檔案備份工作的長效性

陳 利

（雞西市檔案局 黑龍江 雞西 158100）

檔案備份是近年來檔案界的焦點話題，是信息化社會對檔案工作的新要求，是檔案部門安全保管國家檔案資源的職責和使命，是國家為應對近年來自然、人為災害嚴重損害檔案資源而采取的一項重要措施，也是檔案部門防范化解檔案實體安全隱患的一種有效手段。檔案備份，就是對檔案、檔案信息管理系統及電子數據采取某種技術手段和方式進行復制，建立“副本”，以便在檔案、檔案信息管理系統及電子數據遭受破壞或其他特定情況下，檔案信息不致丟失，以減少災害對檔案造成的損失。

一、建立檔案備份的必要性

（一）降低檔案安全災害風險

自然災害、人為災害，甚至社會災害都是威脅檔案安全的潛在因素，汶川特大地震給檔案造成不同程度地損毀，給世人提供了慘痛深刻的警示，為檔案保管安全敲響了警鐘。災害一旦發生，為避免本地保存的檔案遭受重大損失，要對重要檔案進行登記備份保存，最大限度降低檔案安全各種災害風險。在上世紀六十年初，我國許多檔案館都為備戰而建立后庫。雞西地處中蘇邊境線，為了備戰，在距離市區近40公里的山區修建了檔案庫。1969年，中蘇邊境珍寶島事件發生后，市檔案館的檔案全部轉移到戰備后庫保存，當時轉移的檔案3萬余卷都是孤本沒有備份，由于后庫建在地下山洞，通風差、潮濕，保管條件達不到標準，檔案在惡劣的環境下存放數年，致使部分檔案發生霉變、字跡蛻變等現象，造成很大損失，直到1983年才將檔案撤回市檔案館。由此可見，檔案登記備份是降低檔案安全災害風險的重要手段。

（二）保障檔案信息價值可信度

檔案具有歷史文化研究價值和法律憑證價值。但近年來，各類原因造成了檔案安全隱患逐漸暴露，如“干部檔案、人事檔案、房產檔案、學籍檔案”等被篡改、偽造、損毀的現象屢有披露，公眾失望和質疑聲時有出現。從而引起社會對檔案法律憑證價值的置疑，直接影響政府公信力、影響企業經營活動、影響社會穩定。通過檔案備份工作，對國家和社會具有重要保存價值的電子文件和數字檔案，特別是重要民生領域電子業務數據庫、重大建設項目文檔的等級和備份，為重要民生檔案安全保障加以防護，從而實現檔案證據鎖定和證據保全，維護國家安全和公眾利益。

（三）適應檔案信息安全的新挑戰

電子檔案信息是重要的國家信息資源，如果遭到破壞，就會給國家及檔案事業帶來巨大損失。當前和今后都要充分做好應對數字時代檔案信息安全的新挑戰。在高新技術時代，隨著我國信息化的普及和政府電子政務的開展，檔案部門接收的電子文件以及紙質檔案、音像檔案等數字化后的數據快速增長，數字化檔案信息與電子文件大量產生，它們的安全與長久保存問題是檔案界面臨的重大挑戰。為避免網絡攻擊、操作失誤等帶來的數據失真與損毀，確保檔案信息的真實性、完整性，確保國家檔案安全。國家有關法規規范對檔案備份提出了要求，《電子文件管理暫行辦法》第二十條第四款要求電子文件應當實行備份制度。國家檔案局6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》第十七條要求：“歸檔的電子公文，應按本單位檔案分類方案進行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，1套封存保管，1套異地保管，一套提供利用。”國家標準《電子文件與電子檔案管理規范》第7款要求：“把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝到耐久性的載體上，一式3套，1套封存保管，1套供查閱使用，第3套異地保存。”國家標準《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》也明確指出：“歸檔的電子文件至少要一式2套，1套封存保管，1套供查閱利用。必要時，復制第3套，異地保存。”各級檔案館要對本級重要檔案及電子文件都應實行在線或離線備份，確保電子文件的長期可讀和檔案信息資源的絕對安全。

二、檔案備份工作的重要性

（一）可以實現檔案信息資源集約化管理

進入二十一世紀，信息化建設飛速發展，經濟社會各個領域逐步實現由手工管理向信息化管理的轉變。目前，各部門、各領域在信息化建設中普遍存在各建一套信息系統。就雞西地區來講，雞西市政區轄有市檔案館、縣（市）區檔案館、雞西礦務局檔案館、城市建設檔案館以及其他各級、各類檔案室（館）300余戶，檔案系統的分散管理也存在諸多不安全因素。通過檔案登記備份工作，在各級國家綜合檔案館建立區域性電子文件和數字檔案備份中心，可以將本地區各個部門、各個領域的檔案備份統一建在各級國家綜合檔案館，確保檔案備份的安全。通過建立檔案備份中心，不僅增加檔案館保管門類，還可以強化檔案部門對檔案資源的統籌監管，加快檔案信息資源整合步伐，充分發揮檔案部門專業管理、專業服務的優勢，提高檔案信息資源為經濟社會發展服務的能力。

