抓住機遇，以評促建，以評促改，以評促管——以四川建院檔案工作規范化管理為例

王雅南

（四川建筑職業技術學院 檔案館，四川 德陽 618000）

2013年3月15日，四川建筑職業技術學院順利通過四川省檔案局、省教育廳組織的檔案工作規范化管理考評認定，達到四川省二級標準。學院檔案工作在組織管理上規范有序，制度健全，檔案管理符合國家和行業標準，基礎業務建設規范，基礎設施設備配備齊全，對檔案保護措施有效，檔案利用形式多樣，檢索工具配套齊全、信息開發成果累累，數字化建設初顯成效，四川建院以檔案工作規范化管理達標為契機，以評促建，以評促改，以評促管，全面促進了學院檔案事業的可持續發展，檔案工作規范化管理譜出新篇章。

1 對照標準，找出差距，分解任務，落實整改

2010年6月開始，學院組織檔案館認真學習相關文件、法規、標準、規范，對照《四川省高等學校檔案工作規范化管理考核標準》的36項考核內容、104個檢測點，將對學院的檔案工作進行初次打分，從而找出問題，明確目標。將要整改的內容進行任務分解，落實責任，力爭達標。

2 領導重視，配備人員，保障資金、增加設備

建院領導重視檔案工作，以評促建。目前全院形成了檔案館3名專職，35個系部共34名兼職檔案員組成的檔案機構和人員隊伍，檔案人員全部達到大專以上文化程度，中級以上專業技術職務占全部檔案人員的比例高于50%，人員配備適應學校檔案工作需要。學院2011年3月以來，相繼增加了4名勞力外派人員協助檔案館進行檔案著錄，數字化全文錄入上傳、檔案整理等，增加了相應辦公設備，并加大投入，增加了檔案事業經費。

3 檔案管理，形成網絡，層級領導，各司其職

檔案工作實行院長李輝領導，主管副院長吳明軍協助負責的管理制度。圖書信息中心主任王陵茜為部門主管，檔案館設館長一人，館長王雅南，各部門、各院系正職領導為本部門檔案工作直接責任人，各級檔案工作職責明確。在全校形成了檔案館、學生檔案分室、人事檔案分室、財務檔案分室以及各部門配備的34名兼職檔案員的檔案工作系統，檔案館對全校檔案工作進行組織、協調和管理。健全的制度保障了檔案工作管理網絡的有效暢通。

4 修訂制度，規范行為，制度建設，逐步完善

2012年12月底，建院檔案館在四川省檔案局經科處王曉春（副處長）、專家鐘蘭的具體指導下，完成了《四川建筑職業技術學院檔案管理規章制度匯編》的修訂。這次修訂是在4月完成2009年版本修訂的基礎上年內進行的第二次修訂。相關職責、制度上墻公開，便于遵守執行和監督。制度的完善，保證了檔案管理的可操作性、規范性和標準化。

5 基礎設施，設備齊全，檔案業務，有力保證

隨著檔案管理手段自動化、儲存數字化，傳輸網絡化，從2011年春期開始，建院在原有網絡化管理軟硬件設備的基礎上，又陸續增加、更新了現代化管理設施設備，如計算機 、打印機、高速掃描儀、刻錄機、復印機、照相機、攝像機、服務器、移動硬盤等，保障了檔案管理系統的正常工作。

6 庫房建設、得以改善，調整案卷，排列有序

以檔案工作規范化達為契機，對照《四川省高等學校檔案工作規范化管理考核標準》的要求，學院檔案館增加了庫房管理需要的消防器材、防盜設施、安全監控系統、避光窗簾、空調機、除濕機、防磁柜、吸塵器、溫濕度測試儀、消毒殺蟲設備、定期投放防蟲藥物、防盜、防火報警系統及視頻監控系統等檔案保護設備。

館舍條件，不斷改善。2010年啟動達標工作以來，檔案館進行了2次搬遷，條件越來越好。目前，檔案館位于新圖書信息大樓五樓，檔案館面積為409.62m2。其它用房66m2，校史陳列館面積641.4m2。實現了檔案庫房、閱覽室、辦公室三分開。搬遷后，案卷排列的順序完全依照《高等學校檔案管理辦法》所列大類的順序再次進行了調整。按照高校檔案實體分類，在不同類的檔案之間作了架位或空間的預留，庫房后面還有預留空間，以滿足5年以上檔案的增加，保障了檔案事業的可持續發展。

在調架整改同時，更換了檔案裝具，使得檔案庫房整齊劃一，完成檔案調架后，重新規范了庫房標識系統，柜標、架標、庫房卷盒存放示意圖各類檔案以顏色區分，清晰明了，整個庫房煥然一新。

四川建院以評促改，在整改中，對館藏所有案卷逐卷進行了認真的檢查，糾正了案卷管理發現的問題，如逐卷進行了重新編號、蓋檔號章，案卷封面、背脊、歸檔文件目錄、備考表等按系統標準格式重新打印等。

