文日期、重要性等方面進(jìn)行整理和歸納，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和原始性。第二，要利用科學(xué)的方法對(duì)檔案進(jìn)行分類。收集起來(lái)的檔案由于內(nèi)容復(fù)雜，數(shù)量比較多，雜亂無(wú)章。為了方便查找和整體進(jìn)行歸納，我們就要把這些檔案進(jìn)行分門別類，按照主次進(jìn)行分類存檔，以便在需要的時(shí)候能夠及時(shí)的找出這些檔案。

(二)做好檔案資料的安全工作和保密工作。檔案資料的保密性是非常重要的，它關(guān)系著國(guó)家、單位以及個(gè)人的重要信息，所涉及的相關(guān)秘密事項(xiàng)，往往關(guān)乎著國(guó)家、單位以及個(gè)人的利益，這就要求每一位檔案資料管理人員要做好檔案的保密工作，不違規(guī)、不翻閱或者抄襲有關(guān)檔案。檔案管理人員應(yīng)該參加檔案管理培訓(xùn)和保密工作培訓(xùn)，讓每一個(gè)人真正的認(rèn)識(shí)到檔案資料管理的重要性和檔案保密工作的重要性，讓他們嚴(yán)格按照我國(guó) 《檔案管理保密制度》,《檔案法》、 《檔案保密法》要求自己，增強(qiáng)自我的法律意識(shí)，認(rèn)真的做好每一份檔案管理工作。做到不泄露、不損毀、不借閱抄襲，嚴(yán)格按照我國(guó)的檔案管理制度辦事。

(三)做好檔案資料的借閱和維護(hù)工作。對(duì)于一個(gè)國(guó)家、一個(gè)單位、一個(gè)人來(lái)說(shuō)，檔案的保密工作和檔案的完整是非常重要的，鑒于檔案的這種特殊性要求，在檔案資料借閱的時(shí)候，應(yīng)該按照檔案借閱的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行借閱，借閱的過(guò)程要按照一定的程序，先填寫借閱單，再經(jīng)過(guò)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽字或者同意后，最終辦理好檔案資料的借閱手續(xù)。在檔案資料歸還的時(shí)候，我仔細(xì)的查閱檔案的頁(yè)數(shù)、看看檔案是否和原先的檔案一致，然后按照原來(lái)的順序放回原位，方便以后再次借閱。

檔案資料的存放要在一個(gè)適合的溫度環(huán)境里，保證及時(shí)的通風(fēng)、干燥和檔案室內(nèi)部的環(huán)境干凈、整潔。檔案資料管理人員有定期或者不定期的對(duì)檔案室進(jìn)行打掃，發(fā)現(xiàn)灰塵、蟲子、垃圾等及時(shí)處理和補(bǔ)救。

(四)實(shí)現(xiàn)檔案資料管理與信息技術(shù)相結(jié)合。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的有效發(fā)展，對(duì)現(xiàn)代檔案資料管理提供了一定的管理手段。檔案資料管理作為很強(qiáng)的一門專業(yè)性工作，要求檔案資料管理人員不僅要有服務(wù)的意識(shí)，而且還應(yīng)該具備現(xiàn)代檔案資料管理的技能。檔案資料管理聚集著大量的知識(shí)，承載著 “秘密”的信息，成為一種豐富的信息資源。在進(jìn)行檔案資料管理的過(guò)程中，由于整體的過(guò)程比較繁雜，重復(fù)勞動(dòng)比較多，勞動(dòng)強(qiáng)度比較大，如果利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案資料管理工作，可以達(dá)到良好的效果。利用高科技進(jìn)行檔案資料管理，降低了人為因素在檔案中的影響，充分的發(fā)揮了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，減少了人為的手工操作，提高了檔案資料管理工作的效率。在管理的過(guò)程中，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，能有效的保證檔案的安全性，將有關(guān)的檔案信息錄入到了計(jì)算機(jī)中，能及時(shí)、準(zhǔn)確的找到相關(guān)的檔案文件，同時(shí)還能準(zhǔn)確、正確的識(shí)別檔案身份，實(shí)現(xiàn)了檔案資料管理與信息網(wǎng)絡(luò)的相融合，為檔案資料管理提供必要的依據(jù)。

(五)領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視是做好檔案資料管理的關(guān)鍵。每一項(xiàng)任務(wù)、每一個(gè)工作都需要得到別人的支持和重視。對(duì)于檔案資料管理來(lái)說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持也是不可缺少的，只有得到了檔案資料管理部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視，才能有效地保證這項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，所以說(shuō)檔案資料管理人員就要愛崗敬業(yè)，認(rèn)真的做好這項(xiàng)工作，及時(shí)的請(qǐng)示匯報(bào)，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案資料重視意識(shí)，讓他們也積極的投入到檔案管理中來(lái)。

總體來(lái)說(shuō)，檔案資料管理工作看起來(lái)簡(jiǎn)單，在實(shí)際的管理過(guò)程中就變得非常的難。因?yàn)樗哂斜Ｃ苄浴I(yè)性和政策性，是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，這就要求我們檔案資料管理人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任感，扎實(shí)的檔案資料管理知識(shí)理論基礎(chǔ)，跟上時(shí)代的步伐，應(yīng)用新的管理手段和技能進(jìn)行檔案資料管理工作。因此，每一位檔案資料管理人員只有吸收廣博的知識(shí)，開拓視野，優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高自身的整體素質(zhì)，才能做好新時(shí)期優(yōu)秀的檔案工作人員，為社會(huì)主義建設(shè)做出自己應(yīng)有的力量。