淺淡數字檔案館的檔案管理工作

馬升暉

(五常市水務局 黑龍江 五常 150200)

信息技術的迅速發展，數字檔案館作為一種新生事物登上了檔案工作的舞臺，數字檔案館的檔案管理工作也提升到了重要的位置。

一、數字檔案館應注重成本與效益

長期以來，我國的檔案工作者對成本效益的觀念一直都很淡薄，很少有人關心和研究檔案整理、保管、利用的成本效益問題和檔案價值與檔案整理、保管費用之間的關系。無論投入整理和保管檔案的費用是否超過檔案的價值都不會影響對檔案的正常保管，這樣就出現了兩種情況：一種是有許多檔案的保管費用已經超過了其檔案的價值，或者說是完全沒有保存價值還仍舊被保管著，使有限的檔案保管費用被白白浪費；另一種是許多珍貴的檔案不能得到合理的保護，使這些珍貴的檔案和一般的檔案在同樣的條件下保管。在數字檔案館的條件下，這種投入與產出的不協調將顯得尤為突出，對檔案工作的影響更是顯而易見。數字檔案館不是一次性的投入，需要不斷地投入大量資金來維持其正常運行。然而，巨額投入支撐的數字檔案館所形成的利用率并沒有想象中的可觀，這使得數字檔案館建設必須樹立成本效益的觀念，處理好投入與產出的關系，講求最佳效益。

二、傳統檔案館工作流程與數字檔案館工作流程的聯系

傳統的檔案管理工作是單一、單向的簡單過程，接收、處理、管理、服務等主要業務環節都是依據紙質檔案管理而產生的，數字檔案以及數字檔案館的出現，為傳統檔案館注入了新的內涵，同時也帶來了新的挑戰。新形勢下的檔案管理工作不應僅停留在對檔案實體的管理上，還應將管理的著眼點擴大到檔案信息管理的層面，運用新的檔案管理理念從新的管理角度來指導和約束現今的檔案管理工作。

長期以來，檔案館都是進行實體保管的機構，其發展潛力局限于館藏規模及其相應的處理能力上，然而在數字檔案館的背景之下，檔案館管理工作應從有限的館藏建設向開發、鏈接和傳送信息資源的方向發展，通過網絡服務的方式來發展檔案館。數字檔案館的出現以及全方位的發展給傳統檔案管理工作帶來了巨大的影響和沖擊，它將實體檔案館的各個流程豐富為接收、處理(分類、整理、編目、標引、歸檔、入庫、數字化縮微等)、管理(實物管理、信息管理、實物與信息之間的關聯、對應、拷貝以及信息的遷移轉換和箭備份等)和提供利用服務等核心環節。檔案信息管理打破了全宗、機構、年限和專題的界限，追求的是更大范圍內信息的收集、存儲與輸出。在各類案卷、文件中，根據利用者的需求隨時自由組合各類信息，并通過計算機和網絡提供給遠程利用者，突破了實體檔案館的范圍，檔案信息管理有了更大的空間。檔案實體管理與檔案信息管理是兩個緊密相連的不同的工作階段，前者是后者的前提條件和工作基礎；后者是前者的深入和延伸。延伸即在檔案實體管理的基礎之上，將檔案中蘊含的豐富內容開發出來，更廣泛地傳播。檔案管理內容的延伸是由利用者的需求決定的，也是信息時代賦予檔案部門和檔案工作者的歷史使命。檔案信息管理對檔案實體管理不是替代的關系，而是有利的補充，因此，我們必須實現數字檔案館環境下傳統檔案管理與檔案信息管理的有效結合。

三、數字檔案館的檔案信息檢索理念

（一）檔案信息檢索的核心理念是“以用戶為中心”

傳統的檔案館以發展完備的館藏為主要目的，檔案信息檢索以嚴格的信息揭示和有序化的信息組織為基礎，以完善的系統建設為主要任務，適合業務熟練的工作人員使用，體現一種“機械觀”的理念。隨著社會環境的變化，檔案信息檢索的核心觀念逐步轉變為“以用戶為中心”。不斷地推出主動性的檔案信息檢索服務，其服務水平也在逐步提高。

（二）信息檢索服務以檔案信息資源的充分利用為目的

早期的檔案信息在經過數字化處理后，多被保護起來而沒有得到充分合理地利用，檔案利用者不能以最方便的途徑獲取信息。在信息時代，信息資源是被認為與物質、能源、材料一樣重要的生產要素，其價值被充分認識，這就要求在數字檔案館背景之下，各級檔案館應采取各種信息檢索服務，以提高檔案信息資源的利用率。

（三）檔案信息檢索是一個有生命周期的系統

列維坦認為，信息生產的生命周期是由信息被記錄下來，從而成為信息源開始的。從收集檔案信息到利用檔案信息是一個完整的生命周期。在使用檔案信息的過程中，了解到新的信息，進行新的檔案信息的采集，然后開始新的生命周期。只有將上述過程所有環節的工作做好，才能使利用者在需要檔案信息資源的時候在最有利的時間和地點以順暢的方式獲取信息和使用信息。檔案信息檢索的生命周期是將自然生命周期和利用者需求有機結合在一起的一種抽象模型。具體表現為，針對利用者表達出來的需求，信息檢索系統通過信息推送、個性化定制等服務形式實現；針對利用者認識到的普遍性需求，分門別類地組織好信息；針對利用者具有的潛在的信息需求，信息系統通過建立知識庫等方式滿足利用者的需求。利用者的信息需求總是被檔案館工作人員不斷地感知、認識、再認識，形成一個良性循環的生命生長周期。

四、數字檔案館的館藏獲取方式

（一）重視數字化檔案和電子檔案的質量和安全問題

在檔案數字化的過程中，一定要建立完善數字檔案安全管理制度，檔案數字化之后，安全工作顯得尤為重要，既包括硬件的安全管理，又包括軟件的安全管理。硬件方面，要嚴把信息存儲載體的質量關，提高數字保存載體的保存壽命；軟件方面，要通過采用多級權限和密碼管理，使系統以及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。與此同時，對于電子檔案也要把好進館檔案的質量關，不讓不符合進館要求的電子檔案進館。

（二）重視電子檔案保護的基礎工作

要從電子檔案形成的基層部門開始抓起，其工作的好壞直接能夠影響到后期電子檔案保護工作的質量。在檔案數字化的過程中，一定要重視和加快數字化檔案管理人員的培養，從事數字化管理的人員必須具備檔案管理的專業知識和計算機管理技能。

（三）嚴格保護利用中的電子檔案

在整個數字化檔案和電子檔案的形成和利用過程中都要建立嚴格的保護措施，形成一個有利于數字化檔案和電子檔案保護的體系結構，從而保障電子檔案的壽命得到最大限度地延長。