關于企業檔案信息化的思考

申鳳英

（伊春北方水泥有限公司 黑龍江 伊春 153000）

一、企業檔案信息化建設的原則

（一）開發利用為中心

在企業檔案信息資源中，除去財務檔案及人事檔案涉及查閱權限、安全及部分保密的內容外，大部分是可以開放利用的，因此在企業檔案信息化建設中，其檔案信息管理軟件要圍繞開發利用來設計。

（二）抓住重點、階段推進

企業檔案信息化建設要經過起步、試運行、全面應用等發展階段。現階段的工作重點應放在檔案信息化所需硬件設施投入到位，檔案信息數據庫建設、檔案信息網絡建設、檔案信息資源的開發利用、檔案信息化管理人才的培養以及相關信息化管理規章制度的建立方面。

（三）夯實基礎、加快數據庫建設

實現檔案信息化關鍵是數據庫建設，要認真做好檔案的收集、整理一系列基礎工作的同時，建立健全和完善數據庫，這是實現企業檔案信息化建設的核心內容。

二、企業檔案信息化建設存在的問題

（一）對檔案信息化建設重視不夠

企業注重生產經營、降本增效，對于支持和服務于企業綜合檔案管理信息化建設重視不夠，推進力度不強，影響了企業檔案開發利用效果。

（二）缺乏統一規劃和技術支持

在開展檔案信息化管理工作中，缺乏統一的檔案信息管理軟件，信息化建設各自為政，尚未確定數據的統一格式和標準。

（三）數據庫建設不夠完善

為了更好在開發利用檔案管理要實行紙質檔案與電子檔案并存。目前檔案信息化建設正處于由紙質檔案向信息化建設過渡階段，建設和開發數據庫系統是做好事檔案信息化建設的核心和基礎。

（四）檔案管理人員缺乏現代檔案管理技能

目前在檔案信息化管理過程中，計算機應用僅限于目錄級檢索，部分檔案員未完全掌握電子檔案歸檔管理、網絡咨詢服務等方面的專業知識和操作技能，缺少系統的檔案信息化管理技能培訓。

三、加強企業檔案信息化建設的具體措施

（一）加強領導、增加投入

領導要站在現代化企業發展的高度，充分發揮檔案對企業發展的重要作用，將檔案工作納入企業生產經營總體規劃，及時協調解決檔案管理工作中的實際問題，增加投入，確保所需硬件設施配置到位，以保證檔案工作的有序開展和正常運行。

（二）注重管理，打牢基礎

一要制定企業檔案信息化建設發展戰略規劃，為實現檔案信息資源更好地開發利用創造條件。二要增強綜合檔案室的業務監督，明確工作職責，建立和完善檔案信息管理制度，明晰檔案信息管理流程，使檔案收集管理達到標準化、規范化。三要是加強檔案管理軟件的應用，采用企業檔案相對統一，符合規范的檔案管理軟件，推進檔案信息化數據庫建設，實現案卷級、文件級的電子檢索。四要加大電子文件的歸檔管理。綜合檔案室作為歸檔文件、資料信息接收和管理的職能部門，要嚴格執行文件歸檔、檔案管理制度，要嚴格執行紙質文件和電子文檔同時歸檔的雙套制管理辦法，最終實現數字化檔案室。五要積極推進檔案信息化建設與辦公自動化同步發展，充分利用和發揮企業局域網作用，有計劃地上載檔案目錄或可公開的檔案信息全文，進一步發揮檔案信息資源服務于企業的功能，創造更大的潛在效益。

（三）加強培訓、提升素質

企業檔案信息化管理是以計算機技術應用為載體，這就要求檔案工作者不僅要具備檔案管理專業知識，還要具備現代信息技術應用能力和信息加工處理能力。因此，培養一支能夠勝任檔案信息化建設的復合型人才隊伍是當務之急。一要加強培訓，制定切實可行的培訓計劃，積極參加計算機應用基礎知識、數字化網絡技術知識等現代化管理知識的培訓，采取多種形式提高檔案專業人員掌握和運用現代化技術的能力，以適應檔案管理工作信息化的需要。三要加強檔案工作者信息意識的培養，改變傳統的檔案管理思維模式，要充分運用信息資源管理和和技術手段，對檔案實行現代化的科學管理并有效開發利用。四要建立必要的激勵機制，對超范圍的服務應開展有償服務，充分發揮檔案管理人員愛崗敬業、積極進取的工作熱情，提高工作效率和質量，為企業的建設發展發揮更大的作用。

[1]金波.關于企業檔案信息化建設的思考[J].上海大學學報(社會科學版),2005(5).

[2]宗文萍,郭莉珠.論信息時代的檔案信息安全保障[J].檔案學通訊,2004(6).