7 檔案著錄、檢查修改、規范輸入，數據準確

在以評促改的過程中，建院檔案館在省檔案館經科處專家的指導下，按檔案著錄標準格式，修改完善檔案數據，包括著格式的標準性，案卷題名的準確性，及發文日期的核對等容易錯的字段進行了數據維護，使之規范、標準，利于檔案信息的管理和利用。截止到2012年12月31日，著錄檔案3634卷、189540件。

8 紙質檔案，全文數字，高速掃描，上傳儲存

檔案現代化管理方面。《四川建筑職業技術學院“十二五”信息化建設專項規劃》，檔案信息建設納入學校信息化建設規劃，與學校數字化校園建設同步進行。2009年，四川建院檔案館開始使用南大之星高校檔案管理軟件，開展檔案工作數字化和信息化建設，通過管理手段與模式的轉變，使學院的檔案管理與時俱進。

經過全館人員的努力，檔案著錄回溯建庫工作于2012年上半年完成，4月16日，購置了彩色高速掃描儀，啟動紙質檔案全文數字化及照片檔案電子掃描存儲工程，向數字化檔案館邁出了新的一步。截止到2012年12月31日，上傳電子全文1412件、掃描上傳圖像177859頁、數字化卷數975、數字化文件數95570。常用檔案、重要檔案都已全部數字化，可以通過“四川建筑職業技術學院檔案管理系統網絡版（B/S）查詢、調用全文。

9 網站建成，宣傳檔案，服務用戶，方便學習

檔案館為利用者提供主動服務，形式多樣，主要有：借閱服務、證明服務、復印服務、咨詢服務，接受咨詢方式有書信咨詢、電話咨詢、傳真咨詢、口頭咨詢等、檔案工作群（QQ群號：24967624）提供網絡咨詢服務、電話查詢、調卷等等。 多種形式開展檔案宣傳，主要有：通過校史陳列館開展檔案宣傳、檔案展覽、檔案館網頁宣傳。檔案館建設有獨立網站，2011年12月正式建成開通上線 （外網地址：http://218.6.165.2:21000/），網站設置有服務指南、檔案利用、檔案管理系統、業務管理、檔案員培訓、檔案法規、校史陳列館等欄目。

10 檔案目錄，揭示館藏，編研成果，信息服務

建院檔案館編印了配套的檢索工具，主要有：十二個大類的分類目錄（黨群、行政、教學、科研、基本建設、儀器設備、出版物、外事、財會、照片、文書、示范建設檔案）和三個專題目錄（災后重建專題目錄、示范建設專題目錄、干部任免專題目錄）、開放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、全引目錄、重要文件目錄、資料目錄、實物檔案目錄、光盤檔案目錄等。

檔案館還編制了《四川建筑職業技術學院組織沿革》、《四川建筑職業技術學院大事記》、《四川建筑職業技術學院檔案館全宗介紹》、《四川建筑職業技術學院檔案工作簡報匯編》等通用性編研成果；以及《四川建筑職業技術學院重大會議概要》、《四川建筑職業技術學院年鑒》、《四川建筑職業技術學院校志（2006-2011）》（學校組織編寫）、《四川建筑職業技術學院軼事 （1956-2006）》（學校組織編寫）、檔案員利用檔案撰寫、發表論文7篇等深層次編研成果。

11 檔案工作，平時檢查，年度評審，表彰優秀

檔案館負責對全院檔案工作進行指導和監督、檢查。平時不定期進行指導和檢查，從2011年開始，學院每年四月對各部門檔案工作進行考訂評定，按10%評選出年度優秀檔案員，提高檔案工作人員的責任感和進取心。

四川建院檔案館的短期目標是：以此次達省二級標準為新的起點，堅持以評促建，以評促管，以評促改，切實落實改進措施，爭取三年以后申請檔案工作規范化管理達省一級標準認定。

四川建院檔案館的發展方向是：繼續推進檔案工作規范管理，不斷提升專兼職檔案員的綜合素質和業務水平，促進檔案管理手段自動化、形成積累程序化、檔案整理規范化、歸檔范圍清晰化、重要檔案數字化、數據錄入標準化、檔案檢索網絡化、檔案利用服務人性化，逐步實現檔案館的規范化、現代化、智能化、科學化管理。

［1］王雅南.高校檔案工作規范化管理途徑探討[J].教育學文摘,2011（11下，總第44期）：7-8.

［2］四川省教育廳,四川省檔案局.四川省高等學校檔案管理辦法實施細則（試行）[Z].川教〔2009〕204 號,2009-08-28.

［3］教育部.高等學校檔案管理辦法.中華人民共和國教育部令第27號[Z].2008-08-20.

［4］四川省人民政府辦公廳.四川省工作規范管理辦法[Z].川辦函[2005]103號,2005-05-18.