淺談企業(yè)檔案工作規(guī)范管理與創(chuàng)新

李艷芹

（淮北礦業(yè)集團(tuán) 淮北選煤廠，安徽 淮北 235000）

0 引言

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分,是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。科學(xué)規(guī)范的管理檔案,是衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。檔案記載著這個企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手最典型的資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，制定發(fā)展方向的最好依據(jù)。多年來，淮北選煤廠以滿足企業(yè)各項活動等方面的需求為導(dǎo)向，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。使企業(yè)檔案工作步入了科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的運(yùn)行軌道。筆者長期在淮北選煤廠從事檔案管理工作，現(xiàn)結(jié)合實(shí)際對企業(yè)檔案工作規(guī)范管理和創(chuàng)新提出以下幾點(diǎn)思考。

1 認(rèn)識到位打好基礎(chǔ)

在企業(yè)檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)重視是非常重要的。淮北選煤廠領(lǐng)導(dǎo)始終把檔案管理工作放在重要位置，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)干部責(zé)任制，明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，為做好檔案工作打下了基礎(chǔ)。我認(rèn)為檔案工作要做到規(guī)范管理，唯有在領(lǐng)導(dǎo)重視下，加上檔案人員扎實(shí)、務(wù)實(shí)、細(xì)致、耐心地工作，才是做好檔案工作的關(guān)鍵。

在實(shí)際工作中，領(lǐng)導(dǎo)重視是指將檔案管理工作列入規(guī)劃和解決人、財、物三件事情上。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)能將檔案工作列入本單位工作計劃，并落實(shí)好人員，提供基本的物質(zhì)條件和活動經(jīng)費(fèi)，那就是很重視了，其余的事情應(yīng)該由檔案管理人員具體去落實(shí)和做好。

檔案工作規(guī)范管理，是一項真實(shí)、扎實(shí)、務(wù)實(shí)性很突出的實(shí)踐性工作，它的收集、整理、立卷、保管和提供利用等每個工作環(huán)節(jié)，都需要檔案人員付出具體的勞動才能完成。只有擺正了領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員在搞好檔案工作中各自所處的位置和作用，才能各負(fù)其責(zé)，使檔案工作做得更好。當(dāng)然，如果沒有領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作充分重視的這個基礎(chǔ)，檔案人員將無法搞好檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)工作發(fā)展的實(shí)際需要，不斷提高重視程度，為檔案工作的發(fā)展打好基礎(chǔ)；作為檔案人員，在一定的基礎(chǔ)上開展檔案工作，要有所作為，要讓領(lǐng)導(dǎo)感到需要加大重視檔案工作的力度。所以說領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案工作的根本或起點(diǎn)，檔案人員則是在檔案工作中起決定作用的因素。

2 工作到位規(guī)范管理

任何看起來容易的事情，最終都要看落實(shí)的情況，檔案工作規(guī)范管理更是如此，千萬不能出現(xiàn)“重視在嘴上，計劃在紙上，落實(shí)在墻上”的現(xiàn)象，要嚴(yán)格按照《檔案法》和《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的要求，把檔案工作列入本單位年度工作計劃之中，要及時研究方法和策略、周密部署各項工作、認(rèn)真進(jìn)行各項總結(jié)，狠抓具體工作的落實(shí)情況。在檢查全面工作時，對檔案工作要作為一項主要的內(nèi)容來看待。防止檔案內(nèi)容空、材料缺、條理亂等問題出現(xiàn)。

企業(yè)檔案工作規(guī)范管理從何入手呢？首先，要加強(qiáng)檔案的基礎(chǔ)工作，主要是做好收集、整理、立卷、歸檔、編目、保管等重要環(huán)節(jié)。其中，檔案的收集工作是檔案工作最基礎(chǔ)的工作。“皮之不存，毛將焉附？”檔案的收集工作不到位，就談不上立卷、歸檔等其它各個環(huán)節(jié)。再就立卷與歸檔來講，首先材料要收集完整齊全，其次歸檔材料應(yīng)遵循自然形成規(guī)律和相互間的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行排列，做到“綱舉目張”、“條理清晰”。還有，書寫條目時要工整、規(guī)范，卷宗要統(tǒng)一、整潔。在檔案質(zhì)量問題上，檔案人員應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)格把關(guān)，對不合格檔案要拒收，對不按期歸檔的單位和個人要督促其按期歸檔。除此之外，還要注重在計算機(jī)應(yīng)用方面對檔案信息的錄入，以便以后的檢索。其中檔案質(zhì)量問題，也應(yīng)當(dāng)列入有關(guān)人員的崗位目標(biāo)管理責(zé)任制之中。從而進(jìn)一步提高檔案質(zhì)量，做到及時收集、準(zhǔn)確整理、完整歸檔、按期保存。

