信息時代檔案管理現代化建設的思考

譚 新

（中海油山東化學工程有限責任公司，山東 濟南 250013）

1 檔案管理的現代化建設現狀存在的問題和必要性

隨著信息時代的到來，管理信息和有效利用信息的技術已經成為衡量社會發達程度和科學技術水平的標志。而目前檔案管理卻仍存在著一定的問題，主要表現在:

1.1 是檔案管理的觀念落后

在信息時代，對信息的占有成為成功與否的關鍵。傳統的重藏輕用、封閉狹隘的發展觀念已不適應信息時代的需要，沒有發揮檔案信息的重要作用。

1.2 檔案管理人員知識結構“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠

老的檔案管理人員對紙質檔案的管理理論、原則、方法和技術已熟門熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術，對檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環節卻懂得不多，這已是一個普遍存在的共同問題。也制約了整個檔案事業的創新發展。

還有些管理領導傳統思想嚴重，對檔案信息化缺乏必要的認識，沒有把檔案信息化建設擺到應有的高度，認為檔案信息化離自己還比較遠，認為檔案信息化是技術部門的事情，不需要管理層參與其過程等等。

1.3 軟件系統及其應用相對薄弱，工作基礎較差

許多檔案館雖然購置了硬件設備，但其軟件應用水平和利用效率不高，大多以單機和簡單的網上操作為主，局限于實現簡單的查詢和利用，沒有真正發揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級。上述問題成為制約檔案管理現代化建設的關鍵。

由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔憂。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術無不顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代生活不可缺少的工具。可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。

檔案部門作為社會信息資源服務系統的重要組成部分，在社會主義現代化建設中也將發揮越來越重要的作用。檔案管理的現代化建設是大勢所趨、是信息時代社會發展的必然要求。

2 信息時代檔案管理現代化建設的措施

2.1 轉變檔案管理觀念

在信息時代，檔案部門領導一方面要更新各自的知識領域，樹立服務的觀念及對外開放檔案管理觀念。根據人們對知識、信息的需求，加大信息的收集、存儲、加工傳輸諸環節的工作力度，積極主動為社會和經濟建設提供真實可靠的服務，逐步使檔案工作從傳統的館藏模式向檔案信息中心模式過渡。另一方面要加快管理思想現代化。在信息時代，檔案工作作為一門科學，要掌握檔案的規律，樹立現代化意識，以科學的精神辦事，才能使檔案工作向現代化管理方向發展。

2.2 加大檔案管理硬件投入

在信息時代，無紙化辦公已經成了一種必然趨勢。而實現無紙化辦公，最基本的條件就是硬件設施現代化。對于檔案管理工作來說，電子計算機、縮微復制設備以及先進的庫房設備，是實現硬件設施現代化的基本條件。目前，國內大中城市的檔案部門基本上擁有了這樣的現代化設施，但是，要實現真正意義上的網絡管理，僅僅在幾個城市、幾個地區擁有這樣的硬件設施是不夠的，必須在全國的檔案管理部門實現一種設施的同步完善，檔案管理工作才能達到真正的網絡互動。

2.3 大力培養檔案管理人才

計算機技術、網絡技術在檔案工作的應用，要求檔案工作者不僅要掌握傳統的檔案管理知識，而且更要努力學習和熟練掌握檔案管理現代技術。如:計算機操作、數據錄入、數據庫管理和網絡管理等基本技能。不僅要有檔案管理的意識，而且更要具備開發檔案信息資源，使檔案轉化為社會物質和精神財富，服務于現代化建設的能力。檔案工作者不僅要有熱愛檔案管理工作的事業心，而且更要有堅定正確的政治責任感、政治敏銳性和政治鑒別力。因此，檔案部門要高度重視檔案人才的培養，提高檔案工作者的專業技術能力和思想政治素質。

2.4 推進檔案管理制度建設

傳統的檔案立卷裝訂制度，不僅程序繁瑣，手工勞動量大，而且案卷質量因人而異。在信息系統建成后，檔案的日常管理、分類、查詢等工作都可以由信息系統來完成。同時，辦公信息系統要求規范業務流程，如對進館檔案管理的規范要求，從接受、登記整理、分類、著錄到最后歸檔等等一系列操作都要進行規范化的制度建設，這是信息系統建設的要求，減少了操作的隨意性，也提高了管理效率。同時，要盡快完善有關法規，強化法律意識，建立科學的管理制度，維護檔案實體安全和內容的安全。要制定和完善網絡規范和法規，對網上不法行為及不道德行為實行更有效的監督，以適應信息時代對檔案管理工作的新要求。

3 結束語

總之，檔案管理現代化建設是檔案信息管理的重要組成部分，也是檔案管理創新的重要方面。在信息時代，實現檔案管理現代化已是社會發展的必然趨勢，也是信息時代對檔案管理提出的客觀要求。因此，檔案管理部門要樹立一種全新的檔案管理觀念，以科學發展為指導，適應形勢的要求，積極推進檔案管理現代化的建設進程，把檔案管理提升到一個全新的水平，以適應信息時代社會發展的需要。

［1］楊二瑾.電子信息時代的檔案管理工作[J].辦公室業務，2011，9.

［2］韓秀紅.淺析網絡信息時代的檔案管理[J].科學之友，2012，4.

［3］陳英.信息時代下的檔案管理創新[J].經濟與社會發展，2012，7.