建立電子檔案在煤礦企業科技檔案管理中的意義

白國海

(七臺河市新興區安全征稅監督管理局，黑龍江 七臺河154600)

電子檔案是現代計算機技術和信息技術發展的必然結果，也是檔案管理的最新發展方向之一。現結合煤礦企業檔案管理的特點，探討電子檔案在煤礦企業檔案管理中的意義。

1 檔案管理的目的和功能

“檔案是歷史的原始記錄，或者說原始的歷史記錄。這是檔案的本質屬性”。檔案管理的根本目的，除了不使其散失并安全保存外，主要是為了開發與利用檔案，因此能否很好地開發與利用檔案是衡量檔案管理成功的重要內容之一。

2 煤礦企業檔案管理的特點

2.1 信息的廣泛性

煤礦檔案包括科技檔案、文書檔案、財務檔案等。科技檔案包括礦建、采煤、掘進、機電、運輸、通風、地質等檔案。信息量巨大是其特點之一。

2.2 使用的頻繁性

煤礦檔案使用頻繁，特別是科技檔案的使用，幾乎每時每刻都和一線生產緊密聯系，例如煤礦作業規程、安全技術措施、機電設備檔案等，其使用頻繁性遠遠大于其他行業。

3 電子檔案的最新發展和應用

電子檔案這一概念出現于近10 年。所謂電子檔案就是電子文件的檔案管理。美國聯邦管理法規對其解釋為“包括數字的、圖形的及文本的信息，可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”

1996 年12 月，國家科委在北京召開了全國CAD 應用工程工作會議。1996 年9 月成立了電子文件管理、歸檔研究領導小組。1998 年1月9 日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出： 要在1997 年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》(試行稿)的基礎上，在35 個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。1998 年8 月11 日—13 日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。可見，有關電子檔案及其管理問題的研究與應用正在廣泛開展。

4 電子檔案與傳統紙張檔案的優缺點

4.1 電子檔案的優缺點

電子檔案的優點在于：存在形式一般為磁盤(硬盤)及光盤等有形介質，存取方便，占用空間小，存儲容量大，便以攜帶和傳輸，可和計算機直接連接，可通過網絡進行遠程傳輸，復制方便，便于檢索和查閱。

其缺點是保存時間短(與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5-15 年)，保密性差，保存條件高(需防磁、防塵、防高溫、防物理和化學損傷等)，閱讀不方便。

4.2 傳統紙張檔案的優缺點

傳統紙張檔案的優點在于：保存時間長，保密性好，占用空間大，閱讀方便。

其缺點是占用空間大，存儲容量小，不便以攜帶和傳輸，復制困難，保存條件高(需防蟲、防水、防高溫、防物理和化學損傷等)。

5 電子檔案在煤礦企業科技檔案管理中的現實意義

從以上分析和比較可以看出，電子檔案具有比傳統紙張檔案更多的優點。特別是結合煤礦企業檔案管理的特點，在檔案的應用方面，電子檔案更具互補的優點，便于攜帶，可直接通過網絡進行遠程傳輸，復制方便，便于檢索和查閱。具體在實踐中有以下的意義：

1）煤礦企業應當結合檔案管理的最新發展，建立電子檔案系統，實行電子檔案和傳統紙張檔案雙檔案系統。傳統紙張檔案以完成檔案管理“不使其散失和安全保存”的目的為主，電子檔案以完成“開發與利用”的目的為主。雙檔案系統不僅有利于傳統紙張檔案的安全保存，更有利于檔案的開發與利用。

2）電子檔案系統應配備專門的計算機和存儲器(硬盤、光盤)、掃描儀、照相機、打印機等。還應配備專門電子檔案室，由專人負責管理和維護。計算機用以對電子檔案的管理，存儲器(硬盤、光盤)用于電子檔案的存儲，掃描儀、照相機用于傳統紙張檔案和電子檔案的轉換。

3）可以把科技檔案(包括規程、措施、圖紙等)和文件等全部數字化存檔。通過計算機和專門的管理軟件分類管理。應用和查閱一般以電子文檔的形式給出。存儲格式以Word、CAD 等通用格式為主，便于查閱。

4）利用或建立煤礦企業局域網系統，使所有的電子檔案可以通過網絡查詢。各生產隊組的技術員可以隨時通過電腦終端查閱電子檔案室的授權文件。

5）為加強保密管理，可以設立權限，利用密鑰來管理。為了防止無關人員進入系統對電子文件或數據進行訪問，有些系統需要對用戶進行身份驗證，如有些文件管理系統使用管理員代碼驗證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機系統知道。當合法用戶要求進入系統訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機自動將這個通行字與存儲在機器內的有關該用戶的資料進行相關的業務訪問。如果驗證不合格，該用戶就會被拒絕于系統之外。身份驗證技術可用于電子文件訪問權限的控制。

6）為了建立完善的電子檔案系統和有效的服務系統，需要加強人才的專門培養。檔案信息電子化要求管理人員具備較高的知識層次和先進技術水平，而不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代化高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才更為稀缺。大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象，以至于現代化設備不能充分發揮作用。

7）可實現辦公自動化、無紙化，使檔案的生成方式發生很大變化。諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程，可在計算機和通訊線路中進行。這樣檔案的前身以機讀文件為主要形態，檔案也自然以機讀形式存在。這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多以磁盤為載體的機讀形式。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。

8）可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存。利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

9）檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，可擴大社會影響，拓寬服務范圍，檔案部門的地位自然也會得到提高。

10）煤礦企業檔案信息電子化可使檔案信息順利與最新技術接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但煤礦檔案事業要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，更好地為生產一線服務。