3 措施到位不斷創(chuàng)新

在如今的信息化時代，我們不能僅僅滿足于傳統(tǒng)意義上的檔案管理，還要加強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化管理。隨著新型存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和規(guī)范應(yīng)用，出現(xiàn)了許多新型載體的檔案，如機(jī)讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，新型載體檔案和傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點(diǎn)和要求，因此，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能更有效的解決新形勢下出現(xiàn)的新問題。

3.1 管理的標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的一項重要基礎(chǔ)，檔案標(biāo)準(zhǔn)化是通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作有了統(tǒng)一的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù)，保證檔案的各項工作能夠有機(jī)的聯(lián)系起來，并且在檔案的管理中得到最佳的效益。在信息化時代，學(xué)習(xí)的共享與網(wǎng)絡(luò)和溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺的鏈接等，都需要通過建立一系列的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來實(shí)現(xiàn)，必須通過制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，來確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實(shí)現(xiàn)。

3.2 保護(hù)的現(xiàn)代化

隨著新型存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案信息的記錄和存儲載體也存在著不同的形式，新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點(diǎn)和要求，因此，這就要采取先進(jìn)的技術(shù)和手段，不僅要完善保護(hù)和保管檔案載體的方式、方法，還要深入保護(hù)檔案信息內(nèi)容的案例性、真實(shí)性與完整性。

4 學(xué)習(xí)到位提升素質(zhì)

檔案工作是一項政治性很強(qiáng)的工作，檔案材料里涉及重要機(jī)密，做好保密工作是重中之重的事情。一個政治立場不堅定，責(zé)任心不強(qiáng)，黨性不足的工作人員所帶來的危害也是不可估量的。因此，檔案工作者必須具有堅定、正確的政治方向，樹立正確的人生觀、價值觀，有強(qiáng)烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感，具有較高的政治鑒別力，必須堅持貫徹黨和國家的有關(guān)檔案工作的方針、政策，具備一定的理論政策水平和分析處理問題的能力，適應(yīng)新時期發(fā)展的需要，這是作為檔案人員應(yīng)具備的首要素質(zhì)。也是企業(yè)檔案工作規(guī)范管理順利進(jìn)行的唯一保障。

檔案工作者要不斷地加強(qiáng)學(xué)習(xí)，及時給自己充電，這是不可或缺的工作內(nèi)容。檔案工作是一門管理科學(xué)，檔案工作者要不斷地學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的科學(xué)知識，開闊視野，掌握檔案管理工作的基本技能，從而進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)。加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平，內(nèi)容是多方面的：一是，要不斷提高檔案工作者文字材料的組織能力和寫作能力。語言文字是檔案管理工作和檔案服務(wù)工作的基本工具，不具備扎實(shí)的語言知識就無法正常順利地從事這項工作。二是，要不斷提高應(yīng)用現(xiàn)代化手段的管理能力。檔案管理人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，掌握計算機(jī)相關(guān)知識，促進(jìn)檔案管理人員對檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化的有效控制與管理。三是，要不斷提高溝通協(xié)調(diào)能力，這是做好檔案工作不可缺少的能力，要做好上傳下達(dá)的工作，這是基礎(chǔ)；另外，還要加強(qiáng)與兄弟單位的協(xié)作和交流工作，這是提升。只有揚(yáng)長避短，不斷進(jìn)步，才會使檔案管理工作卓有成效。

5 結(jié)語

企業(yè)檔案工作者在對檔案工作規(guī)范管理時，只有堅持與時俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢的需要，才能開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個企業(yè)的管理水平，彰顯高水準(zhǔn)，高品位的企業(yè)形象。做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且還可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。