現代信息環境下，檔案管理工作創新策略

金愛順

（佳木斯職業學院 黑龍江 佳木斯 15404）

現代信息技術的快速發展，為檔案管理工作的創新提供了有效途徑和載體，拓展了檔案管理工作的渠道和手段，為檔案管理工作進入新的領域帶來了大好機遇。如何充分利用現代信息化技術開展檔案管理工作，將傳統的工作方法與新的管理模式有機結合并創新發展，這是檔案管理工作面臨的新課題、新任務和新要求。

一、傳統檔案管理工作不能適應信息時代要求，需改革創新

傳統檔案管理工作是重藏輕用，整個檔案管理工作都是圍繞接收、保管、查閱、收回這一成不變的流程，服務方法始終處于守株待兔的被動狀況，這種傳統模式無法適應信息時代的要求。因此，需改革創新，才能促進檔案事業的與時俱進，適應時代的需求。

二、數字檔案館建設標志著我國檔案事業走進信息化管理時代

數字檔案館是以電子文件管理系統為主體，通過網絡對電子文件等數字化檔案信息實現管理與服務的虛擬檔案機構。建立數字檔案館是檔案信息化的發展方向。我國目前也已經開始進行“國家數字檔案建設與服務工程”，其總體目標：以3127個國家綜合檔案館為建設對象，以分布式檔案數據庫建設為核心，重點建設涵蓋全部館藏檔案的全國性、超大型、分布式、規范化、可共享的檔案目錄數據庫、紙質檔案全文數據庫和多媒體檔案數據庫。數字檔案館標志著我國檔案管理工作走進了信息化管理時代。

三、信息時代檔案管理工作的創新策略

（一）樹立檔案信息資源數字化理念，加快檔案信息數字化的速度

電子檔案信息存儲量大于紙質檔案，比如電子檔案的一種常用的存儲介質，即CD-ROM光盤，則其存儲容量大，相當于3×105漢字的圖書1000冊，3.5×105張A4打印紙上的文字信息或10×104張圖形信息。所以，電子檔案的信息存儲量相當大。

電子檔案可以文字、音樂、圖片、影像等多種形式集成保存，極大豐富了檔案的內容；它的體積小易存放，對外界環境要求不高。紙質檔案怕潮濕，怕日曬等受各種自然條件的限制。紙質檔案隨著時間的增長，必然會有非人為的自然損耗，電子檔案存放需要的空間小，可以長期保存不受任何影響。

電子檔案信息安全性也要比紙質的高，電子檔案的信息內容可以進行壓縮編碼或加密技術處理，讀取不隨意性，可以加以限制，對保密的檔案資料的安全性遠遠高于紙質檔案。

綜上所述，檔案的數字化管理是事在必行，是檔案事業發展的必然趨勢，應樹立檔案信息資源數字化理念，加快數字化速度，實現檔案信息資源共享的目的。

（二）開發、利用科學檔案管理系統，建立完善的管理制度

開發利用檔案管理系統，使檔案管理由過去的靜態文件保管基地，變成了一個信息傳輸中心。通過檔管管理系統電子檔案在立卷上，已變成了以數據為單元的隨機存儲，不再是傳統的以內容而排列的實體案卷；檔案的編目整理，不再是以案卷為單位來管理，而是以每份文件為單位來管理。電子檔案管理工作也要根據電子檔案自身的特點，充分利用計算機技術和網絡技術，建立健全電子文件及電子資料管理制度。

（三）檔案管理工作要有統一、規范的行業標準

從理論講實現檔案管理工作統一化、規范化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化、檢索利用便捷化、案卷完整化。信息時代檔案管理工作必須進行統一標準著錄標引，采用統一的檔案管理系統，統一的數據格式結構，統一的機讀檔案著錄格式。建立掌管檔案信息資源的中心樞紐，操控著所有文檔的運作，每份檔案都通過此處進行登錄、控制、分發、傳遞直至歸檔，全程跟蹤管理。從技術上，要建立文檔一體化的計算機管理系統。檔案管理部門要把對有效信息的控制手段做到流程中去，每一份文件的產生，都是相關的用戶按照流程分別著錄，讓每個環節跟著流程走，最終自動進入歸檔平臺，形成一個程序化的檔案工作流程。

（四）完善電子檔案安全保障體系

加強電子檔案使用中的安全措施是非常必要的。首先要加強對計算機檔案管理系統的管理，確保檔案數據庫安全；其次，對電子檔案的信息內容，應根據密級層次進行有效的監督和管理，保證電子檔案的真實和安全；第三，檔案的完善、電子檔案的安全保障體系備份是很重要的，同時系統要對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并進行記錄，以作為日后查證的依據。最后要提高管理人員的安全意識也是完善安全保障體系的一部分。

（五）提高檔案管理人員綜合素質

檔案管理人員不但要精通檔案管理專業、熟悉檔案業務流程、掌握檔案管理系統操作及使用維護，還要有很高的政治素養。由于檔案的特殊性，檔案管理人員要有高度的責任心和使命感，視檔案安全高于一切；還要有原則性，堅守職業道理，要恪守《檔案法》，必需保持檔案真實性及其原貌。檔案管理人員要勤奮好學，具有開拓和創新的意識與能力，也只有這樣才能適應信息時代檔案事業的迅速發展。

四、結束語

信息技術的高速發展的今天，各行各業的發展都進入一個信息化管理領域。檔案管理工作也跟著時代的腳步進入信息化管理階段，在國家的高度重視，在行業人士的不斷努力下，檔案管理工作也與時俱進、不斷創新，卓有成效，更好地服務于經濟建設和歷史文化研究，這也是信息時代檔案人所努力的方向。

[1]徐建龍.電子檔案特點淺談[J].檔案天地，2001（2）.

[2]容艷珍.論信息時代高校檔案工作發展之策略[J].云南社會主義學院學報，2012(5).