芻議醫(yī)院檔案管理的信息化

胡桂琴

（十堰市中醫(yī)院，湖北 十堰 442012）

當(dāng)前，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，各行各業(yè)都已充分認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對于提高工作效率和管理水平的重要作用。作為與醫(yī)院檔案管理相關(guān)的部門，必須順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，高度重視和認(rèn)真思考醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)問題，改革傳統(tǒng)檔案管理模式，不斷促進(jìn)醫(yī)院服務(wù)模式和管理水平的提高。

1 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

1.1 有利于原始檔案的保護(hù)

原始檔案是非常珍貴和重要的資料。在傳統(tǒng)的檔案歸檔方式中，檔案資料大多以紙質(zhì)化的形式存在。隨著時(shí)間的推移，檔案資料日積月累，數(shù)量越來越多，占用了大量的儲(chǔ)存空間。另外，由于紙張的特性，檔案庫房還要按不同季節(jié)做好各項(xiàng)溫度、濕度控制和防蟲工作，在管理模式上存在著管理成本高、使用效率低、原件容易損壞等問題。將醫(yī)院的各類檔案進(jìn)行信息化手段處理后，一是可以有效地保護(hù)檔案原件，避免檔案原件被過多地直接使用和借閱而導(dǎo)致原件的損壞甚至丟失；二是可以對檔案進(jìn)行安全備份，做到有備無患；三是可以大大節(jié)省儲(chǔ)存空間，緩解醫(yī)院普遍存在的辦公場地不足的緊張狀況。

1.2 有利于改善檔案的歸檔方式

在醫(yī)院檔案管理工作中，檔案部門要對各類文件進(jìn)行及時(shí)的歸檔和整理。采用傳統(tǒng)的歸檔方式，不僅需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力，而且還需要大量的空間用于存貯檔案資料。將檔案進(jìn)行信息化處理后，可以使檔案人員從繁瑣的手工勞動(dòng)中解放出來，有效提高工作效率，并且可以利用檔案軟件提供的功能和統(tǒng)一信息格式，隨時(shí)進(jìn)行錄入、轉(zhuǎn)換和提取檔案信息，查閱文件的歸檔情況。若發(fā)現(xiàn)未及時(shí)歸檔的或不符合歸檔條件的材料也可以及時(shí)進(jìn)行督促和整改，這樣就大大改善了檔案的歸檔方式，使檔案管理工作更加規(guī)范。

1.3 有利于檔案信息資源的利用和整合

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式不利于檔案信息資源的利用和共享。由于檔案存貯于不同的部門和醫(yī)療科室，給各部門相互調(diào)閱資料帶來了很大的不便。將檔案進(jìn)行信息化處理后，各部門可以利用醫(yī)院的局域網(wǎng)方便快捷地查詢有關(guān)資料，檢索速度快、效率高、范圍廣，同時(shí)還可采用電子加密技術(shù)對檔案進(jìn)行機(jī)密處理。

2 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

2.1 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)薄弱

受傳統(tǒng)觀念的影響和制約，我國一些醫(yī)院尤其是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理信息化的重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)的意識(shí)薄弱，不愿意對檔案信息化建設(shè)所必須的軟硬件設(shè)施進(jìn)行投入，造成檔案管理還停留于傳統(tǒng)模式。

2.2 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的制度缺失

部分醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，缺乏科學(xué)統(tǒng)一的檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)和模式，使得信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)和運(yùn)行機(jī)制不健全，思路不清，職責(zé)不明，建設(shè)和管理處于混亂狀態(tài)。

2.3 醫(yī)院檔案信息化管理人員的素質(zhì)欠缺

目前，大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員都沒有經(jīng)過專業(yè)化的檔案管理培訓(xùn)，對信息化的檔案管理知識(shí)不甚了解，導(dǎo)致其檔案管理的信息化素質(zhì)參差不齊，日常管理工作處于被動(dòng)狀態(tài)，直接影響了醫(yī)院信息化檔案管理的科學(xué)和規(guī)范。

2.4 檔案管理軟件系統(tǒng)開發(fā)相對落后

目前，我國關(guān)于檔案管理軟件方面的開發(fā)速度和水平還明顯落后于計(jì)算機(jī)硬件技術(shù)的發(fā)展，尤其是在醫(yī)院檔案管理軟件方面顯得更為欠缺。隨著醫(yī)療檔案數(shù)量和種類的快速增長，以及對檔案信息化的利用需求的不斷增加，單版機(jī)計(jì)算機(jī)檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前形勢的發(fā)展，缺乏可兼容性和可擴(kuò)張性，急需升級和更新。

