淺談煤礦項目建設前期檔案管理

劉艷秋

（淮北礦業集團公司 檔案館，安徽 淮北235006）

淮北礦業集團有限責任公司坐落在安徽省淮北市，踞蘇魯豫皖四省接連之要沖，臥黃淮海之腹地，北接齊魯，南連江淮，橫跨淮北、宿州、亳州三市，是以煤炭和煤化工產品生產為主，多種經營、綜合發展的特大型企業集團。 近年來，隨著淮北礦業集團“大投入、大開發、大建設”步伐的不斷推進，項目建設得到日臻健全和完善，項目檔案得到足夠重視，各項目建設單位也積累了不少工程檔案管理的先進經驗，但對于項目前期檔案管理還存在一定的問題， 沒有得到應有的重視。

項目前期檔案也叫工程準備階段文件，是指工程開工以前在立項、審批、招投標、勘察、設計以及工程準備過程中形成的文件材料。 前期檔案是工程項目檔案的重要組成部分，是工程建設的憑證性和基礎性文件材料，是一個主體單位永久保存的法律原始性憑證。 只有規范項目前期檔案管理，明確歸檔范圍，保證前期檔案的齊全、完整，才能為主體工程檔案管理打下良好的基礎，才能保證企業資產的完整。 筆者在淮北礦業集團公司長期從事檔案管理工作， 現結合實際，談談項目前期檔案管理存在的問題以及對策。

1 項目前期檔案管理存在的問題

1.1 收集滯后

項目前期建設具有周期長、階段多、涉及部門廣等特點，使項目前期檔案具有多樣性、復雜性、成套性等特點，由于經濟利益或趕工期等原因，各部門只重視工程本身，輕視工程檔案，項目前期檔案的收集、整理與歸檔工作與項目建設不能協調開展，造成了項目前期檔案工作滯后，反而影響了工程各方面對前期項目檔案資料的利用工作，工程項目管理和技術文件資料處在分散、損壞、丟失等情況下，嚴重制約了單位經濟和檔案管理工作的持續發展。

1.2 檔案管理意識不強

對項目前期檔案管理重要性的認識，是做好項目前期檔案工作的前提和保證。 目前，各項目單位領導和檔案人員對項目前期檔案重要性的思想認識不夠，對項目前期檔案工作的學習宣傳力度不強，且項目前期建設隊伍流動性大，人員不穩定，各部門缺乏相互溝通交流，缺少專職檔案人員，檔案管理職責沒有落實到具體人員， 使檔案管理工作嚴重脫節，檔案資料流向不清。

筆者所在集團公司一家下屬機構，在項目建設中期才配備檔案人員，且這名工作人員還同時身兼秘書、文書、業務招待員，根本沒有時間和精力投入到檔案工作中去，項目前期文件分散、流失嚴重，項目驗收前多次到集團公司檔案館及其它業務處室查閱、收集文件資料，經過多部門合力協作，項目檔案方才順利通過驗收考核。

由于項目建設與檔案管理工作的專業性都很強，工程人員和檔案管理人員互相不了解專業和技術知識、 工作程序，缺乏對檔案管理的實踐能力， 也是導致項目前期檔案收集、整理和歸檔不及時、規范的主要原因。

1.3 檔案管理體制不完善

由于項目建設初期機構和人員配置不健全。 許多單位沒有設立檔案管理機構及專職檔案人員，沒有專門的檔案工作場所，檔案質量、安全得不到保障。 檔案管理設施設備不能滿足檔案管理工作的需要，如沒有專門的庫房，檔案保管達不到“八防”要求，檔案管理極不完善，檔案管理現代化程度不能適應項目建設和工程建設快速發展的需要，影響了檔案管理的工作效率和經濟效益。

2 正確認識項目前期檔案工作的重要性

根據國家檔案局、 國家發展和改革委員會聯合下發的《關于印發〈重大建設項目檔案驗收辦法〉的通知》（檔發[2006]2 號）文件規定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過整個項目的竣工驗收。 同時還規定，檢查項目檔案，采用質詢、現場查驗、抽查案卷的方式。 抽查檔案的數量應不少于100 卷，抽查重點為項目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質檢文件、重要合同、協議等。 項目檔案驗收不合格的項目，由項目檔案驗收組提出整改意見，要求項目建設單位（法人）于項目竣工驗收前對存在的問題限期整改，并進行復查。 復查后仍不合格的，不得進行竣工驗收，并由項目檔案驗收組提請有關部門對項目建設單位 （法人）通報批評。 造成檔案損失的，應依法追究有關單位及人員的責任。

由此可以看出，項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權，充分體現了項目檔案在項目竣工驗收中的重要性。 此外，項目檔案對項目日后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規范、保管不安全都會直接影響項目發揮最大效益。

3 如何做好項目前期檔案管理工作

3.1 各級領導要高度重視工程項目前期檔案工作

工程建設是百年大計， 項目前期檔案同樣是百年大計，有了工程沒有檔案將后患無窮。 工程項目從立項開始，主管領導就要指定專人負責文件、圖紙、計算數據、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責任，進行考核并與獎懲掛鉤。

3.2 加強對項目前期檔案工作的組織領導

成立檔案工作領導小組， 建立檔案工作人員網絡體系，明確每人的工作職責，加強考核，建立健全項目檔案工作各項規章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。

3.3 定期召開檔案工作會議

項目建設單位對檔案工作實行統一管理，對本單位各部門和設計、施工、監理等參建單位進行有效的監督、指導，確保項目檔案工作與項目建設同步進行。 定期召集有關參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進度，安排部署下一步工作。

3.4 加強檔案管理制度建設

俗話說“沒有規矩，難成方圓”。 工程項目建設由于規模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環節眾多，所以要想在檔案管理中做到規范化、標準化，僅靠檔案管理部門或少數幾個人的力量是根本辦不到的。 因此，加強和完善有關的制度建設，就成為做好檔案管理工作的根本保障。

3.5 納入合同管理

堅持將項目檔案工作納入合同管理，嚴格各單位歸檔責任，項目建設單位在與各參建單位簽訂設計、監理、施工等合同或協議中，一律明確檔案工作內容，提出項目檔案收集、整理、歸檔的具體要求，理順歸檔渠道和管理職責，從源頭上保證項目前期檔案的完整、準確、系統。

3.6 建立責任處罰制度

實行檔案管理風險抵押，把責任分解到監理、建設等各個層面，形成“責任追查處罰鏈”，推動各項工作的落實。 各參建方在簽訂合同后即交付給建設方一定數額的檔案滯納金，如各方不按合同及時履行檔案移交、歸檔制度，建設方有權扣除其檔案滯納金，從而保障檔案工作規范有序開展。

4 結束語

隨著淮北礦業集團公司轉型跨越發展和建設步伐的不斷加快，新的條件下對工程質量提出了更高的要求，申獎報杯是許多單位的努力目標，也充分彰顯出項目檔案管理的重要性。 檔案管理人員應該解放思想，轉變觀念，在項目建設期間，大力提升自己的業務素質和專業技能，對檔案管理工作認真負責，讓檔案在項目中發揮重要作用，同時適應檔案信息化建設和項目建設的需求，推動項目檔案管理提高到新的水平。