建立檔案備份中心主要內容包括：1.在檔案備份中心建立一套功能完整、安全，性能優越的檔案登記備份應用系統，為各級政府部門提供統一的數字檔案以及應用系統數據容災保護；2.海量檔案備份數據的備份存儲，主要采用大容量存儲陳列設備，作為檔案登記備份中心存儲載體，物理磁帶庫設備作為離線備份的主要方式；3.采用數據完全復制技術實現基于專網的遠距離抓取、備份、統一存儲，保障檔案登記備份中心的數據與各重要政府部門數據具有一致性。

（二）可以保障重要領域的檔案安全

檔案是一種重要的信息資產，直接影響一個地區的經濟社會有序運行和一個單位工作的正常運轉。當前，民生領域和重點經濟領域的檔案安全問題十分突出，一些單位或部門因人員頻繁變動或相關人員責任心不強，致使檔案散失、損毀的現象時有發生。進入信息化時代，電子文件、信息數據庫等領域的不安全因素更是被成倍放大，在一些政府職能部門、公益性事業單位建立的業務和民生數據庫更是關乎國計民生，任何損毀散失都會發生重大的社會問題。為確保檔案的安全，通過檔案登記備份工作，在各部門、各單位因突發事件而導致檔案受損或引發糾紛時，檔案部門可利用備份數據，為其提供檔案數據恢復或可靠性認證服務。

三、檔案登記備份工作的長效機制

人類社會在不斷發展，隨著社會的進步檔案也隨之不斷產生，因此，檔案備份工作可分兩個階段，即已經歸檔和待歸檔。由此可見，檔案備份不是一朝一夕的工作，而是一項長期工作。

目前，國家對檔案備份工作僅要求全國副省級市以上國家綜合檔案館自愿結對，并提出在2012年前完成互備的時間要求，提倡地級、縣級檔案館也這樣做，對重要檔案實行異地備份。2012年10月15日雞西市檔案館與武漢市江漢區檔案館志愿結對，武漢市江漢區檔案館將其電子檔案數據的備份存入雞西市檔案館，完成了第一次先期異地備份工作。

從歷史上看，二十世紀前，由于缺乏數字化建設，檔案形成大部分是紙質品，一般沒有備份。做備份需要對重要檔案進行同質的仿真復制、異質的數字化掃描加工或縮微處理，涉及檔案管理的各項基礎工作，投入人員多、工作量大、所需資金多。如：雞西市檔案館永久保存的檔案近百萬件，目前利用9部計算機、3臺掃描儀進行備份工作，在集中人力、物力打攻堅戰的狀態下需要近一年的時間才能完成此項工作，由此可見備份工程巨大。

從現實上看，進入二十一世紀，電子文件數字化建設快速發展，信息化社會對檔案工作也提出了新要求。因此，檔案備份是近年來檔案界的焦點話題，是國家為應對自然、人為災害嚴重損害檔案資源而采取的一項重要措施。如今在各個領域中，各部門、各單位除紙質檔案外，同時也產生形成了電子文件檔案，也為檔案備份和檔案數字化建設奠定了基礎。就已雞西市檔案局為例，為加快數字化建設提高利用檔案服務效能，曾下發過有關通知，要求各單位在向市檔案館移交檔案的同時移交電子光盤或其他載體檔案。但此項工作并沒有真正落到實處和展開，在移交檔案過程中僅有少部分單位移交了電子光盤檔案。

從現實和長遠來看，如何加快和做好檔案備份工作的長效機制，應從以下幾方面來解決：

（一）提高認識加強領導。要把檔案館數字化建設擺在首位，在做好檔案數字化建設的基礎上，實現檔案管理現代化，檔案備份工作就隨時可做，避免了集中力量打殲滅戰工作方法。

（二）貫徹執行法律法規。按照國家檔案局關于《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件管理暫行辦法》的有關條款要求執行，可采用檔案工作專項大檢查的法律手段，抓好電子文件備份制度的落實，全面開展向檔案館移交雙套制（紙質、電子文件）檔案工作。

（三）加強業務指導。檔案行政管理部門要加強對各立檔單位的專項業務指導，歸檔的電子公文，應按本單位檔案分類方案進行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，切實做好檔案備份和電子文件歸檔的基本工作，按規定及時向檔案館移交檔案。

（四）采用快捷方式備份。檔案館備份管理中心要確定專職人員，每年要及時地對當年已接收進館的電子文件檔案，可按本館全宗排列方法，將其相對應的檔案進行集中整合登記備份，既方便又快捷，同時解決了檔案備份長效的工作機制問題，為檔案登記備份或異地備份積攢儲備資源。