2.5 標(biāo)準(zhǔn)化程度低

檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)程度的高低是衡量醫(yī)院檔案管理信息化水平的重要標(biāo)志，是保證歸檔信息有效利用的關(guān)鍵。當(dāng)前，不少醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)程度低，，醫(yī)院收費(fèi)系統(tǒng)、統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)、病歷病案系統(tǒng)、檢驗(yàn)系統(tǒng)、影像檢查系統(tǒng)等部門系統(tǒng)不全一致，規(guī)格不一，不能通用，也與檔案管理系統(tǒng)存在著接口、存貯檔案數(shù)據(jù)方式不同和無法交換等問題，檔案信息資源無法實(shí)現(xiàn)共享。在各醫(yī)院的信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差。沒有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)院內(nèi)部的數(shù)據(jù)分析不統(tǒng)一，不能實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的要求。

3 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的對策和建議

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識(shí)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性

由于醫(yī)院檔案管理的信息化管理對醫(yī)院的發(fā)展具有極其重要的意義。因此醫(yī)院上下尤其是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層要切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)對于促進(jìn)醫(yī)院事業(yè)發(fā)展的重要意義，確立科學(xué)完善的管理體制，從多方面推進(jìn)信息化建設(shè)工作，促進(jìn)醫(yī)院事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

3.2 建立健全檔案信息化建設(shè)的管理制度

建立完善的規(guī)章制度，可以減少檔案信息化管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康和可持續(xù)發(fā)展。一是，要明確崗位職責(zé)，責(zé)任到人；二是，建立醫(yī)療檔案管理信息化規(guī)范體系。醫(yī)院應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的規(guī)定和規(guī)范，建立規(guī)范化的檔案管理軟件，適應(yīng)多種文件存儲(chǔ)格式、支持實(shí)時(shí)瀏覽，具有互聯(lián)網(wǎng)及內(nèi)聯(lián)網(wǎng)檢索功能。能夠?qū)崿F(xiàn)收集整理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、借閱管理、權(quán)限控制、檢索瀏覽、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)輸入（輸出）及格式轉(zhuǎn)換的控制與管理，滿足醫(yī)院檔案的一體化管理、業(yè)務(wù)流程管理和信息資源開發(fā)利用的需要，從而保證醫(yī)院內(nèi)部信息網(wǎng)、衛(wèi)生系統(tǒng)網(wǎng)和檔案系統(tǒng)網(wǎng)之間的檔案信息存儲(chǔ)、交換工作的順利進(jìn)行；三是，制定軟硬件定期維護(hù)制度，保證信息管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行；四是，制定科學(xué)的用戶權(quán)限管理制度，保證信息的安全性；五是，設(shè)立一定的獎(jiǎng)罰機(jī)制，以此來激勵(lì)工作人員的責(zé)任心。

3.3 提高檔案管理人員的信息化技術(shù)和水平

現(xiàn)代化的檔案管理人才是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的有力保證，因此必須提高檔案管理人員的信息化技術(shù)和水平。一是引進(jìn)專業(yè)人才，尤其是引進(jìn)既掌握檔案管理知識(shí)又通曉計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才，以此改變管理隊(duì)伍的素質(zhì)結(jié)構(gòu)，做好人才儲(chǔ)備工作；二是對現(xiàn)有人員進(jìn)行檔案管理信息化知識(shí)的培訓(xùn)。要制定培養(yǎng)規(guī)劃和目標(biāo)，實(shí)行人員的淘汰制度，培訓(xùn)合格者才能上崗。

3.4 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

醫(yī)院要結(jié)合自身的經(jīng)濟(jì)實(shí)力，不斷加大對檔案信息化建設(shè)的投入力度，為檔案管理部門配備相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備及軟、硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的電子化、自動(dòng)化管理，發(fā)揮現(xiàn)代科技的優(yōu)勢，提高工作質(zhì)量和效率。根據(jù)檔案館室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，配置檔案集中管理所需要的辦公室、閱檔室、庫房，購置工作必備的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、裝具、檔案密集架；解決保護(hù)檔案必需的空調(diào)、除塵器、消防器材、安全監(jiān)控器等設(shè)備裝置，為目標(biāo)管理工作創(chuàng)造物質(zhì)條件。

總之，醫(yī)院檔案管理信息化是社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)下對醫(yī)院管理更加專業(yè)化和職業(yè)化的要求，是提升醫(yī)院市場競爭力的重要手段。加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)對于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化、醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)以及提高醫(yī)院的工作效率和服務(wù)水平具有極其重要的意義。