加強檔案信息化建設 實現企業館藏資源共享

李仿玲

(江西銅業集團公司 永平銅礦檔案館，江西 鉛山334506)

檔案管理系統是永平銅礦不可缺少的部分,它的內容對于永平銅礦的決策者和管理者來說都至關重要,所以檔案管理系統應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點,如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產生大量的文件和數據,這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。

隨著科學技術的不斷提高,計算機科學日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認識,它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分,使用計算機對檔案信息進行網絡化管理,具有手工管理所無法比擬的優點。例如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現共享查詢。這些優點能夠極大地提高永平銅礦檔案管理的效率。

1 檔案管理的網絡化條件

1.1 網絡硬件的發展

20世紀90年代以來，我國先后筑建起中國互聯網、中國教育科研網、中國科技網和中國金橋網并均與國際互聯網接軌。就全國建設單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設局域網。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為永平銅礦檔案館網絡化建設提供了前所未有的條件。

1.2 檔案管理自動化初見成效

永平銅礦檔案館采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化管理提供了有利條件和強有力的技術保證。

2 檔案館網絡化管理中存在的問題

2.1 由于歷史的原因，永平銅礦檔案館自動化管理走的是一條自給自足的發展道路。檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研發出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案室無主題標引，共享性差。

2.2 雖然經過多年的努力，永平銅礦檔案館建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于檔案館在建庫過程中，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。所以數據庫建設滯后。

2.3 在檔案館現代化管理中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前檔案隊伍整體素質仍較低，不適應高速發展的計算機工作環境，館內缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和建設單位檔案事業發展的需要。所以，人員整體素質需要提高。

3 檔案館網絡化管理應用

3.1 建立永平銅礦檔案館網絡化協調機構

建設永平銅礦檔案館網絡化協調機構，從行政和技術兩個方面統一指導和規劃永平銅礦檔案館自動化網絡化建設，制定一系列有實際約束力的規范和標準，特別應該制定出網絡化發展各階段的規劃，既有近期又有遠期的目標，以對建設永平銅礦檔案館網絡化工作進行實質性領導，統一思想，協調行動，開發高質量的應用軟件，集中人力和資金建設了各門類數據庫、全文數據庫。

3.2 加強標準化建設

標準化是自動化網絡化的前提。永平銅礦檔案館網絡化協調機構召集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業務工作、技術方法以及設備等方面的統一原則和規范，并根據國內標準及行業發展趨勢，制定出網絡化過程中共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。在江西銅業公司檔案處和永平銅礦協調組織的領導下，選用《清華紫光企業檔案管理系統THAMS標準版》的高質量應用軟件，在實現檔案工作通用需求的同時,最大限度滿足了用戶個性化需求,以信息資源管理為發展方向，構建企業信息資源管理平臺。清華紫光企業檔案管理系統實現了傳統實體檔案管理上的檔案信息數字化管理，通過密鑰文件、圖形圖像處理、在線收集、字段權限控制、規則權限控制、批量掛接、全能瀏覽器、通用報表生成器、OCR漢字識別等多種信息處理技術，實現了從文件處理到自動組卷、檔案整理、打印編目、借閱查詢等檔案工作全過程的智能化信息管理系統。建立標準化的數據庫。

為進一步實現資源共享，2010年按照礦山檔案管理“十二五發展規劃”將檔案信息作為檔案工作的中心工作來抓，通過與礦信息部的合作在江銅集團永平銅礦-辦公系統網頁，完成了永平銅礦“檔案知識窗口”和檔案專門的網頁建設，設置了檔案概況、檔案法規、網上查檔、礦志年鑒編纂、最新動態等欄目，及時宣傳檔案法律、法規及江銅公司檔案管理新制度，特別是有針對性將文書檔案信息作為在0A系統察看嘗試性的試用的，實現了有權用戶的檔案查詢，足不出戶能查到檔案，受到了永平銅礦領導、工程技術人員和檔案專（兼）職人員的好評。逐步實現了各類檔案信息的資源共享。

3.3 開發館藏資源，加強數據庫建設

數據庫是檔案館網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。要加強網絡建設，必須加強數據庫建設。數據庫的建設以國家標準為依據，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。同時檔案館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優勢，建立有自己特色的數據庫，數據庫的規范化、標準化改造，增加數據庫容量，提高數據庫的上網率。此外還要加強對數據庫的維護工作，保證數據質量和完整。

3.4 培養網絡化人才

檔案館自動化網絡化的發展，迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業務的高層次信息人員，為此要加快培養掌握現代信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續教育和培訓，更新其知識結構，提高其業務水平，使他們盡快掌握計算機網絡及相關技術。還要努力引進或選調計算機專業人才，對他們進行檔案業務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網絡化工作。

信息社會把永平銅礦檔案館推進一個新的發展時期，面向21世紀，面對信息技術的挑戰，永平銅礦檔案館真正實現網絡化管理，大力進行網絡資源建設，并與互連網接軌，全面實現資源共享，為永平銅礦及社會提供豐富的信息資源和最優質的服務，使檔案館的服務走向全方位現代化。